Opinnäytetyössä seurattiin ja tutkittiin Wallac Oy:n lähtölogistista osaston, lähettämön, toimintaa.  Tutkinta rajattiin kattamaan työprosesseja ja lukuisia eri vaatimuksia yrityksen reagenssituotteiden lähettämiseen.

Näistä havainnoista ja kokemuksista luotiin perehdytysopas, mikä oli lähettämössä puutteellinen, sillä kattava osa uuden työntekijän perehdyttämisestä on suoritettu suullisesti. Perehdytys on voitu toki tällöin onnistuneesti suorittaa, mutta kirjallisen ohjeistuksen puute aiheuttaa vaikeuksia, mikäli tietyn työprosessin omaavaa henkilöä ei ole tarvehetkellä saatavilla.

Wallac ja Revvity: Yhdessä terveydenhuollon edelläkävijänä

Wallac Oy on Turun Lausteella toimiva kemia- ja teknologiateollisuuden toimialan yritys, ja on osa Yhdysvaltalaista Revvity-konsernia. Yritys valmistaa ja vie globaalissa mittakaavassa terveydenhuollon tarpeisiin tarvittavia teknologisia instrumentteja, reagensseja ja informatiikkaa. Suurin osuus yrityksen viennistä kulkee ilmateitse EMEA-alueelle ja Pohjois-Amerikkaan.

Keräilyä, pakkailua, lähetystä ja paljon enemmän

Lähettämöt ovat jokaisen asiakkailleen lähettävän yrityksen oleellinen varasto-osasto ja ne sijaitsevat ideaalisesti yritysten valmistuotevarastojen lähettyvillä. Lähettämötoiminnan työprosessit sisältävät usein, mutta ei aina, seuraavat työprosessit:

• Keräily: jossa lähtevät tilaukset noudetaan valmistuotevarastoista.
• Pakkaaminen: jolloin kerätyt tuotteet pakataan ja merkitään asianmukaisella tavalla.
• Lähetys: pääprosessi, jolloin tilaukset valmistellaan lähetyskuntoon. Tähän sisältyy osoitetarrojen ja pakkauslistojen kiinnittäminen lähetyslaatikoihin, eli kolleihin.
• Varastonhallinta, jatkuva saldotietojen hallinta varastoissa minimoi saldotietovirheiden riskejä, turvaten täten oikeiden tavaroiden löytämisen varastoissa.

Perehdyttämisestä toimintaan

Perehdytysprosessi alkaa aina suunnitelmasta. Mitä perehdytetään ja milloin ja missä tärkeysjärjestyksessä? Kuka on vastuussa mistäkin perehdytyskohdasta? Tärkeintä on kuitenkin aina ottaa huomioon perehdytettävän asema prosessissa. Kannattaa täten aina pysähtyä ja kysyä itseltään, onko suunnitelma oikeanlainen juuri tälle henkilölle?

Perehdytyksen tärkeimmässä roolissa on tällöin ihmiskontakti, mutta se on myös sen vaativin osa-alue. Sopivaa perehdyttäjää ei saata aina olla saatavilla, tekstipohjainen perehdytysopas täten toimii enemmänkin ensimmäisenä askeleena, jolla taataan niin työntekijän turvallisuus ja hyvinvointi kuin työyhteisön toiminnan sujuvuus.

Oppaan jatkuvuus Wallac Oy:ssä

Oppaasta saatu hyöty uuden työntekijän perehdytykseen jää vielä toistaiseksi nähtäväksi, mutta siitä saatu palaute on ollut positiivinen. Työntekijät yllättyivät siitä, kuinka paljon tekstipohjaista materiaalia heille itsestään selville työprosesseille oli mahdollista saada aikaiseksi.

Opas ei kuitenkaan ole mitä luultavammin ikinä täydellinen. Lisäyksiä ja korjauksia tullaan tekemään jatkuvasti, kun muutoksia lähettämön toimintaan aikanaan tulee. Syitä näihin muutoksiin voivat olla pieniä kuten uuden pakkausmateriaalin käyttöönotto, tai suuria kuten globaalin toimitusketjun äkilliset tilannemuutokset. Suurin lisäys kuitenkin, mikä tullaan seuraavaksi suorittamaan, on yrityksen instrumenttien lähettämiseen tarvittavat tiedot ja opastukset.

Keskustelut oppaan lisäämisestä toimeksiantajan käyttöön vakituisena toimintaohjeena lähettämölle on aloitettu, ja projekti tämän aikaansaamiseksi tullaan aloittamaan lähitulevaisuudessa.

Opinnäytetyö Theseuksessa: https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025060520803