Tiedon jakaminen avain onneen? Organisaatioiden välisellä tiedonsiirrolla yllättäviäkin vaikutuksia
2020-luvulla tietoa on olemassa enemmän kuin koskaan aiemmin. Matkapuhelinten erilaiset sovellukset keräävät tietoa henkilöiden kulutustottumuksista, toisaalta taas toimitusketjun prosessin eri vaiheissa tietoa kerätään muun muassa kuljetuksen laatu- sekä sijaintitiedoista. Vaikka tietoa osataan kerätä tehokkaasti, usein sen hyödyntäminen ja erityisesti jakaminen tuntuvat olevan edelleen ongelmana eri organisaatioissa.
Tiedon tulee olla nykyään nopeasti saatavilla, sekä laadukasta. Tietoa on löydettävissä helposti erilaisilla hakukoneilla, mutta tämä tuo myös ongelman, että kaikki tieto ei ole hyödyllistä tai oikein. Informaatiota voidaan jakaa muun muassa puhumalla, sähköisesti tai automaattisesti. Mahdollisuuksia, joista valita, on loputtomia. Minkä vuoksi siis edelleen vastaamme tulee tilanteita, joissa yrityksen viestintä on epäonnistunut tai tavaran saapumispäivästä ei ole varmuutta, sillä kuljetuksesta ei ole tarkempaa tietoa?
Tavoitteena löytää ratkaisuja varaston ongelmakohtiin
Turun ammattikorkeakoulun tuotantotalouden koulutuksen (AMK) tutkimustyönä suoritetun opinnäytetyön tavoitteena oli löytää toimeksiantajan varaston eri prosessien ongelmakohtiin ratkaisuja sekä kehitysehdotuksia kahden ongelmallisen tuotteen osalta. Tämän lisäksi pyrittiin löytämään mahdollisuuksia, joiden avulla nykyistä sähköistä infrastruktuuria pystyttäisiin hyödyntämään tehokkaammin. Yrityksellä on käytössään varastolla monessa toimessa varastonohjausjärjestelmä, mutta sitä ei kyetä hyödyntämään kaikkien varastolla liikkuvien nimikkeiden kanssa.
Varasto, johon kehitysehdotuksia työn aikana luotiin, on sopimusvarasto, eli asiakas omistaa varastossa olevat tuotteet ja komponentit. Varastoa kuitenkin hallinnoi toimeksiantajayritys, joka on kolmannen osapuolen logistiikkayritys. Asiakas on siis ulkoistanut osan varastointiaan toimeksiantajayritykselle. Suurin osa varastoitavista tavaroista kulkee niin kuin kuuluukin, mutta ongelmia tuottaa niin sanotut projektikohtaiset tuotteet. Nämä ovat komponentteja, jotka kuuluvat ennalta määrättyyn lopputuotteeseen, eli niillä on tietty päivämäärä, jolloin niitä käytetään tuotannossa. Toisin kuin suurin osa varastossa kulkevista tuotteista, nämä komponentit eivät ole keskenään identtisiä, joten niiden käsittely aiheuttaa päänvaivaa.
Lähtötilanteessa tilaus- toimitusketjun sähköinen tiedonsiirto on hyvin heikolla tasolla. Informaatiota siirtyy organisaatiolta toiselle sähköpostilla, jos silloinkaan. Tuotantolaitos ei tiedä varastolla näyttäytyvistä ongelmista, ja toisaalta varastolla ei tiedetä ollenkaan, paljonko asiakkaan tuotanto vaatii minäkin päivänä komponentteja. Toimittajille ei myöskään jaeta juurikaan tietoa tai ohjeita toiminnalle.
Suurimpana ongelmana työn aikana havaittiin prosessien hitaus sekä tehottomuus. Varastolla joudutaan tekemään paljon ylimääräistä ja tarpeettoman monimutkaista työtä. Samoja asioita joudutaan tekemään moneen kertaan, mutta joitakin varastoinnin perustoimia kuten hyllytystä, ei ole järkevää tehdä ollenkaan. Aikaa työn tekemiseen kuluu paljon, mutta paljoa hyödyllisiä asioita ei saada tehtyä. Erityisesti kun käsitellään lavoja, joilla kuljetetaan metallikomponentteja, vie tämä varastolla työntekijöiden aikaa aivan liian kauan.
Ratkaisuja yllättävällä tavalla
Kun havaittujen ongelmien syitä selvitettiin työn aikana, palasi yksi teema uudestaan ja uudestaan eteen. Informaation puute. Tosin, oikeastaan ongelmana ei ole informaation puute, vaan sen jakamatta jättäminen. Eri tahoilta kyllä löytyy tietoa, mutta syystä tai toisesta tavat jakaa sitä ovat hyvin vanhanaikaisia, tai pahimmassa tapauksessa puuttuvat kokonaan.
Vaikka ensimmäisenä voisi ajatella, että löydetyistä kehityskohteista vain esimerkiksi sähköisen tiedonsiirron käyttöönotto tai tuotantojonon ajantasainen seurantamahdollisuus myös varaston henkilöstölle olisivat informaation siirtämisellä parannettavissa, yllättävänkin moni kehityskohde vaatii toimiakseen nimenomaan tiedon jakamista. On aluksi ehkä vaikeaa ajatella, että varastossa lavojen fyysinen käsittely tehostuu huomattavasti nimenomaan tiedonsiirron avulla. Kun asiakas jakaa toimittajalle hieman infoa tuotannonsuunnitelmasta, kykenee toimittaja tekemään asioita, jotka helpottavat varaston toimintaa huomattavasti. Kuten huomataan, lopulta näinkin pieneltä tuntuva asia saa hyvin suuren merkityksen toimitusketjun loppuvaiheilla.
Hyvin moni muukin varaston toiminnan ongelmakohta huomattiin opinnäytetyön aikana johtuvan muusta tekijästä kuin varastosta itsestään. Pidemmissä kansainvälisissä toimitusketjuissa tilanne on varmasti varsin yleinen. Tällaisessa tilanteessa suuri tekijä on jälleen kerran tiedon jakaminen. Ongelman havaitsevan organisaation tulee ilmoittaa ja kysyä asiasta muilta asianosaisilta, muut organisaatiot eivät välttämättä ole edes tietoisia asiasta. Tämän jälkeen monessa tapauksessa ongelma on varmasti ratkaistavissa niinkin yksinkertaisesti kuin tietoa jakamalla.
Vaikkakin ratkaisu kuulostaa helpolta, ei se sitä todellakaan ole. Syitä tiedon jakamatta jättämiselle on monia, joista toiset ovat parempia kuin toiset. Tiedonsiirto on kuitenkin tehty nykyään niin helpoksi esimerkiksi yritysten ja järjestelmien välillä, että mahdollisuuksia ei kannata jättää käyttämättä. Pieneltä tuntuva tiedon murunen voi olla hyvinkin olennainen asia jollekin toiselle toimijalle. Pyritään siis jakamaan tietoa, eikä panttaamaan sitä.
Lähde:
Asmo Marttila, Opinnäytetyö 2022, Turun AMK