• hankinnat
• kilpailutus
• kotimaisuus
• Palveluyritys
• yksityisyrittäjyys

Opinnäytetyö toteutettiin palvelututkimusyritys Made Consultingin aloitteesta. Työn tavoitteena on tarjota Made Consultingille työväline aloittavien yksinyrittäjien neuvonnassa. Opinnäytetyössä on koottu käytännönläheistä tietoa liiketoiminnan alkuvaiheen keskeisistä hankintapäätöksistä ja ulkoistamisen mahdollisuuksista. Made Consulting tekee yhteistyötä erilaisten tutkimuslaitosten ja aloittelevien yrittäjien kanssa, ja työ pyrkii kertomaan miten aloitteleva yrittäjä voi tehokkaasti hallita yritystoiminnan käynnistämiseen liittyviä hankintoja sekä auttaa yrittäjää ymmärtämään hankintojen rooli yrityksessä

Valitettavan yleinen ja virheellinen näkemys hankinnoissa on, että niiden kokonaisvaikutukset prosessissa ovat vain suurille yrityksille relevantteja. Todellisuudessa jokainen yrittäjä tekee hankintojen kilpailutusta aktiivisesti tai passiivisesti – oli kyse sitten tietokoneesta, puhelinliittymästä, kirjanpitäjästä tai toimitilasta. Kyse ei ole vain ostamisesta, vaan kokonaisvaltaisesta prosessista, joka tukee yrityksen ydintoimintaa ja kannattavuutta pitkällä aikavälillä. Yksinyrittäjälle aika ja resurssit ovat rajalliset, jolloin on tärkeää ymmärtää hankintojen merkitys ja organisoida ne tehokkaasti heti alusta alkaen. Jokainen yrittäjä tekee yrityksen koosta riippumatta hankintojen kilpailutusta aktiivisesti tai passiivisesti – pienetkin hankinnat voivat vaikuttaa merkittävästi yrityksen kannattavuuteen pitkällä aikavälillä. Siksi niiden kokonaisvaikutusten ymmärtäminen on tärkeä osa liiketoiminnan aloittamisessa heti alusta alkaen

Pienet kulut jäävät helposti huomaamatta. Vaikka yksittäiset ostot eivät olisi suuria, niiden kokonaisvaikutus voi olla merkittävä yrityksen kannattavuudelle

Yrittäjän on syytä arvioida, onko jokin pieni, toistuva kulu todella välttämätön. Jos ei, sen vaihtaminen edullisempaan ratkaisuun voi tuoda säästöjä. Kalliit kuukausimaksulliset ohjelmistot, tarpeettomat jäsenyydet tai liian laajat vakuutukset ovat yleisiä piilokuluja aiheuttavia menoja. Näitä piilokuluja ei yleensä aktiivisesti mietitä, sillä ne ovat yksittäisinä erinä suhteellisen pieniä. Ajan mittaan ne kuitenkin muodostavat merkittävän summan yrityksen kokonaiskustannuksissa. Esimerkiksi 20 euron kuukausikulu kahvipaketista tekee vuodessa jo 240 euron kulun. Yrittäjän kannattaakin karsia yritystoiminnan aloittamisen yhteydessä helposti syntyvät turhat kulut, jotka muodostuvat pitkällä aikavälillä merkittäväksi taloudelliseksi taakaksi.

Tehokkaat hankinnat, kannattavampi liiketoiminta

Suomessa on paljon yrittäjiä ja suurin osa heistä on yksinyrittäjiä. Vaikka ydinosaaminen myytävän tuotteen tai palvelun osalta saattaa olla vahvaa yritystoiminnan pyörittämiseen liittyvät muut osa-alueet (kuten hankinnat) ovat usein vieraampia jolloin vaikutus yrityksen kustannuksiin ja sitä kautta kannattavuuteen voidaan helposti aliarvioida.Onnistuneet hankinnat varmistavat, että tarvittavat resurssit ovat saatavilla juuri silloin kun niitä tarvitaan, sovitulla laadulla ja kilpailukykyiseen hintaan. Strateginen hankintojen suunnittelu jo yritystoiminnan alkuvaiheessa, kuten tulevien tarpeiden ennakointi ja realistisen budjetin laatiminen, auttaa välttämään kalliita virheitä ja tukee yrityksen kasvua

Apuvälineitä hankintojen hallintaan

Vaikka perinteiset työkalut, kuten SPEND-analyysi on suunniteltu suuremmille yrityksille, aloitteleva yrittäjäkin voi soveltaa niiden periaatteita. Kyse on yksinkertaisesti suurimpien ja toistuvimpien kuluerien tunnistamisesta. Luo lista nykyisistä ja tulevista toimittajista ja heidän tarjoamistaan palveluista. Voitko yhdistää ostoja yhdelle päätoimittajalle parempien ehtojen saamiseksi? Pohdi myös pieniä, toistuvia kuluja ja ovatko ne todella välttämättömiä vai voisiko ne korvata edullisemmilla ratkaisuilla? Nämä pieniltä tuntuvat kulut voivat muodostaa merkittävän summan ajan mittaan.

