Millaisia haasteita voidaan kohdata tilaus-toimitusprojektien läpiviennissä, kun toimitusten kokoluokka kasvaa? Artikkelissa tuodaan esille esimerkkiyrityksen tapaus, jossa käsitellään kasvun lieveilmiönä syntynyt ongelma, ja miten se ratkaistiin.

Kuten useilla ihmisillä, myös useilla organisaatioilla esiintyy kasvukipuja. Ihmisillä pieneksi käyvät vaatteet, organisaatioilla puolestaan rakenteet ja toimintamallit. Henkilöstömäärän kasvaa ja hajautuu, prosesseja tehostetaan ja palveluja kehitetään vastaamaan kasvanutta kysyntää. Näin ollen organisaation alkuvaiheilla vakioituneet toimintatavat eivät välttämättä enää tuota parasta lopputulosta. Ongelmat ovat toki yksilöllisiä ja tilanteeseen sidottuja, mitään vakiokaavaa niiden hoitamiseen ei ole. Tällöin tilannekohtainen tarkastelu on siis paikallaan.

Yleisiä organisaation nopeaan kasvuun liitettäviä ongelmia: (Orgvue, 2024)

• olemassa olevien prosessien, resurssien ja kommunikaatioväylien rasitus
• hierarkisen rakenteen muuttuminen tehottomaksi
• pullonkaulat tiedonvälityksessä
• hidas päätöksenteko

Esimerkkiyritys

Esimerkkiyritys on Suomessa pääkonttoriaan pitävä hitsaus- ja tuotantoautomaatioalan yritys, toimittaen laitteistoja ympäri maailmaa. Yli 50 vuotta toiminut alansa kärkiosaaja työllistää tällä hetkellä n. 400 henkeä, ja tytäryhtiöitä sillä löytyy Saksasta, Espanjasta, Italiasta, Puolasta sekä Pohjois- ja Etelä-Amerikasta. Organisaatiorakenteeltaan se on matriisiorganisaatio, jota monesti suositaan projektitoimituksia tekevissä yrityksissä. Asiakkaan laitetilauksen jälkeen tilaus-toimitusprojekti läpikäy seuraavat vaiheet; 1. Projektin aloitus, 2. Suunnittelu, 3. Valmistus ja käyttöönotto, 4. Testaus, 5. Tehdastestit, 6. Logistiikka, 7. Työmaa toiminta, 8. Projektin päätös. Tilaus-toimitusprosessilla tarkoitetaan siis matkaa asiakkaan tilauksesta aina lopputuotteen toimitukseen.

Viime vuosien voimakkaan kasvun seurauksena yrityksen projektien määrä sekä kokoluokka suureni. Projektien läpiviennissä huomattiin ongelmakohtia, erityisesti siirryttäessä valmistuksesta käyttöönottoon ja testaukseen. Huomattiin, ettei siirtymävaiheessa välitetä sen hetkistä yleiskuvaa projektista eteenpäin, ja tästä seurasi epäselvyyksiä. Kokoluokaltaan suurissa projekteissa projektipäällikön aika kului hoitaessa muita järjestelyjä, eikä aikaa riittänyt jalkautua tuotantoon. Toiminnan kasvaessa tarpeellisen informaation kulkeutuminen projektipäällikön palavereista laitetta kasaavalle asentajalle oli heikentynyt. Tilanteen tiedostamisen jälkeen yritys kartoitti heikon informaation kulun lisäksi muita asioita, joissa olisi parannettavaa. Ratkaisuna ongelmille perustettiin uusi työtehtävä, projektikoordinaattori, jonka tehtävänä oli toimia ns. lattiatason ja projektijohdon välissä, ylläpitää sulavaa tiedonkulkua molempiin suuntiin ja vauhdittaa ratkaisuun pääsyä ongelmatilanteissa.

Opinnäytetyö

Yrityksen tahtotilana oli selvittää, miten hyvin heidän ratkaisunsa oli onnistunut, ja voisiko sitä vielä jatkossa kehittää pidemmälle. Tämän tarpeen pohjalta suoritettiin roolia kartoittava opinnäytetyö. Työn pääasiallisena tiedonhankinnan lähteenä oli yrityksen henkilöstön haastattelut. Tulosten pohjalta on todettava, että valtaosa näki projektikoordinaattoreiden toiminnan lieventäneen ongelmia huomattavasti.

Opinnäytetyö Theseuksessa: https://www.theseus.fi/handle/10024/887193

Lähteet

Orgvue, 10.9.2024. Organizational growth, artikkeli)