Suunnitelmalliset hankinnat rakentavat toimivamman urheilutapahtuman
Urheilutapahtumien hankintoja pidetään usein takahuoneen rutiinina ja niistä puhutaan harvoin, vaikka juuri ne määrittävät pitkälti tapahtuman sujuvuuden, taloudellisen onnistumisen ja osallistujien kokemuksen. Mutta mitä urheilutapahtumien hankinnoissa oikeastaan pitäisi kehittää, ja miksi? Opinnäytetyössä ”Hankintojen kehittäminen urheilutapahtumissa – Case Legends Cup” etsittiin näihin kysymyksiin vastauksia.
Tutkimusta varten haastateltiin eri urheilutapahtumien järjestäjiä, mm. Dance & Show- tanssikilpailusta, Brasilian jujutsun SM- kilpailusta, painonnoston Suomen Cupista, Ruukin Vahvin- voimamieskilpailusta, sekä tapauskohde Legends Cupista. Haastatteluilla pyrittiin selvittämään, miten urheilutapahtumat toteuttavat hankintansa ja kuinka tapahtumien hankintaprosessia voisi tehostaa.
Hankinnat, jotka mahdollistavat koko tapahtuman
Urheilutapahtumissa hankintojen tärkeys korostuu siksi, että suurin osa tapahtuman onnistumisesta rakentuu juuri niiden varaan – ja usein vasta paikan päällä huomaa, jos jokin on jäänyt puutteelliseksi. Käytännössä hankinnat tarkoittavat kaikkea lavarakenteista, äänentoistosta ja kilpailuvälineistä aina kisatoimistotarvikkeisiin, tuomaripalveluihin ja palkintoihin. Eli kaikki se, mikä mahdollistaa tapahtuman. Jos esimerkiksi äänentoisto myöhästyy, aikataulut venyvät ja kilpailijoiden valmistautuminen häiriintyy. Jos vapaaehtoisten varusteet tai opasteet puuttuvat, syntyy epäselvyyksiä ja stressiä. Toimittajien kanssa sovitut aikataulut, hinnat ja vastuut vaikuttavat suoraan siihen, kuinka paljon yllätyksiä tapahtumapäivänä tulee – vai tuleeko lainkaan.
Tapahtumien hankintakäytännöt ja kustannusvaikutukset
Haastattelujen perusteella saatiin kartoitettua urheilutapahtumien nykytila, ja kuinka hankinnat toteutetaan. Merkittäviä eroja löytyi esimerkiksi budjettirakenteissa: osa tapahtumista rahoitetaan täysin sponsorituloilla, kun taas toisissa keskeisiä tulonlähteitä ovat osallistumismaksut ja lipputulot. Tämä korostaa hankintojen huolellisen suunnittelun merkitystä, sillä jokainen hankinta vaikuttaa suoraan tapahtuman kokonaiskustannuksiin, ja virheellinen tai myöhäinen hankinta voi aiheuttaa ylimääräisiä kuluja tai vaarantaa tapahtuman toteutuksen. Myös sopimuskäytännöt toimittajien ja yhteistyökumppaneiden kanssa vaihtelevat tapahtumittain: osa hankinnoista perustuu suullisiin tai sähköpostitse tehtyihin sopimuksiin, kun taas toisilla kirjallinen sopimus on sääntö. Tässä yhteydessä toimittajan merkitys korostuu – luotettava kumppani voi olla ratkaiseva tekijä tapahtuman sujuvuuden ja onnistumisen kannalta.
Itse tapauskohteen hankinnat toteutetaan kaikilta osin kolmen Legends Cup Oy:n osakkaan voimin. Hankintavastuita ei ole kuitenkaan jaettu, vaan käytännössä ”kaikki hankkii kaikkea”. Tuotekategorioiden tarpeiden määrittely on epätarkkaa, eikä yksityiskohtaisia kuvauksia tai kriteerejä ole laadittu – määrittely on usein hyvin suuntaa-antavaa. Vaikka osakkailla on ymmärrystä hankintojen merkityksestä, selkeitä käytännön työkaluja hankintojen toteuttamisen tueksi ei ole olemassa, mikä vaikeuttaa prosessin hallintaa ja kokonaiskustannusten seurantaa.
Suunnitelmallisen ostoprosessin laatiminen urheilutapahtumille
Vaikka tapahtumien järjestäjillä on yleensä selkeä käsitys siitä, mitä tapahtumaa varten täytyy hankkia ja millaisia resursseja tarvitaan, itse prosessin kulku ei useinkaan ole yhtä täsmällisesti määritelty. Toisin sanoen tiedetään, mitä hankitaan, mutta ei riittävän tarkasti sekä miten hankintaprosessin tulisi edetä vaihe vaiheelta erityyppisissä urheilutapahtumissa. Kehityskohteiden pohjalta tapauskohteelle luotiin yksinkertainen ja käytännönläheinen ostoprosessi. Prosessi on suunniteltu siten, että sen toteuttaminen on helppoa eikä vaadi monimutkaisia työkaluja tai resursseja. Samalla se tarjoaa selkeän rakenteen hankintojen suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan, mikä auttaa järjestäjiä hallitsemaan vastuuta ja aikatauluja tehokkaammin. Prosessi ei kuitenkaan ole sidottu vain yhteen tapahtumaan, vaan sen periaatteet ovat sovellettavissa laajasti eri urheilutapahtumiin, mikä tekee siitä monikäyttöisen työkalun tapahtumajärjestäjille.
Lähde:
Mäkisalo, H. 2025. Hankintojen kehittäminen urheilutapahtumissa – Case Legends Cup. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.
Kuva: Pixabay