Kvalitet skapas inte av standarder utan i det dagliga arbetet
Standarder fastställer kraven, men utför inte arbetet. Med hjälp av arbetsinstruktioner förs kvalitetskraven från dokument till praktiskt arbete. När instruktionerna är tydliga och användarvänliga skapas kvalitet som en naturlig del av den dagliga arbetsdagen. I produktionsutrymmen är arbetsinstruktioner ett centralt sätt att föra in kvalitetsledningens principer i det dagliga arbetet.
Vad kan en nyanställd eller en mer erfaren medarbetare som återvänder efter ett längre uppehåll stödja sig på när en osäker situation uppstår i arbetet? I produktionen skapas kvalitet genom hur arbetet utförs i praktiken, och även små skillnader i arbetssätt kan påverka slutresultatet. Därför är gemensamma och tydliga arbetsinstruktioner en central del av kvalitetsledningen där arbetet utförs. Arbetsinstruktioner stöder introduktionen av nya medarbetare och underlättar återgången till arbetet efter ett längre frånvaro eller arbetsrotation. De erbjuder en konkret referenspunkt när minnesbilden inte är färsk eller arbetssituationen avviker från det normala.
När blir utvecklingen av arbetsinstruktioner aktuell?
Behovet av att utveckla arbetsinstruktioner uppstår ofta när variation i arbetets utförande börjar synas i kvaliteten, effektiviteten eller antalet fel. När samma arbete utförs på olika sätt i olika situationer eller av olika personer blir slutresultaten svårare att förutse. Detta är ett tydligt tecken på att de befintliga instruktionerna inte längre ger tillräckligt stöd för det dagliga arbetet.
Utvecklingsbehovet betonas också i förändringssituationer. Nya maskiner, förändrade produkter, utvecklade arbetsmetoder eller personalomsättning ställer krav på att instruktionerna hålls uppdaterade. Om arbetsinstruktionerna inte motsvarar den aktuella verksamheten riskerar de att hamna vid sidan av, och deras styrande funktion förverkligas inte i praktiken.
Dessutom identifieras behovet av utveckling ofta när samma frågor återkommer i arbetet eller när beslut måste fattas på osäkra grunder. I sådana situationer erbjuder uppdatering av arbetsinstruktioner ett sätt att standardisera arbetssätten och minska beroendet av enskilda medarbetares minne eller erfarenhet.
Arbetsinstruktionernas betydelse i det dagliga arbetet
I det dagliga arbetet är tidspress, varierande order och avvikande situationer snarare regel än undantag. Det är inte alltid möjligt att fråga en kollega om råd, eftersom de kan vara upptagna med sitt eget arbete eller koncentrerade på sin uppgift. Då baseras arbetets utförande lätt på minnesbilder och tidigare erfarenheter som inte alltid motsvarar den aktuella situationen.
Arbetsinstruktioner skapar en gemensam grund för arbetet även när uppgifter behöver utföras självständigt. De hjälper till att identifiera vilka arbetsmoment som är kritiska ur kvalitetssynpunkt och vilka aspekter som kräver särskild uppmärksamhet. När instruktionerna är lättillgängliga och tydliga hålls tröskeln för användning låg och arbetet bromsas inte i onödan.
Hur syns ISO 9001 och Lean i medarbetarnas vardag?
ISO 9001 och Lean kan för produktionsmedarbetare framstå som begrepp som nämnts i ett möte eller synts på företagets webbplats, men vars innebörd i praktiken känns avlägsen. I det dagliga arbetet ligger fokus på att arbetet flyter på och att slutresultatet uppfyller kraven, inte på vilken referensram som ligger bakom arbetssätten.
Arbetsinstruktionerna kan fungera som ett verktyg genom vilket principerna i Lean och ISO 9001 omvandlas till konkreta arbetssätt. När principerna struktureras i arbetsinstruktioner på praktisk nivå styr de arbetet utan behov av särskild terminologi eller hänvisningar till system. På så sätt framstår Lean och ISO 9001 inte som fristående begrepp, utan som en del av gemensamma och etablerade arbetssätt.
Vad uppnås genom utveckling av arbetsinstruktioner?
När arbetsinstruktionerna motsvarar det faktiska arbetet och har en enhetlig struktur blir arbetets utförande mer förutsägbart. Arbetet baseras inte på individuella handlingssätt eller personliga lösningar, utan på ett gemensamt sätt att arbeta. Det minskar variation och underlättar kontrollen av arbetet i produktionens vardag.
Tydligt strukturerade instruktioner stöder informationssökning när behov uppstår. Det är möjligt att återvända till instruktionerna mitt under arbetet utan att processen avbryts under längre tid eller kräver separat utredning. Detta är särskilt viktigt i situationer där arbetet avviker från rutinen eller utförs under tidspress.
Utvecklingen av arbetsinstruktioner flyttar arbetet bort från beroendet av tyst kunskap och gör kunskapen delbar och utvecklingsbar. Ett gemensamt arbetssätt skapar en grund för både smidigare arbete och kontinuerlig förbättring. På så sätt stöder arbetsinstruktionerna Leans principer om standardiserat arbete och ISO 9001:s mål om kontrollerad och enhetlig verksamhet utan att principerna behöver lyftas fram separat.
Sammantaget fungerar arbetsinstruktioner som ett praktiskt verktyg som stöder introduktion, underlättar arbetet i olika situationer och stärker kvalitetsledningen där kvaliteten faktiskt skapas. Värdet av utvecklingen syns i vardagen som små men betydelsefulla förbättringar i arbetets smidighet och säkerhet.
Bildkällor
Illustrationer i artikeln har skapats specifikt för publikationen med hjälp av AI-baserad bildgenerering.