Yrityksen investoinnit sähköisten järjestelmien päivityksiin kapasiteetin noustessa tuovat hyötyjä sekä yritykselle, että sen asiakkaille
Nykypäivänä jokainen yritys kilpailee pysyäkseen digitalisaation perässä pitämällä omat sähköiset järjestelmät ajan tasalla ja päivittämällä ne, kun tarve vaatii. Miten näiden sähköisten järjestelmien implementointi tapahtuu isossa varustamoyrityksessä?
Hyvä kapasiteetinhallinta on yksi yrityksen tärkeimmistä aspekteista, sillä se takaa sulavan ja toimivan asiointiprosessin sekä yrityksessä asioivalle asiakkaalle että yrityksen toimihenkilöille. Kapasiteetinhallinta menee nykyaikana todella hyvin yhteen digitalisaation kanssa, koska digitalisaatio on tuonut paljon mahdollisuuksia yrityksille parantaa heidän kapasiteetinhallintaansa erilaisten sähköisten järjestelmien implementointien/päivityksien avulla. Alempana käydään läpi miten yksi Suomen suurimmista laivavarustamoyrityksistä kohtaa kasvavan kapasiteetin ja käyttää tilaisuuden hyväksi uudistamalla omat sähköiset järjestelmänsä.
Sähköisten järjestelmien uudistukset ja niiden tuomat parannukset
Toimeksiantajayritys, tässä tapauksessa on Finnlines Oyj, haluaa dokumentoida prosessin, jossa yrityksen sähköiset järjestelmät viedään nykypäivään, jotta uusien aluksien tuoma kapasiteetinkasvu sujuu mahdollisimman mutkattomasti. Päivitykset tehdään yrityksen B2B-varauspalveluun ja myös kokonaan uusi SSCI-järjestelmä tullaan implementoimaan yrityksen käyttöön. SSCI eli Self-Service Check-In on järjestelmä, jossa asiakkaat saavat itse tehdä matkalähtöselvityksensä älypuhelimen ja itsepalvelukioskien avulla. SSCI-järjestelmän avulla fyysiset ihmiskontaktit vähenevät ja yrityksen toimihenkilöiden resurssit vapautuvat muihin tehtäviin, mikäli se on tarpeellista. B2B-varauspalvelu saa täysin uuden ilmeen laajoilla toimintolaajennuksilla. Molemmat uudistukset tuovat suurta hyötyä sekä Finnlinesin asiakkaille että yrityksen toimihenkilöille.
Uudistuksien tuomat edut:
- uudistetut järjestelmät, joilla parannetaan yleistä asiakaskokemusta
- jokapäiväiset ja toistuvat toiminnot automatisoituvat
- palvelut tuodaan yhteen paikkaan, joka luo asiakkaalle selkeän ja helppokäyttöisen alustan
- Finnlinesin henkilöstön resurssit vapautuvat muuhun, kun manuaalinen jokapäiväinen työ vähentyy
- ihmiskontaktit vähentyvät ja prosessit automatisoituvat ja nopeutuvat
- ruuhka-aikoihin kohdistuva paine vähenee
Sähköisten järjestelmien implementointi
Yrityksessä oli jo olemassa oleva varausjärjestelmä ja sähköiset palvelut ja uudistuksia alettiin suunnittelemaan tänä vuonna tapahtuvan suuren kapasiteetin nousun takia. Näiden uusien järjestelmien on sulauduttava suoraan olemassa olevaan infrastruktuuriin, joten projektit vaativat paljon suunnittelua, jotta tulos olisi mahdollisimman sulava ja toimiva. Sähköisten järjestelmien suunnittelu- ja kehitystyö tehdään yhteistyössä Finnlinesin henkilöstön ja sovelluskehittäjän kanssa ja alustana tälle työlle käytetään ProjectTOP-testausalustaa ja sovelluskehittäjän suunnittelemaa sovellusta. Sovelluksien kehitystyö on edennyt sujuvasti ja tällä hetkellä ollaan siinä vaiheessa, että ammattikuljettajien Self-Service Check-In järjestelmä on edennyt valituille asiakkaille testaukseen oikeaan käyttöympäristöönsä ja uuden varausjärjestelmän sisäinen testaus on melkein ohi, jonka jälkeen se etenee myös asiakkaille testaukseen. Testaus- ja datankeräysvaiheen jälkeen on vuorossa molempien systeemien käyttöönotto ja käytön valvonta.
Lähteet
Savola, M. 2023. Varustamoyrityksen uudistetut sähköiset järjestelmät ja niiden tuomat mahdollisuudet asiakkaille – Theseus. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.