Yhteistyö takaa projektisalkkujohtamisen osaamisen kehittymisen
Millaista osaamista ja valmiuksia projekti- ja salkkujohtamiseen keskittyvän ylemmän korkeakoulututkinnon tulisi antaa? Millainen alan korkeakoulutuksen tilanne on tällä hetkellä ja miten koulutusta voitaisiin kehittää? Millaisia tarpeita organisaatioilla on projektisalkun johtamiseen, toimintamalleihin ja salkunhallintajärjestelmiin liittyen? Mitä ja ketä vaaditaan, jotta meillä on tulevaisuudessa riittävästi salkkujohtamisen ammattiosaaja elinkeinoelämän tarpeisiin?
Projektisalkun johtamisen käytäntöjä toteutetaan monissa organisaatioissa vaikkei siitä käsitteenä puhuta tai sen merkitystä ymmärretä. Projektiliiketoimintaa harjoittavissa organisaatioissa yksittäisten projektien johtamiseen liittyvät käytännöt ja osaaminen voivat olla huippua, mutta projektien muodostaman kokonaisuuden johtaminen ja hallinta ontuu. Ei tunneta riittävästi salkkujohtamisen toimintamalleja, työkaluja, rooleja ja vastuita projektisalkunjohtamisessa. Tai ei edes ymmärretä, miksi projektisalkunjohtamista kannattaa tehdä.
Projektisalkun johtaminen on jatkuva päätöksentekoprosessi, jossa päätavoite on toteuttaa oikeita strategiaa tukevia ja harkiten resursoituja projekteja ja ohjelmia. Pyrkimyksenä on saavuttaa strategian asettama liiketoiminnallinen tavoite ja hallita organisaatiotason riskejä. Kaiken keskiössä ovat ihmiset, heidän osaamisensa ja työpanoksensa. Tyypillisesti rajallisten resurssien järkevä käyttö edellyttää projektien priorisointia ja joskus kipeitäkin valintoja, jotta kokonaisuuden kannalta tärkeimpien projektien toteuttaminen varmistetaan.
Opinnäytetyössä selvitettiin, millaisia käytännön kokemuksia projektisalkun johtamisesta elinkeinoelämän edustajilla on ja millaista osaamista projektisalkunjohtamisen prosessissa toimivilta henkilöiltä odotettiin. Työssä selvitettiin myös, millaisia odotuksia elinkeinoelämällä on korkeakoulujen projektisalkunjohtamisen opintoihin liittyen ja miten salkunhallinnan tietojärjestelmät voisi opiskelua tukea.
Kysymys: ”Ai, voiko projektijohtamista tai jopa salkkujohtamista opiskellakin jossain?” yhdeltä elinkeinoelämän haastateltavalta hämmästytti, mutta huomasin pian, että aihetta on varsin vaikea löytää korkeakoulujemme opintosuunnitelmista. Turun ammattikorkeakoulun Tekniikka ja liiketoiminta -sektorin Master School toimi tässä edelläkävijänä ja projektijohtamisen koulutuksen opintokokonaisuudessa on projektisalkun johtamiselle omistettu kokonainen opintojakso. Opinnäytetyössä tehdyn haastattelututkimuksen kautta selvisi, että aihe ei tyypillisesti kuulu yleisiin johtamisopintoihin yliopistoissa tai ammattikorkeakouluissa. Projektisalkun johtamista kyllä käsitellään joissakin korkeakouluissa mutta osana jotain suurempaa kokonaisuutta ja usein vain hyvin pienessä roolissa. Pitäisikö projektisalkun johtamisen olla tiivimmin osana ylempään korkeakoulututkintoon johtavia johtamisen opintoja? Opinnäytetyössä tehdyn selvityksen perusteella ehdottomasti!
Sitoutumisen ja projektitoiminnan kypsyystason merkitys
Projektijohtamisen ymmärrys ja taidot nousivat haastatteluissa esiin osaamisen perustana, mutta myös organisaation liiketoiminnan ymmärrystä ja syvempää substanssiosaamista arvostettiin. Osaamista tärkeämpinä nousivat kuitenkin esiin organisaation projektikulttuurin kypsyystaso ja johtajiston sitoutuminen projektisalkun johtamisen käytäntöjä käyttöönotettaessa. Organisaatioiden, joissa johto ymmärtää oman roolinsa projektisalkun johtamisen prosesseissa, on helpompi sitouttaa koko organisaatio toimimaan yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Kun projektisalkun johtamisen mahdollistavien tietojen kannalta avainroolissa olevat projektipäälliköt tietävät miksi ja miten heidän tulee raportoida projektien tilanne säännöllisesti ja yhdenmukaisesti projektisalkkuun, on johdolla myös päätöksiä varten laadukkaampaa tietoa saatavilla.
