Tehokas sisäinen viestintä työyhteisön voimavarana
Sisäinen viestintä on organisaation sisällä tapahtuvaa tiedon jakamista, jossa jokaisella työyhteisön jäsenellä on aktiivinen rooli. Toimiva sisäinen viestintä on tärkeää ja sitä voidaan pitää jopa työyhteisöjen toiminnan perustana. Sisäinen viestinnän tulisi olla strateginen valinta, joka sisältää tavoitteita ja yhteisiä toimintatapoja.
Tiedon jakamisen lisäksi sisäinen viestintä on ennen kaikkea kaksisuuntaista vuorovaikutusta; tiedon tuottamista ja muokkaamista sekä keskustelua ja organisaation sisäisen yhteisöllisyyden luomista (Honkala ym. 2013, 183; Juholin 2013, 175). Sisäisellä viestinnällä on merkitystä organisaation kehittämisen, hyvän ilmapiirin luomisen ja henkilöstön motivoimisen kannalta (Lohtaja & Kaihovirta-Rapo 2007, 14). Hyvä vuorovaikutus ja avoin tiedonkulku lisäävät luottamuksellista ja avointa työilmapiiriä.
Olennainen osa vuorovaikutusta on viestintään käytettävät välineet. Sisäinen viestintä voi tapahtua kasvokkain, kuten erilaisissa keskusteluissa ja palavereissa, se voi tapahtua ilmoitustaulun ja tiedotteiden välityksellä tai sähköisiä sovelluksia, kuten sähköpostia ja intranettiä hyödyntämällä.
Virallisesti työyhteisössä käytössä olevien viestinnän välineiden lisäksi sisäistä viestintää on myös epävirallisia kanavien, kuten puskaradion välityksellä siirtyvä tieto. Tällä tarkoitetaan sitä, että puutteellisen tiedottamisen vuoksi työyhteisöön syntyy niin sanottuja uutistyhjiöitä. Jos työntekijät tietävät, että jotain on tapahtumassa, mutta heille ei siitä kerrota, alkaa puskaradio täyttämään syntynyttä tyhjiötä. (Åberg 2006, 111–112.)
Kun keskustelu puskaradiossa on päässyt vauhtiin, sitä on lähes mahdotonta pysäyttää. Kun erilaiset spekulaatiot ovat lähteneet liikkeelle, paras tapa katkaista niiltä siivet, on nopea, aktiivinen ja luotettava sisäinen tiedotus.
Henkilöstön viestintätyytyväisyyden ja työtyytyväisyyden välillä on havaittu olevan selvä yhteys (Doleman ym. 2021; Verčič & Špoljarić 2020). Ne ketkä ovat viestintään tyytyväisiä, ovat tyytyväisempiä työhönsä kuin viestintään tyytymättömät.
Työtyytyväisyyden on havaittu lisäävän merkittävästi myös organisaatioon sitoutumista (Doleman ym. 2021; Verčič & Vokić 2017) ja ehkäisevän hakeutumista muihin saman alan töihin (Doleman ym. 2021). Tärkeitä organisaatioon sitoutumiseen vaikuttavia tekijöitä ovat palaute, avoimet viestintäkanavat esihenkilöiden ja työntekijöiden välillä sekä tietojen jakaminen työntekijöiden kanssa (Verčič & Vokić 2017).
Viestintätyytyväisyyden kannalta merkitystä on erityisesti sillä, millaiseksi viestittäjäksi oma esihenkilö koetaan. On kuitenkin tärkeää muistaa, että viestintä on vuorovaikutteinen tilanne, jossa alainen ei ole passiivinen vastaanottaja, vaan aktiivinen ja aloitteellinen yksilö, jolla on oikeus saada tietoa, mutta toisaalta myös velvollisuus sitä itse hankkia. (Åberg 2006, 110.)
Esihenkilö voi kehittyä paremmaksi viestijäksi asettumalla alaistensa asemaan ja kuuntelemalla mitä sanottavaa heillä on. Eniten esihenkilöiden viestinnässä arvostetaan kykyä antaa ja vastaanottaa palautetta, oleellisten ja ajankohtaisten asioiden viestimistä yksiselitteisesti, uskallusta ilmaista mielipiteensä ja myöntää virheensä sekä kykyä pyytää anteeksi. (Juholin 2017, 267–268.)
