Roolien selkeyttäminen vapauttaa aikaa ennakoivaan kiinteistöjen kunnossapitoon
Kiinteistön ylläpitoinsinöörin työtehtävät saattavat pirstaloitua teknisen asiantuntijatyön, käyttäjäkontaktien, hankintojen ja hallinnollisten tehtävien välille. YAMK-opinnäytetyön (Helstamo, 2026) tulokset osoittavat, että roolien vastuujaon selkeyttämisellä voidaan parantaa kiinteistöjen ennakoivaa kunnossapitoa.
Julkisten rakennusten tulee olla käyttäjilleen turvallisia ja toimintavarmoja koko niiden elinkaaren ajan. Rakentamislaki (751/2023, § 5) vaatii myös, että rakennusten on oltava suunnitelmallisesti hoidettuja ja kunnossapidettyjä. Nämä edellyttävät, että rakennusten kunnossapitotarpeita pystytään ennustamaan ja niitä voidaan resursoida ennen, kuin ne muuttuvat akuuteiksi ja toimintahäiriöitä aiheuttaviksi kiireellisiksi vikatilanteiksi. Ennakoiva kiinteistöjen kunnossapito vaatii hyvien suunnitelmien lisäksi aikaa, selkeitä vastuujakoja eri roolien välillä ja luotettavaa ja ajantasaista tietoa rakennusten kunnosta.
Kiinteistön ylläpitoinsinööri työskentelee useiden eri osapuolten ja toimijoiden kanssa ja tehtäviin saattaa sisältyä rakennusten kunnossapidon seurantaa, pitkän tähtäimen suunnittelua (PTS), kunnossapitotoimenpiteiden rakennusteknistä valvontaa ja rakennushankkeiden valmistelua ja akuuttien vika- ja ongelmatilanteiden ratkaisemista. Olennainen osa ylläpitoinsinöörin tehtäviä on kiinteistönhoitopalveluiden kilpailutusprosessiin osallistuminen ja sopimuskaudella kiinteistönhoidon laadunvalvonta.
Ylläpitoinsinöörin työpäivien täyttyminen laskujen käsittelystä, pienhankinnoista ja erilaisiin yhteydenottoihin vastaamisesta sekä epäselvien vastuurajapintojen selvittämisestä, jää suunnitelmalliselle ja ennakoivalle kunnossapidolle vähemmän työaikaa.
Kirjallisesti määritelty tehtävänkuva ei yksin takaa selkeää työnjakoa
YAMK-opinnäytetyön (Helstamo, 2026) yhteydessä Turun kaupungin Tilapalveluiden kunnossapitohenkilöstölle osoitetun kyselyn (n = 5) mukaan kiinteistön ylläpitoinsinöörin tehtävänkuva on kirjallisesti määritelty, mutta enemmistö vastaajista oli sitä mieltä, että vastuualueita ei ole selkeästi rajattu. Suuri osa vastausjoukosta koki kyselyn mukaan myös päällekkäisyyksiä tehtävissä muiden roolien kanssa. Päällekkäisiä tehtäviä kerrottiin olevan muun muassa asiakasrajapinnassa, hankintatehtävissä, laskujen käsittelyssä, taloteknisissä asiantuntijatehtävissä ja investointihankkeiden valmistelussa.
Kyselyn tulokset vahvistivat sen, että pelkkä tehtävänkuvan kirjallinen määritys ei yksinään ratkaise työnjaon ongelmia, vaan olennaista on se, kuinka tarkasti eri tehtävien rajapinnat, päätösvalta ja tiedonkulun käytännöt on onnistuttu kuvaamaan. Työtehtäviin saattaa tulla katkoksia, jos ei ole selvyyttä siitä, kuka ottaa asian hoitaakseen, kenelle kuuluu ratkaisun valmistelu tai kuka tekee päätöksen asian hoitamisesta.
Vertailuorganisaatioissa havaittu hyviä käytäntöjä
Opinnäytetyön aineistona käytetty verkkokysely osoitettiin myös muille julkisille kiinteistöorganisaatioille ja verrattiin vastauksia (n = 5) oman organisaation näkemyksiin. Vertailussa tunnistettiin useita eri käytäntöjä, joita vastaajien mukaan on mahdollista ottaa käyttöön myös muissa organisaatioissa. Huomioitavaa kuitenkin on, että kyseisiä käytäntöjä ei voida siirtää sellaisenaan organisaatiosta toiseen, vaan ennen siirtoa tulee huomioida erilaiset organisaatiorakenteet, kiinteistökannat ja resurssit. Kyselyn tuloksista oli kuitenkin pääteltävissä, että ennakoivaa kiinteistöjen kunnossapitoa voidaan edistää toteuttamalla konkreettisia työnjaon ja tiedonhallinnan selkeyttämistoimilla.
Tekninen asiantuntijuus ylläpitoinsinöörin ydintehtäväksi
Opinnäytetyön (Helstamo, 2026) tuloksena laaditussa uudessa toimintamalliehdotuksessa ylläpitoinsinöörin työtehtäviä painotetaan nykyistä enemmän rakennusten teknisen kunnon seurantaan, PTS-suunnitteluun ja korjaustoimenpiteiden priorisointiin. Hankintojen osalta ylläpitoinsinööri osallistuisi rakennusteknistä osaamista vaativien hankintojen valmisteluun ja muiden hankintojen valmisteluun osallistuminen ja pienhankintojen laskunkäsittely siirrettäisiin hankinta-asiantuntijalle.
Uuden toimintamallin käyttöönottoa ei voida toteuttaa ainoastaan ylläpitoinsinöörin tehtävänkuvaa päivittämällä, vaan muutos tulisi nähdä kokonaisuutena, jossa eri roolien vastuut selkeytetään, tarvittavat työajat ja osaaminen resursoidaan ja kohdennetaan tarkoituksenmukaisesti ja varmistetaan se, että asiantuntijoilla on käytössään työtehtäviä tukevat ajantasaiset järjestelmät. Muussa tapauksessa on olemassa riski siitä, että työtehtävien kuormitus ei vähene, vaan se siirtyy roolilta toiselle.
Selkeä työnjako eri roolien kesken on hallinnollisen tavoitteen lisäksi ennakoivan kiinteistöjen kunnossapidon edellytys. Tilanteessa, jossa tekninen asiantuntija pystyy keskittymään rakennusten kunnon seurantaan ja kunnossapitotarpeiden priorisointiin, on organisaatiolla edellytykset varmistaa rakennusten arvon säilyminen niiden koko elinkaaren ajan.
Lähde
Helstamo, K. (2026) Kiinteistön ylläpitoinsinöörin tehtävien uudelleenorganisointi – ennakoivan kunnossapidon parantaminen. Opinnäytetyö. Master School. Turun ammattikorkeakoulu.