• Jatkuva kehitys
• Perehdyttäminen
• prosessi
• Työnopastus

Lähes jokainen yritys käyttää resursseja perehdyttämiseen. Usein perehdytys kuitenkin mielletään pakollisena pahana, eikä sen mahdollisuuksia oteta huomioon. Perehdytys ei merkitse vain uuden työntekijän opastamista, sillä oikein tehtynä se kehittää koko organisaatiota. Siksi perehdyttäminen on koko työyhteisön asia ja ajaa yritystä kohti tavoitteitaan turvallisessa sekä osaavassa ympäristössä.

Perehdyttäminen pähkinänkuoressa

Perehdyttäminen tarkoittaa kaikkia niitä toimia, joiden avulla saatetaan uusi työntekijä osaksi organisaatiota. Hyvällä perehdytyksellä pystytään takaamaan uuden työntekijän oikeaoppinen, laadukas sekä turvallinen itsenäinen työskentely. Perehdytyssuhde on aina kaksisuuntainen, missä tavoitteena on saavuttaa työnantajan tavoittelema suorituskyky sekä uuden työntekijän kaipaama turvallinen työympäristö. Perehdytysprosessi pyritään usein suunnittelemaan yrityksen strategian ja tavoitteiden ympärille. Usein tavoitteeksi määritelläänkin, että perehdyttäminen varmistaa rekrytoinnin onnistuminen sekä sen muokkaantumisen kannattavaksi pidemmällä aikavälillä. Vaikka jokainen perehdytys on yksilöllinen, toimii aina prosessin tukipilareina tietyt lainalaisuudet ja käytänteet.

Perehdytysprosessin kehittäminen opinnäytetyönä

Opinnäytetyö pohjautui kohdeyrityksen tarpeeseen kehittää työpistekohtaista perehdytysprosessia. Kyseisessä perehdytyksessä työntekijä perehdytetään tietyn työpisteen työtehtäviin sekä turvallisuuteen. Kyseessä on jo toimiva prosessi, joka on osa yrityksen perehdytysohjelmaa. Yrityksessä oli kuitenkin todettu, ettei perehdytys aja asiaansa maksimaalisella teholla. Tämän pohjalta syntyi toimeksianto, jonka tavoitteena oli kartoittaa nykyisen prosessin epäkohdat sekä tuottaa kehitysehdotuksia prosessin parantamiseksi. Parannusehdotusten avulla pyritään tehostamaan perehdytystä, jotta se toisi maksimaalisen hyödyn kaikille osapuolille.  

Tavoitteisiin pyrittiin pääsemään tutkimuksen sekä teoreettisen viitekehyksen avulla. Vaikka tutkimus keskittyi yhteen perehdytysohjelman osa-alueeseen, oli perehdytystä tärkeä käsitellä kokonaisuutena. Tämän takia tutkimusmenetelmäksi valikoitui laadullinen eli kvalitatiivinen kehittämistutkimus, jolla pyritään tutkimaan sekä ymmärtämään koko prosessia. Jotta tutkimus olisi mahdollisimman kattava, tutustuttiin aiheeseen ensin laajan teoriapohjan kautta. Tällä varmistettiin, että jo olemassa oleva prosessi kattoi kaikki perehdytysprosessille ominaiset piirteet sekä lait. Laaja teoreettinen ymmärrys aiheesta mahdollisti myös tutkimuksen laadukkaan rakenteen.

Koska oikeaoppinen perehdytys vaatii koko organisaation sitoutumisen, oli tärkeää, että opinnäytetyössä perehdytystä tarkasteltiin kaikkien kohderyhmien näkökulmasta. Lähtötietojen ja teorian perusteella koottiin haastattelukysymyksiä prosessin tilan kartoittamiseksi. Perehdytettäviltä tietoa kerättiin teemahaastatteluiden avulla, kun taas perehdyttäjät vastasivat avoimeen kyselylomakkeeseen. Myös kerättyä aineistoa analysoitiin monesta näkökulmasta. Triangulaatiossa tulokset koottiin yhteen, joka mahdollisti niiden käytön kehitysehdotusten pohjana.

Pienillä muutoksilla suuriin tuloksiin

Vaikka tutkimuksen otanta oli melko kapea henkilöstömäärään nähden, oli tulokset arvokkaita opinnäytetyön tavoitteiden kannalta. Sekä perehdyttäjät että perehdytettävät nostivat esille samoja ongelmakohtia, joten tutkimustulokset antoivat selkeät parannusta kaipaavat osa-alueet. Tärkeimmiksi kehityskohteiksi nousivat vertainen perehdyttäjänä, prosessin aikataulu sekä prosessin asiasisältö. Tuloksista huolimatta todettiin prosessi pääpiirteittäin toimivaksi kokonaisuudeksi. Myös teorian näkökulmasta työpistekohtainen perehdytys oli linjassaan, ja täytti se lain puolesta kaikki vaadittavat pykälät. Tuloksista pystyikin päättelemään, kuinka tärkeää on kartoittaa tietyin väliajoin myös toimivan kokonaisuuden nykytilaa. Tutkimuksessa huomattiinkin, kuinka yksinkertaisilla muutoksilla on suuri vaikutus koko prosessin sujuvuuteen sekä lopulta koko yrityksen suorituskykyyn. Vaikka kyseessä on hyvin yksinkertaisia asioita, voidaan ne helposti laiminlyödä esimerkiksi kiireen takia. Harva ajattelee, että vajaa perehdytys aiheuttaa yritykselle vain harmia.

Jatkuva kehitys

Opinnäytetyön tavoitteet rajautuivat vain nykytilan kartoittamiseen sekä parannusehdotusten luomiseen. Näin ollen tutkimuksen tuloksia ei testattu vielä käytännössä. Koska yrityksen tuotanto on projektiluontoista, luo se oivan mahdollisuuden kehittää työpistekohtaista perehdytysprosessia tulevissa projekteissa. Myös uusi työvoima mahdollistaa työkalujen testauksen sekä muokkauksen optimaaliseksi, jotta se olisi linjassa organisaation strategian sekä uuden projektin raamien kanssa. Onkin mielenkiintoista nähdä, millaisiin tuloksiin pelkällä perehdytysohjelman tehostamisella voidaan päästä suuren tuotanto-organisaation arjessa.

Oikeaa tapaa perehdyttämisessä ei ole. Koska jokainen perehdytys on yksilöllinen, tulee yrityksen itse räätälöidä organisaatiolleen sopivin prosessi. Usein perehdyttämisen onnistumista mitataan vain yrityksen näkökulmasta, mikä ei kerro koko totuutta. Toimivan perehdytyksen mittarina olisikin tuotannon tehokkuuden lisäksi hyvä seurata koko työyhteisön hyvinvointia. Ilman osaavaa henkilöstöä on yrityksen jatkuva kehitys sekä kasvu miltei mahdotonta.

Lähteet

Saari, M. 2023. Työpistekohtaisen perehdytysprosessin kehitys kohdeyrityksessä. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.