Ohjelmistorobotiikka automaation keinona
Ohjelmistorobotiikka on yleistyvä tapa toteuttaa erilaisten tietojärjestelmien automaatio. Sen avulla voidaan hoitaa erityisesti rutiininomaisia tietotyön prosesseja, jolloin työntekijöille jää enemmän aikaa vaativampiin tehtäviin.
Erilainen tapa hoitaa automaatio
Usein tietojärjestelmien automaatio tapahtuu käyttäjältä piilossa olevan rajapinnan kautta, jonka välityksellä ohjelmat kommunikoivat keskenään. Ohjelmistorobotiikassa sen sijaan hyödynnetään samaa käyttöliittymää, jota ihminenkin käyttää. Niinpä ohjelmistorobotin toiminta koostuu usein erilaisten painikkeiden ja valikoiden klikkailusta sekä näppäinten painelusta virtuaalisesti. Usein myös luetaan informaatiota käyttöliittymästä tai lisätään sitä sinne.
Ohjelmistorobotiikka soveltuu perinteisesti sellaisiin tehtäviin, joissa on paljon toistuvia ja aikaa vieviä vaiheita, joiden suorittamiseen on olemassa selkeästi määritellyt säännöt. Seuraavat tehtävät ovat yleisiä ohjelmistorobotiikan sovelluskohteita:
- Raportointi
- Tiedon tarkistaminen
- Tiedon päivittäminen
- Tiedon siirtäminen
- Tiedon syöttäminen järjestelmään
- Tiedon täsmäyttäminen
- Viestien lähetys
Tekoälyn kehityksen myötä ohjelmistorobotit pystyvät tulevaisuudessa tekemään yhä monimutkaisempia tehtäviä, kuten tunnistamaan kuvia, ymmärtämään luonnollista kieltä ja tekemään datan analyysiin perustuvia päätöksiä.
Laadukkaampi, nopeampi ja ketterämpi
Ohjelmistorobotiikan hyödyt ovat moninaiset. Sen avulla on mahdollista parantaa työn laatua, kun prosessit tulee aina suoritettua samalla tavalla. Tämä ehkäisee virheitä, mikä on riski yksitoikkoisissa, mutta tarkkuutta vaativissa töissä. Mahdolliset virheet on myös helpompi jäljittää, sillä ohjelmistorobotin toiminnasta syntyy loki, johon on kirjattu sen suorittamat toiminnot.
Ohjelmistorobotit ovat myös huomattavasti nopeampia ihmiseen verrattuna. Niinpä suurempi määrä työtehtäviä saadaan valmiiksi lyhyemmässä ajassa. Robotit ovat myös paljon kustannustehokkaampia, sillä ne voivat työskennellä tauotta kellon ympäri. Tämä ei kuitenkaan välttämättä tarkoita, että ne korvaisivat ihmisen työpaikalla. On paljon tehtäviä, mitä ohjelmistorobotit eivät osaa vielä kunnolla tehdä, kuten monimutkaista päättelyä ja tunneälykkyyttä vaativia töitä. Ne voivat jopa lisätä työntekijöiden viihtyvyyttä, kun mieltä puuduttavien tehtävien määrä vähenee.
Ohjelmistorobotiikalla on myös etuja perinteisempiin automaation keinoihin verrattuna. Automaation kohteena oleva prosessi tunnetaan usein hyvin, koska se perustuu samojen vaiheiden tekemiseen, joita ihminenkin tekee tietokonetta käyttäessään. Niinpä ei ole tarvetta tehdä muutoksia olemassa oleviin järjestelmiin, mikä vähentää niihin liittyviä riskejä. Ohjelmistorobotti kykenee myös sopeutumaan paremmin erilaisiin poikkeustilanteisiin, joita järjestelmä saattaa kohdata.
Soveltaminen käytännössä
Opinnäytetyössäni pääsin hyödyntämään ohjelmistorobotiikkaa käytännössä. Toimeksiantajana oli kieli- ja käännöspalveluihin sekä näitä tukeviin teknologioihin erikoistunut yritys. Työprosessit sisälsivät erilaisia vaiheita, joista osa oli luonteeltaan rutiininomaisia ja aikaa vieviä. Näiden prosessien automatisoinnilla voisi säästää yrityksen ajallisia ja rahallisia resursseja, kun työntekijät voisivat keskittyä vaativampiin tehtäviin.
Automaation kohteeksi valikoitui Trados Studio -ohjelmisto, joka on käännöstyöhön tarkoitettu työkalu. Osassa käännöstöistä tulee ennen kääntämisen aloittamista säätää projektikohtaiset asetukset kohdalleen. Koska asetusten säätäminen käsin on pitkäveteistä ja tarkkuutta vaativaa, soveltui kohde hyvin ohjelmistorobotin tehtäväksi.
Opinnäytetyön tuloksena syntyi toimiva ohjelmistorobotti, joka säätää yli 80:n valintaruudun, vetovalikon, arvokentän ja muun valikon asetukset kohdalleen. Robotti kykenee säätämään asetukset oikein alle minuutissa, mikäli korjattavaa ei ole paljon. Tätä voi verrata siihen, jos työntekijä joutuisi säätämään asetukset käsin: aikaa voisi helposti kulua yli puoli tuntia. Lisäksi työntekijän olisi muistettava asetusten arvot oikein, joten mahdollisuus virheisiin on ilmeinen.
Ohjelmistorobotiikan todettiin tehostavan yrityksen toimintaa ja jatkossa onkin tarkoituksena hyödyntää sitä myös muissa yrityksen työprosesseissa.
Lähteet
Kääriäinen & al 2018. Ohjelmistorobotiikka ja tekoäly – soveltamisen askel-merkkejä. Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja, 65/2018.
Tripathi, Alok Mani 2018. Learning Robotic Process Automation : Create Software Robots and Automate Business Processes with the Leading RPA Tool – Uipath. Packt Publishing Ltd, Birmingham.
Wirtanen, Miikka 2022. Kielipalvelun työvaiheen automatisointi ohjelmistorobotiikan keinoin. Turku AMK opinnäytetyö.