Viestinnän asiantuntija voi viestiä myös itselleen vieraasta aiheesta ammattitaitoisesti
Viestinnän ammattilaisen tehtävä on huolehtia tehokkaasta ja onnistuneesta viestinnästä aiheesta riippumatta. Kuinka toimia viestinnän asiantuntijana silloin, kun aihe on itselle täysin vieras ja mitä asioita ottaa huomioon työn kannattavuuden ja asiakastyytyväisyyden takaamiseksi?
Suomen puunhoidon yhdistys SPY ry kääntää parhaillaan EU-hankkeena vuosien 2019 ja 2025 välillä luotuja ”Eurooppalaisia puunhoidon standardeja” suomeksi. Käännetyistä standardeista ei kuitenkaan ole hyötyä, jos arboristit ja muut puunhoidon kanssa työskentelevät eivät saa tietää käännöksistä. Sen vuoksi SPY tarvitsi viestintäsuunnitelman, joka tukisi yhdistystä tiedon levittämisessä. Helmi Aaltosen opinnäytetyö Viestintäsuunnitelma vieraasta aiheesta: Case – Eurooppalaiset puunhoidon standardit vastaa juuri tähän tarpeeseen.
Kohtaa kohderyhmäsi
Viestinnän ytimessä on välittää viesti yhdeltä taholta toiselle. Viestin kohderyhmän määrittäminen on kaikessa viestinnässä ehdottoman tärkeää. Kun aihe on viestinnän ammattilaiselle vieras, on kohderyhmän määrittely elintärkeää. Kohderyhmän ja sen segmenttien eli erilaisten ihmisryhmien tunteminen auttaa asiantuntijaa ymmärtämään yleisöä, johon viestillä pyritään vaikuttamaan. Kun kohderyhmän toiveet, tarpeet ja mielipiteet tunnetaan, viestintä voidaan kohdentaa oikealla kielellä ja sävyllä. Viesti on helpompi vastaanottaa, kun se puhuttelee kohderyhmää heidän lähtökohdistaan. Siksi kaikki kohderyhmää koskeva tieto tukee viestinnän onnistumista.
Jos kohderyhmä on SPY:n tilanteen tavoin tiivis, mutta moninainen yhteisö, on erityisen hyödyllistä, että viestinnän asiantuntijan palveluita tilannut taho on valmis auttamaan kohderyhmään tutustumisessa. Kohderyhmän sisältä löytyy yksilöitä, joilla on monia erilaisia mielipiteitä ja käsityksiä aiheesta, jota viestintä koskee. Samalla kohderyhmää ja segmenttejä yhdistävät aina jotkin tekijät, etenkin pienessä yhteisössä. Tilaajan tuki näiden ymmärtämisessä auttaa viestinnän asiantuntijaa merkittävästi.
Raamien rakentamista vai sisällöntuotantoa?
Viestinnän asiantuntijaa voidaan pyytää laatimaan viestintäsuunnitelma, tuottamaan sisältöä tai hoitamaan molemmat tehtävät.
Sisällön suunnittelu ei edellytä yhtä syvällistä aiheen ymmärrystä kuin itse sisällön tuottaminen.
SPY:n tapauksessa yhdistys itse tuottaa oman viestinnällisen sisältönsä, joten asiantuntijan työkuorma kevenee merkittävästi. Suunnitelmaa ja raameja laadittaessa asiantuntijan vastuulla on ymmärtää, mitkä teemat ovat tärkeitä ja millaiseen muotoon ne kannattaisi pakata. Hoitoleikkuustandardissa on kyse ohjenuorista, joilla puita käytännössä leikataan. Tällöin esimerkiksi opetusvideot ja workshopit ovat toimivia keinoja välittää käytännön vinkkejä ammattilaisille. Sisällön suunnittelussa on tärkeää pystyä sukeltamaan pintaa syvemmälle aiheeseen. Ei riitä, että ymmärtää standardin sisältävän käytännön ohjeita, vaan olennaista on hahmottaa, mitä ohjeet tarkoittavat, miksi ne ovat tärkeitä ja miten ne näyttäytyvät käytännössä.
Viestinnän asiantuntijan pitäisi pystyä nostamaan aineistosta oleelliset kohdat esimerkiksi workshopin aiheeksi. SPY:n tapauksessa sisällöntuotannossa olisi arvioitava, olisiko nuoren puun, varttuneen puun vai veteraanipuun hoitoon keskittyvät ohjeet tärkeimpiä. Samoin on osattava tulkita, mitkä asiat ovat yleisesti tiedossa ja mitkä eivät. Tämä vaatii asiantuntijalta jo merkittävää aiheen hallintaa, jolloin tilaajan tuki on tärkeää. On kuitenkin huomioitava, että tilaaja on voinut tilata työn viestinnän asiantuntijalta säästääkseen aikaa. Tällöin asiantuntijalta edellytetään myös merkittävää määrää itsenäistä taustatyötä.
Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun viestinnän asiantuntija itse hinnoittelee työnsä. Näin hinta-arviot tai tarjoukset vastaavat vaadittuja työtunteja realistisesti.
Lähde:
Aaltonen, H. (20256). Viestintäsuunnitelma vieraasta aiheesta: Case – Eurooppalaiset puunhoidon standardit [AMK-opinnäytetyö, Turun ammattikorkeakoulu]. Theseus.