Kunnan varautuminen näyttää hyvältä paperilla, mutta toimiiko se oikeasti?
Kunnissa riskienhallinta ja varautuminen näyttävät usein hyvältä paperilla. Suunnitelmia on, riskit on kartoitettu ja vastuut on määritelty. Silti häiriötilanteessa toiminta ei aina ole johdonmukaista. Ongelma ei useimmiten ole se, etteikö asioita olisi tehty, vaan se, ettei niitä johdeta eikä toimeenpanna käytännön tasolla.
Kunnat vastaavat palveluista, joiden on toimittava myös silloin, kun kaikki ei mene suunnitelmien mukaan. Viime vuosien kriisit, kuten pandemia, kyberuhat ja turvallisuusympäristön muutos, ovat tehneet yhden asian selväksi: varautuminen ei ole irrallinen suunnitelma, vaan käytännön kyvykkyys. Kyvykkyys syntyy käytännön toiminnasta ja harjoittelusta, ei pelkistä dokumenteista.
Riskienhallinta tarkoittaa sitä, että epävarmuudet tunnistetaan ajoissa ja niihin varaudutaan ennen kuin ne muuttuvat ongelmiksi. Varautuminen puolestaan tarkoittaa käytännön valmiutta toimia häiriötilanteissa. Molemmista puhutaan paljon, mutta vähemmän siitä, miten ne näkyvät arjen toiminnassa.
Suunnitelmia on, mutta ohjaavatko ne tekemistä?
Kyselyjen ja dokumenttien perusteella monessa kunnassa tilanne on samanlainen. Rakenteet ovat olemassa, riskit tunnistetaan, suunnitelmia laaditaan ja vastuita määritellään, mutta käytännön toiminta ei ole yhtenäistä.
Suunnitelmia ja dokumentteja on paljon ja käsitteellinen ymmärrys on hyvällä tasolla. Tämä antaa kunnille hyvän perustan kehittää varautumista edelleen, jos toimintamallit saadaan osaksi päivittäistä toimintaa ja johtamista. Silti toimintamallit eivät ole yhtenäisiä, ohjeistus ei ohjaa arjen tekemistä, seuranta on puutteellista eikä yhteistyö toimi järjestelmällisesti. Käytännössä järjestelmä on olemassa, mutta sitä ei johdeta yhtenäisenä kokonaisuutena.
Johto ja arki elävät eri todellisuuksissa
Yksi keskeisimmistä havainnoista liittyy johtamisen ja arjen väliseen kuiluun. Johto ja operatiivinen taso eivät näe tilannetta samalla tavalla. Johto kokee rakenteet pääosin toimiviksi, mutta operatiivinen taso tunnistaa arjen ongelmat ja epäselvyydet. Kyse ei ole pelkästään näkemyserosta. Jos tilannekuva organisaation sisällä poikkeaa liikaa, häiriötilanteiden johtaminen vaikeutuu. Se näkyy esimerkiksi tilanteissa, joissa häiriötilanteessa ei ole selvää, kuka johtaa tilannetta tai miten eri toimialat toimivat yhdessä.
Jos tilannekuva perustuu oletukseen siitä, että asiat ovat kunnossa, mutta käytännössä toimintamallit eivät ole käytössä, kehittäminen kohdistuu väistämättä väärin. Pahimmillaan puutteet havaitaan vasta silloin, kun niitä ei enää pitäisi olla.
Riskienhallinta jää liian usein operatiiviseksi
Riskienhallinta jää usein operatiiviseksi tekemiseksi eikä kytkeydy riittävästi strategiseen johtamiseen. Tämä näkyy siinä, että riskit tunnistetaan ja kirjataan, mutta niitä ei käsitellä osana päätöksentekoa tai johtoryhmätyöskentelyä. Tällöin riskitieto ei ohjaa organisaation toimintaa, vaan riskienhallinta jää irralliseksi prosessiksi.
Harjoittelematon suunnitelma ei ole toimintamalli
Varautumisen toimivuus ei ratkea suunnitelmia lukemalla, vaan testaamalla niitä käytännössä. Silti harjoittelu on monessa organisaatiossa satunnaista tai vähäistä.
Harjoittelu paljastaa epäselvät vastuut, toimimattomat prosessit ja yhteistyön puutteet. Ilman harjoittelua suunnitelmat perustuvat oletuksiin, ja häiriötilanteessa oletukset voivat tulla kalliiksi.
Varautuminen on johtamiskysymys
Tulosten perusteella suurimmat ongelmat liittyvät johtamiseen, eivät suunnitelmien puuttumiseen. Kehittämiskohteiksi nousevat erityisesti vastuiden selkeyttäminen, harjoittelun lisääminen ja toiminnan johdonmukainen johtaminen.
Toimiva varautuminen näkyy käytännössä esimerkiksi siinä, että
- päätöksiä ei tehdä ilman riskivaikutusten arviointia
- on selvää, kuka johtaa häiriötilannetta ja millä mandaatilla
- eri toimialat toimivat yhteisen johtamismallin ja pelisääntöjen mukaisesti
- häiriötilanteita harjoitellaan säännöllisesti yhdessä
- varautumisen kehittämistä seurataan aktiivisesti ja puutteisiin puututaan
Kun nämä toteutuvat, organisaatio ei ainoastaan reagoi häiriöihin, vaan pystyy ennakoimaan niitä ja palautumaan hallitusti.
Mikä lopulta ratkaisee?
Havainto ei koske vain yhtä kuntaa. Opinnäytetyön aikana tarkastellut tutkimukset, suositukset ja selvitykset osoittivat, että samanlaisia haasteita esiintyy myös muissa organisaatioissa. Perusrakenteet ovat usein kunnossa, mutta käytännön toteutus jää puolitiehen.
Lopulta olennaista on se, ohjaavatko suunnitelmat oikeasti toimintaa vai ovatko ne vain olemassa.
Tällöin kehittämisessä painopisteen pitäisi siirtyä uusien suunnitelmien laatimisesta olemassa olevien toimintamallien johtamiseen, harjoitteluun ja käytännön toteutukseen.
Varautumisen todellinen taso näkyy yleensä vasta silloin, kun jokin häiritsee normaalia toimintaa.
Lähteet
Artikkelikuva: kirjoittajan tuottama (tekoälyavusteinen)
Kavén, S. 2026. Riskienhallinnan, varautumisen, valmiuden ja toiminnan jatkuvuuden kehittäminen kaupungin toiminnassa. Turun ammattikorkeakoulu opinnäytetyö. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2026052416006