Johdon panostus resursoida osaajat projektisalkun johtamisen käyttöönoton aikaisen muutosjohtamisen ja sen jälkeisen jatkuvan parantamisen varmistamiseksi kannattaa. Projektitoimiston PMO-asiantuntijoille muodostuu usein tärkeä rooli projekti- ja salkkujohtamisen prosessiin kuuluvien toimintamallien ja pelisääntöjen noudattamisen varmistaminen johdon tukemana. Projektitoimiston vastuulle lankeaa usein myös ohjeistaminen, kouluttaminen sekä projektitoiminnan ja työvälineiden kehittäminen. Projektitoimiston avulla johto vapautuu toteuttamaan omaa rooliaan projektisalkun johtamisessa ja projektitoimisto antaa päivittäistä tukea ja ohjausta koko organisaatiolle. Yleisesti tunnustettua osaamismatriisimallia ei PMO-asiantuntijaroolille vielä ole, mutta moninaisia ihmisten ja asioiden johtamistaitoja sekä organisointi-, viestintä- ja ongelmanratkaisutaitoja tässä roolissa toimivilta odotetaan.
Johtamistaidot ja käytännön kokemuksen merkitys osaamisen kasvattamisessa
Ihmisten johtaminen, ohjaaminen ja tukeminen projektisalkunjohtamisen tielle lähteneissä organisaatioissa on tärkeää. Vaikka kaikenlaista teknistä osaamista, teoreettista tietoa ja työkaluja tarvitaan, niin yksilöiden osalta olennaista on, kuinka hankitut tiedot muuttuvat taitojen kasvamisen ja käytännön kokemuksen kautta kyvykkyydeksi kunkin organisaation tarpeisiin. Tässä yhteistyö elinkeinoelämän ja korkeakoulujen välillä on merkittävässä roolissa.
Korkeakoulut luovat edellytyksiä luoda ja jäsentää tietoperustaa ja työelämän käytännön tekemisen sekä tiedon soveltamisen kautta syntyy kyvykkäitä ja osaavia ammattilaisia, myös projektisalkun johtamisen ympärille. Käytännön kokemukset ja tosielämän haasteiden ratkaisut tulee olla osana korkeakoulujen projektisalkunjohtamisen opintoja. Perinteinen yhteistyö opinnäytetöiden tai kehitysprojektien parissa elinkeinoelämän ja korkeakoulujen välillä ei yksinomaan riitä. Tiiviimmän elinkeinoelämäyhteistyön kautta korkeakoulut saavat arvokasta ymmärrystä käytännön osaamistarpeista ja pystyvät suuntaamaan opintojen sisältöjä elinkeinoelämän tulevaisuuden tarpeita ajatellen. Osin puutteellisen koulutustarjonnan takia monet elinkeinoelämän organisaatiot ovat päätyneet panostamaan osaamisen kasvattamiseen kouluttamalla osaajat itse organisaation sisällä. Parhaimmillaan tämä luo sitoutumista panostaneeseen organisaatioon, mutta pahimmillaan tämä arvokas investointi osaamiseen hyödyttääkin kilpailijaa, kun koulutuksen saanut henkilö siirtyy toisen organisaation palvelukseen.
Korkeakoulujen välinen yhteistyö on elinkeinoelämän etu
Projektisalkun johtamisosaamiseen liittyvä koulutus ei Suomen korkeakouluissa ole vielä kovin laajamittaista mutta tarve koulutukselle kasvaa vauhdilla. Korkeakoulujen välisellä yhteistyöllä voidaan tehostaa opetusta esimerkiksi keskittämällä projektisalkunjohtamisen opintoja tiettyyn korkeakouluun ja tarjoamalla koulutusta kuitenkin kaikkiin korkeakouluihin monimuoto- ja verkko-opintoina. Näin säästetään suunnittelu- ja opetuskustannuksissa, kun toteuttavia resursseja tarvitaan vain yhdestä korkeakoulusta. Suunnittelutyötä voi toteuttaa useamman korkeakoulun kesken ja toteutuneiden opintojen palautteiden kautta myös kehittää yhteistyössä opintosisältöjä. Korkeakoululle tulisi luoda kannustimia yhteistyöhön, jotta opiskelijoiden ja elinkeinoelämän edut tulisi huomioiduiksi. Oppilaitosten oman osaamispääoman laajentaminen on tärkeää erityisesti pienille oppilaitoksille. Yhteistyön kautta on mahdollista luoda yhteisiä käytäntöjä saattaa koulutustarjonnat paremmin tarjolle ja helpommin löydettäviksi. Kuten opinnäytetyössä huomattiin, projektisalkun johtamiseen liittyviä opintoja, tai edes käsitettä, on haastavaa löytää suomalaisten korkeakoulujen opintosuunnitelmista.
