• projekti
• projektijohtaminen
• projektinhallinta

Projektipäällikön työ ei ole pelkkää suunnittelua ja aikataulujen hallintaa – sen ytimessä on viestintä. Palaverit, sidosryhmäyhteistyö ja jatkuva tiedonvälitys rakentavat perustan, jonka varaan projektin onnistuminen nojaa. Kansainvälisessä energia-alan yrityksessä toteutettu seitsemän viikon oppimispäiväkirja toi näkyväksi, kuinka keskeisessä roolissa viestintätaidot ovat projektipäällikön työssä.

Viestintä pitää projektin liikkeessä

Projektipäällikkö toimii linkkinä erilaisten toimijoiden välillä. Hänen tehtävänsä ei ole ainoastaan ohjata projektin etenemistä, vaan myös varmistaa, että oikea tieto tavoittaa oikeat henkilöt oikeaan aikaan. Palaverit, sähköpostit, pikaviestit ja dokumentaatiot muodostavat viestinnän kokonaisuuden, joka mahdollistaa projektin etenemisen suunnitellusti.

Ilman selkeää ja systemaattista viestintää projektit eivät etene, vaikka suunnitelmat ja resurssit olisivat kunnossa. Oppimispäiväkirjan aikana tuli esiin, että suurin osa projektipäällikön arjesta kuluu juuri tämän näkymättömän työn parissa: keskustelujen ohjaamisessa, asioiden selventämisessä ja sovittujen päätösten kirjaamisessa.

Palaverit viestinnän keskiössä

Palaverit ovat projektipäällikön tärkein foorumi viestiä ja kuunnella. Viikkopalaverit kokoavat yhteen tiimin ajankohtaiset tehtävät, kun taas kuukausipalavereissa tarkastellaan budjettia ja aikatauluja laajemmassa mittakaavassa.

Projektipäällikön rooli palavereissa on monipuolinen:

• Kuuntelija ja kirjuri – varmistaa, että kaikki näkökulmat tulevat kuulluiksi ja päätökset dokumentoiduiksi.
• Koordinoija – ohjaa keskustelua, jotta se pysyy aiheessa ja vie projektia eteenpäin.
• Tiedonvälittäjä – muokkaa monimutkaisesta keskustelusta tiiviit ja selkeät toimenpiteet toimintalokiin.

Ilman näitä viestinnän taitoja palaverit jäisivät helposti hajanaisiksi ja sovitut asiat unohtuisivat.

Sidosryhmien kanssa kommunikointi

Kansainvälisissä projekteissa viestintä ulottuu oman tiimin ulkopuolelle. Alihankkijat, järjestelmätoimittajat ja muut yhteistyökumppanit odottavat selkeää ja johdonmukaista yhteydenpitoa. Oppimispäiväkirjan aikana tämä näkyi erityisesti siinä, kuinka projektipäällikön täytyi varmistaa resurssien saatavuus ja välittää tietoa eri osapuolille nopeasti ja täsmällisesti.

Sidosryhmien kanssa toimimisessa tärkeiksi osoittautuivat:

• Selkeys – viestin pitää olla yksiselitteinen, jotta väärinkäsityksiltä vältytään.
• Aikataulutietoisuus – viestintä on usein sidottu tiukkoihin aikarajoihin.
• Luottamuksen rakentaminen – avoin ja rehellinen kommunikaatio vahvistaa pitkäaikaisia suhteita.

Viestintä muutostilanteissa

Projektipäällikön viestintätaidot joutuvat todelliseen testiin muutosten aikana. Organisaatiomuutokset ja teknologian myynti toivat oppimispäiväkirjan aikana tilanteita, joissa epävarmuus oli suurta ja tiedon tarve jatkuvaa.

Tällöin viestinnän rooli oli kaksijakoinen:

• Tiedon välittäminen – uusista vastuista ja resursseista tuli informoida nopeasti.
• Henkinen tuki – viestinnällä rakennettiin turvallisuuden tunnetta tiimissä ja vahvistettiin luottamusta siihen, että projekti etenee hallitusti.

Mitä viestintätaidoista voi oppia?

Oppimispäiväkirjan perusteella voidaan todeta, että projektipäällikön viestintätaidot eivät ole sivuroolissa, vaan koko työn perusta. Ne mahdollistavat:

• Yhteisen ymmärryksen luomisen projektin tavoitteista.
• Tiimin ja sidosryhmien sitouttamisen.
• Muutostilanteissa selviytymisen.
• Käytännön asioiden sujuvan toteutuksen.

Samalla huomattiin, että viestinnän puutteet näkyvät nopeasti viivästyksinä, väärinkäsityksinä ja ylimääräisenä työnä.

Johtopäätökset

Projektipäällikön viestintätaidot ovat ratkaisevia projektien onnistumiselle. Palaverien, dokumentaation ja sidosryhmäyhteistyön hallinta muodostavat perustan, jonka varaan projektinhallinta rakentuu. Viestinnän kautta projektipäällikkö ei ainoastaan välitä tietoa, vaan myös luo yhteistä ymmärrystä, ratkoo ongelmia ja vahvistaa tiimin yhteistyötä.

Oppimispäiväkirjan perusteella voidaan todeta, että projektipäällikön viestintä on ennen kaikkea jatkuvaa tasapainoilua tiedon jakamisen, kuuntelun ja päätöksenteon välillä. Sen hallinta on taito, joka ei ainoastaan tue projektin onnistumista, vaan määrittää sen suunnan.

Lähde

Kariniemi, S. 2025. Projektipäällikön oppimispäiväkirja – Theseus. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.