Arviointi on lähtökohta toimittajan kehittämiselle
Toimittajan kehittäminen on edellytys tiiviin toimittajasuhteen luomiseksi ja siihen kohdistettavat resurssit voidaan luokitella investoinniksi. Jotta toimittajaa voidaan kehittää, ensin asetetaan tarkat tavoitteet. Arviointi on tehokas keino nähdä täyttyvätkö tavoitteet ja erotella heikosti suoriutuvat toimittajat parhaimmistosta.
Tiiviillä toimittajasuhteella tavoitellaan molemminpuolista hyötyä toimittajalle ja ostavalle yritykselle. Parhaimmassa tapauksessa toimittajasuhde voi tuottaa innovaatioita ja kehittää yritysten toimintaa ja kannattavuutta. Yrityksissä hankinnat voivat vaihdella roskapussista uuden robotin investointiin. Jokaiseen toimittajaan ei siis ole kannattavaa käyttää yhtä paljon resursseja, sillä jokaiselta toimittajalta ei tarvitse odottaa liiketoimintaa mullistavia keksintöjä. Mutta miten voidaan tunnistaa potentiaalisimmat toimittajat?
Toimittajien arviointi
Toimittajan arviointi vaatii aina tarkat tavoitteet, sillä ilman niitä arvioinnilla ei ole tarkoitusta ja silloin se on pelkkää ajanhukkaa. Arviointiin käytettävät mittarit asetetaan tavoitteiden mukaisesti ja lopputuloksena saadaan mittaristo, joka esittää selkeästi halutut tulokset. Tulokset vaativat analysointia, jotta mittaamiseen käytetyt resurssit eivät valuisivat hukkaan.
Pelkästään arvioinnilla ei pystytä tunnistamaan toimittajia, joiden kehittäminen on kannattava. Toisena työkaluna käytetään toimittajien jaottelua, joka voi perustua esimerkiksi hankintojen taloudelliseen merkitykseen. Usein se ei kuitenkaan pelkästään riitä jaottelun perusteeksi, ja tarkemman jaottelun saavuttamiseksi, perusteena käytetään hankittavan tuotteen tai palvelun merkitystä ostavalle yritykselle sekä saatavuutta. Jaottelulla voidaan karsia toimittajia, joiden kehittämisellä ei pystytä tuottamaan merkittävää lisäarvoa.
Mittauskohteita voivat olla esimerkiksi hinta, laatu ja toimitusaika. Näitä voidaan mitata jokaiselta toimittajalta, sillä huonot mittaustulokset paljastavat nopeasti heikon toimittajan. Kun tavoitellaan tiivistä toimittajasuhdetta mittaaminen pitää ulottaa pidemmälle, kuten innovaatioihin ja yhteiseen kehitykseen. Kyselyt ovat myös arvokkaita mittareita, sillä niiden avulla saadaan selville mitä mieltä toimittajien kanssa työskentelevät sidosryhmät ovat niiden suoriutumisesta.
Arvioinnista saatavat hyödyt
Toimittajaa arvioimalla nähdään täyttääkö toimittaja sille asetetut tavoitteet. Arviointi toimii siis toimittajan kehittämisen lähtökohtana, sillä se osoittaa kehityskohteet, joiden pohjalta toimittajaa voidaan lähteä kehittämään. Tavoitteiden asettaminen on turhaa, jos niiden toteutumista ei seurata. Arvioinnilla pystytään myös karsimaan pois heikosti suoriutuvat toimittajat, joiden kanssa yhteistyö ei ole kannattavaa. Miksi tyytyä heikkoon suoriutumiseen, kun markkinat ovat täynnä keskenään kilpailevia yrityksiä, jotka pyrkivät parantamaan suorituskykyään solmiakseen kauppoja.
Tavoitteet toimittajille ja niiden kehitykselle määritetään tukemaan yrityksen omia tavoitteita, jotka asetetaan strategian mukaisesti. Jokainen organisaatio on uniikki, joten mittaristoja ei voida kopioida toisilta, sillä silloin mittaaminen kohdistettaisiin vääriin kohteisiin. Väärien kohteiden mittaamista voisi verrata rahan roskakoriin heittämiseen, sillä molemmissa raha katoaa ilman ainuttakaan hyötyä. Kun tavoitteet ovat asetettu oikein, toimittajaa kehittämällä ostava yritys pystyy kehittämään myös omaa toimintaansa ja parhaassa tapauksessa yrityksen kannattavuus lisääntyy sekä tarjottavan lopputuotteen laatua saadaan kehitettyä.
Lähde:
Virtanen, M. 2023. Toimittajien suorituskyvyn arviointi projektin aikana. Opinnäytetyö. Turku: Turun ammattikorkeakoulu. Saatavilla: https://www.theseus.fi/handle/10024/814564