Salkunhallinnan järjestelmä läpinäkyvyyden ja tehostamisen työvälineenä
Projektisalkun hallintaan kehitetyt tietojärjestelmät tuovat projektitoiminnan johtamiseen läpinäkyvyyttä ja avoimuutta ja mahdollistavat visualisten työkalujen hyödyntämisen kokonaisuuden johtamisessa. Salkunhallintajärjestelmän käyttöönoton myötä luodut yhdenmukaiset ja kurinalaiset toimintatavat ovat selkeitä positiivisia tekijöitä organisaation projektitoiminnan johtamisessa. Tiedon laatu paranee, kun on yksi paikka ja yhdenmukainen tapa kirjata ja seurata projektitoimintaan liittyviä asioita. Avoimuus ja läpinäkyvyys mahdollistaa organisaation oppimisen ja salkun sisällön laadun jatkuvan parantamisen. Johdon on helpompi seurata projektien tilanteiden edistymistä salkunhallintajärjestelmän kautta. Järjestelmän visuaalisuus, kuvat ja kaaviot, mahdollistavat havainnot suuremmasta tietomäärästä yhdellä kertaa, toisin kuin tekstipohjainen aineisto. Järjestelmien luoma visuaalisuus vähentää ihmisten työmuistin kuormitusta ja helpottaa erottamaan päätöksiä tai selvityksiä vaativat poikkeamat suuresta massasta. Salkunhallintajärjestelmä tukee ja tehostaa toimintaa projektisalkunjohtamisen prosessissa. Projektisalkunjohtamisen opinnoissa työvälinekokemukset ovat tärkeitä, sillä ne tuovat työelämän kokemukset ja konkreettiset tarpeet lähemmäs opintoja sekä sitovat teoriaopinnot käytäntöön. Opiskelija – ja elinkeinoelämän yhteistyön kautta korkeakoulut saavat kehitysideoita oman toimintansa kehittämiseen. Parhaimmillaan korkeakoulujen, elinkeinoelämän organisaatioiden ja järjestelmätoimittajien yhteistyö kantaa hedelmää kaikille projektisalkun johtamisen parissa työskenteleville. Thinking Portfolion Master Talent -ohjelma antaa korkeakouluille mahdollisuuden saada käyttöönsä projektisalkunhallinnan järjestelmä oppimisen tueksi esimerkiksi yksittäisellä opintojaksoilla tai osana opintokokonaisuutta. Oppilaitokset, jotka ovat tämän järjestelmän ottaneet osaksi opiskelua, pitävät sitä hyödyllisenä osana opetuksen kokonaisuutta.
Yhdessä hyvä tulee!
Opinnäytetyössä tehdyn haastattelututkimuksen kautta elinkeinoelämän edustajilta tuli muutamia yksittäisiä toiveita ja huomioita korkeakoulujen projektisalkun johtamisen opintoihin liittyen. Tällaisia olivat mm. liiketoimintatarkastelun tai tiekarttojen laatiminen ja priorisoinnin harjoittelu muutostilanteissa. Kuitenkin yksittäisiä sisältöön liittyvien ehdotusten sijaan nähtiin tärkeämmäksi se, että kaikki projektitoiminnan johtamiseen ja salkkujohtamiseen liittyvät opinnot kytkettäisiin kokonaisuudeksi lähemmäs toisiaan ja tiiviiksi osaksi myös muitakin korkeakoulujen johtamisopintoja. Yhteistyöllä korkeakouluilla on mahdollista luoda laadukkaita opintosisältöjä ja käyttää resursseja järkevästi. Korkeakoulujen kannattaa aktiivisesti hyödyntää opiskelijoiden työelämän kautta saatuja salkkujohtamisen kokemuksia eri liiketoiminnan alueilta. Erityisesti ylempään korkeakoulututkintoon johtavissa opinnoissa opiskelijoiden osallistuminen koulutuksen jatkuvaan kehittämiseen on ehdottoman tärkeää.
Kuvassa 1 tiivistetään, kuinka kaikkia osapuolia tarvitaan, jotta projektisalkun johtamisen osaamista voidaan lisätä ja syventää. Käytännön työn ja opiskelun nivominen yhteen tuo parhaan tuloksen. Perusteet projektisalkun johtamisen opiskelulle luodaan jo korkeakoulujen perustutkinto-opinnoissa. Perusteista on hyvä lähteä syventämään osaamista ylempään korkeakoulututkintoon johtavissa opinnoissa jo työelämässä mukana olevien opiskelijoiden kokemusten rikastamana. Salkunhallintajärjestelmään liittyvän kehitysyhteistyön tuomilla ideoilla kruunataan sekä korkeakoulujen että elinkeinoelämän käytännön läheisyys jatkossakin.
Työelämäläheisten ammattilaisten kouluttamisessa suomalaisissa korkeakouluissa tarvitaan sopivassa suhteessa soveltavaa työelämäosaamista yhdistettynä jäsenneltyihin teoriaopintoihin. Projektisalkun johtamiseen liittyvässä osaamisen kehittämisessä on kaikilla jo työelämässä olevilla merkittävä rooli – jaetaan osaamistamme ja kokemuksiamme!
Lähteet:
Rantauoma, M. 2023. Projektisalkkujohtamisen korkeakouluopetuksen kehittäminen : Thinking Portfolion Master Talent -ohjelman tukemana – Theseus Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.