Tehokas sisäinen viestintä auttaa työyhteisöjä kohtaamaan arjen haasteita ja tukee työhyvinvointia, joka on merkittävä työyhteisöjen voimavara.
Terveyskeskussairaalassa toteutettiin opinnäytetyönä kehittämisprojekti, jossa selvitettiin sisäisen viestinnän nykytilanne ja kehittämistarpeet sähköisen kyselyn ja Learning café menetelmän avulla sekä laadittiin sisäisen viestinnän kehittämissuunnitelma. Opinnäytetyön lähtökohtana oli koettu tarve sisäisen viestinnän kehittämiseen.
Kyselyn ja Learning café istunnoissa saatujen vastausten perusteella työyhteisön sisäisessä viestinnässä koettiin olevan sekä hyviä että huonoja asioita. Kiitosta tiedonkulun osalta saivat esimerkiksi osastopalaverit ja viikkotiedotteet sekä esihenkilöviestinnän osalta esimerkiksi avoin vuorovaikutus. Tyytymättömiä oltiin esimerkiksi asioista tiedottamisen määrään ja ajantasaisuuteen sekä esimiehiltä saadun palautteen määrään.
Opinnäytetyöhön kuuluneen kyselyssä selvitettiin myös henkilöstön näkemyksiä sisäisen viestinnän yhteydestä työhyvinvointiin ja organisaatioon sitoutumiseen. Kyselyn tulokset olivat saman suuntaisia edellä mainittujen tutkimusten kanssa. Kyselyyn vastaajista 96 prosenttia oli sitä mieltä, että hyvä sisäinen viestintä tukee työhyvinvointia ja 86 prosenttia sitä mieltä, että työtyytyväisyys vaikuttaa organisaatioon sitoutumiseen. Vastanneista 58 prosenttia koki oman organisaation sisäisen viestinnän tukevan omaa työhyvinvointiaan ja 66 prosenttia koki sen tukevan sitoutumistaan organisaatioon.
Opinnäytetyön tuotoksena laaditussa kehittämisuunnitelmassa kuvataan sisäisen viestinnän nykytila, hyväksi koetut asiat ja kehittämistarpeet sekä kehittämisehdotukset. Kehittämissuunnitelma antaa lähiesihenkilöille hyvän pohjan sisäisen viestinnän kehittämiseen.
Lähteet:
Saastamoinen, S. 2023. Sisäisen viestinnän yhteys työhyvinvointiin ja työtyytyväisyyteen – Kehittämissuunnitelma Salon terveyskeskussairaalaan. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö (YAMK).
Doleman, G.; Twigg, D.; Bayes, S. & Chivers, 2021. Paediatric nurses’ satisfaction with organisational communication, job satisfaction, and intention to stay: A structural equation modelling analysis. School of Nursing and Midwifery, Edith Cowan University. Viitattu 30.10.2021 https://www-sciencedirect-com.ezproxy.turkuamk.fi/science/article/pii/S1322769620301578
Honkala, P., Kortetjärvi-Nurmi, S., Rosenström, A. & Siira-Jokinen, S. 2013. Linkki. Työyhteisön viestintä. Helsinki: Edita Publishing Oy.
Juholin, E. 2017. Communicare! Viestinnän tekijän käsikirja. Helsinki: Infor.
Juholin, E. 2013. Communicare! Kasva viestinnän ammattilaiseksi. Elisa Juholin & Management Institute of Finland MIF Oy.
Lohtaja, S. & Kaihovirta-Rapo, M. 2007. Tehoa työelämän viestintään. Puhu kuulijalle, kirjoita lukijalle. Helsinki: WSOYpro.
Verčič, A. & Špoljarić, A. 2020. Managing internal communication: How the choice of channels affects internal communication satisfaction.University of Zagreb, Faculty of Economics and Business. Viitattu 30.10.2021 https://www-sciencedirect-com.ezproxy.turkuamk.fi/science/article/pii/S0363811120300539
Verčič, A. & Vokić, N. 2017. Engaging employees through internal communication. Public relations review, volume 43, issue 5, December 2017, pages 885–893. Viitattu 30.10.2021 https://www-sciencedirect-com.ezproxy.turkuamk.fi/science/article/pii/S0363811116303848
Åberg, L. 2006. Johtamisviestintää! Esimiehen ja asiantuntijan viestintäkirja. Jyväskylä: Gummerus Kirjapaino Oy.