Projektin vaatimusmäärittely palvelukeskusympäristössä – haastetta kerrakseen!
Taloudellisen hyödyn tavoittelu ja saatavilla oleva henkilöresurssien väheneminen ovat varsinkin julkisella sektorilla ajaneet kuntia ja kaupunkeja ulkoistamaan talous- ja palkkahallinnon palveluita yrityksiin, erilaisiin palvelukeskuksiin. Näissä palvelukeskuksissa toteutetaan vuosittain lukuisia järjestelmien käyttöönottoprojekteja. Jotta näiden projektien toimintatapoja saataisiin vakioitua, ja sitä kautta niiden vertailtavuutta ja laatua nostettua, tarvitaan vaatimusmäärittelylle projektimallien lisäksi oma vaatimusmäärittelyn vakiomalli.
Tämä artikkeli perustuu Master Schoolin Projektijohtamisen koulutuksessa tehtyyn opinnäytetyöhön, jossa palvelukeskukselle määriteltiin käyttöönottoprojekteja varten sen liiketoimintamallia tukeva vaatimusmäärittelyn vakiomalli.
Palvelukeskuksen liiketoimintamalli ja sen merkitys käyttöönottoprojektille
Palvelukeskuksen keskeinen liiketoimintaidea on tuottaa usealle eri organisaatiolle palveluja vakioitujen liiketoimintaprosessien ja vakioitujen IT-työkalujen avulla. Vakioidut työkalut ovat valmisohjelmia, joita voidaan ostaa vakiopakettina ja valmiiksi asennettuna vakioratkaisuna. Vakioimalla sekä tekeminen että työkalut päästään hyödyntämään suuria volyymejä, ja sitä kautta tekemään hallinnollinen työ kustannustehokkaammin kuin mitä yksittäinen organisaatio tai sen osa pystyisi. Erilaiset palvelun tuottamisessa tarvittavat resurssit voidaan keskittää, jolloin niiden hyödyntäminen on tehokkaampaa: vähemmällä voidaan saada aikaan enemmän, koska esimerkiksi hajautetun mallin päällekkäisyydet voidaan eliminoida (eri organisaation osilla omat resurssit). Vakioidut prosessit takaavat varmemmin katkeamattoman osaamisen hallinnan ja helpottavat uuden henkilön perehdyttämisessä.
Vaikka palvelukeskuksia on hyödynnetty osana liiketoimintaa jo vuosikymmeniä, niiden liiketoiminnan periaatteet ja strategiat näkyvät edelleen melko vähän palvelukeskuksille tarjottavissa IT-palveluissa. Esimerkiksi projektimallit ja sovellustuki määritellään edelleen usein yksittäisen asiakkuuden tarpeita vastaavaksi. IT-toimittaja myy palvelukeskukselle käyttöönottoprojektin usein ymmärtämättä, että kyseisen käyttöönottoprojektin sidosryhmiä on huomattava määrä yksittäisen asiakkaan käyttöönottoprojektiin verrattuna. Projektin vaatimusmäärittelyssä tämä tarkoittaa vaatimusten suurempaa lukumäärää, laajempaa sisällön kirjoa sekä vaatimusten tahdon ja tarpeen tasapainoilua.
Vaatimusmäärittelyn vakiomalli
Vaatimusmäärittelyn tavoitteena on löytää ne tarpeet, jotka ovat sekä palvelukeskuksen liiketoiminnalle (strategiset tavoitteet) että sen loppuasiakkaalle merkityksellisiä ja lisäarvoa tuottavia. Palvelukeskuksen liiketoiminnan näkökulmien eli strategisten vaatimusten ja valmisohjelman näkökulmien on oltava linjassa, jotta vaatimusmäärittelyllä löydetyt tarpeet tuottavat yhdessä lisäarvoa kaikille osapuolille. Palvelukeskusympäristön vaatimusmäärittely pitää sisällään usean eri sidostyhmän odotuksia ja tahtotiloja. Sidosryhmiä, niissä toimivia henkilöitä, sekä heidän toiveitaan että vaatimuksiaan on hyvin monenlaisia. Siksi on tärkeää saada vaatimusmäärittelylle projektissa yhtenäinen määritelmä, rakenne ja sisältö. Vaatimusmäärittelyn vakiomalli pyrkii täyttämään tämän tarpeen.
Alla oleva kuva havainnollistaa sitä, miten vaatimusten keräämisessä jokaista alakohtaa peilataan iteraatiokierroksien kautta strategisiin, taktisiin ja operatiivisiin tavoitteisiin. Näin toimien varmistutaan siitä, että projektin tuotos tukee strategiaa, ja että siinä määritellyt tavoitteet on otettu huomioon valmisohjelman toiminnollisuuksien analyysissä jokaisella liiketoiminnan tasolla. Strategisessa määrittelyissä annettuja tavoitteita iteroidaan joka kierroksella tarkemmalle tasolle alkaen johdon ylätason strategisista tavoitteista päättyen käytännön operatiivisiin toimintoihin.
Jokainen palvelukeskus on oman yrityshistoriansa tuotos, eikä tarkan tason vaatimusmäärittelyn kysymyksiä ole mahdollista antaa. Mallin tarkoitus on ohjata vaatimusmäärittelyn painopiste kriittisiin aihealueisiin ja niiden toiminnallisuuksiin, jotta ainakin tärkeät aihealueet tulevat käsitellyiksi jokaisessa vaatimusmäärittelyssä. Kolmen liiketoimintatason iteraatiot varmistavat, että strategia tulee otetuksi huomioon jo varhaisessa vaiheessa, eikä strategian ulkopuolella olevia vaatimuksia tule vaatimusmäärittelyyn mukaan. Vakiomallin avulla saadaan jatkossa vaatimusten keräämiseen pysyvä rakenne ja lisätään eri projektien välistä vertailtavuutta, koska vaatimukset tuotetaan yhteneväisen prosessin mukaan projektista toiseen.
Lähde:
Kunnas-Soini, E. 2023. Vaatimusmäärittely palvelukeskusympäristössä – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.