Ostaa vai tehdä itse? Ulkoistamisen punninta ja haasteet

Yrittäjän on tärkeää punnita, mitkä palvelut kannattaa ostaa ulkoa. Sama ”Ostaa vai Valmistaa” -periaate pätee palveluhankintoihin. Yksinyrittäjän rajalliset resurssit puoltavat usein ei-kriittisten tehtävien ulkoistamista. Esimerkkejä käytännön hankinnoista ovat mm. seuraavanlaisia:

• Toimitilat: Kotitoimisto on kustannustehokkain. Jos tarvitset edustustiloja tai kokoustilaa, harkitse jaettuja työtiloja. Ne tarjoavat joustavan ja edullisemman ratkaisun sijainnin ja palveluiden osalta.
• Erikoisasiantuntijuus: Kaikkea ei tarvitse osata itse. Joskus tarvitaan erikoisasiantuntijan apua (esim. juridiikka, konsultointi). Vaikka tämä voi olla haastavaa ja kallista hankkia, hyvä yhteistyöverkosto auttaa löytämään tarvittavan avun.
• Kirjanpito: Ammattitaitoisen kirjanpitäjän käyttö on suositeltavaa lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ja talouden ymmärtämiseksi. Kilpailuta palveluita sekä vertaile tarjoajia hinnan, sisällön, tavoitettavuuden ja kokemuksen perusteella.

Ulkoistamista harkitessa tunnistetaan palvelutarpeet tarkasti. Määriteltäväksi tulee konkreettiset tehtävät, niiden merkitys ja aikataulu. Onnistuneen palveluhankinnan edellytyksiä ovat eri vaihtoehtojen huolellinen selvittäminen, tarvittavan palvelun tarkka erittely, onnistumiseen vaikuttavien tekijöiden tunnistaminen ja selkeä, vaativa kommunikaatio palveluntarjoajan kanssa. On hyvä muistaa, että yksityisyrittäjän neuvotteluasema voi olla heikompi kuin suurempien yritysten.

Yrityksen perustaminen ja ALV

Ennen yrityksen perustamista yrittäjän tulee selvittää yritysmuoto ja sen vaikutus hankintoihin ja taloushallintoon. Yritystoiminta käynnistyy virallisesti rekisteröitymällä Kaupparekisteriin ja Verohallintoon, mikä mahdollistaa Y-tunnuksen saamisen, pankkitilin avaamisen, vakuutukset ja laskutuksen aloittamisen. Arvonlisävero (ALV) on keskeinen osa yrittäjän taloutta. ALV-velvollisena yrittäjä lisää myyntiin ALV:n ja vähentää ostojen ALV:n. Jotkin toimialat ovat ALV-vapaita. Liikevaihdon jäädessä alle 20 000 euron rekisteröityminen ALV-velvolliseksi ei ole pakollista.

Ulkopuolinen apu ja rahoitus

Yrittäjän ei tule jäädä yksin kun oma osaaminen on loppumassa. Hyödynnä yhteiskunnan tarjoamia palveluja aloittaville yrittäjille, kuten Uusyrityskeskuksia ja TE-toimistoa. Ne tarjoavat neuvontaa ja apua esimerkiksi starttirahan hakemiseen tai liiketoimintasuunnitelman tekemiseen. Myös pankit, vakuutusyhtiöt ja tilitoimistot voivat auttaa.

Rohkeus käydä kauppaa isojen toimijoiden kanssa luo perustan kasvulle ja jopa kansainvälistymiselle tulevaisuudessa

Toiminnan kehittyessä yksityisyrittäjälle avautuu uusia mahdollisuuksia luoda yhteistyötä myös suurempien yritysten ja jopa kansainvälisten toimijoiden kanssa. Tämä edellyttää rohkeutta luoda kontakteja ja käydä kauppaa kokeneempien tahojen kanssa. Esimerkiksi Euroopan unionin alueelta suoraan valmistajilta hankkiminen voi olla kustannustehokasta, kun vältetään jakeluportaan kustannuksia. Yksityisyrittäjän on siis valittavana, ostaako tuotteen kotimaisen tukkukauppiaan kautta vai suoraan valmistajalta. Teknologiateollisuuden kaltaiset toimialat, jotka työllistävät suoraan ohjelmoijia, insinöörejä ja tutkijoita, voivat kasvaessaan lisätä kysyntää myös tukipalveluille, kuten IT-konsultoinnille, markkinoinnille ja logistiikalle – luoden näin yksityisyrittäjälle mahdollisuuksia yhteistyöhön suurempien toimijoiden kanssa. Strateginen ajattelu luo hyvän pohjan laajentua kansainvälisille markkinoille tulevaisuudessa. Oppiminen tänään säästää aikaa opettelusta huomenna, eikä kaikkea tarvitse oppia kantapään kautta

Lähde

Kuva: Pixabay