• viestintä
• viestintästrategia
• yritysviestintä

Viestintä on yksi jokaisen organisaation tärkeimmistä tehtävistä. Sen tarkoituksena on vakuuttaa yrityksen sidosryhmät sen strategiasta molemminpuolisen vuoropuhelun avulla ja varmistaa siten niiden tuki. Parhaimmillaan vuoropuhelussa keskeisinä elementteinä ovat tieto, yhteinen päämäärä sekä kummankin osapuolen aktiivinen viestintä ja kuuntelu. Yritysviestintä nähdäänkin tänä päivänä moniulotteisena toimijoiden vuoropuheluna ja viestien verkostona yksisuuntaisen tiedottamisen sijaan. Jatkuvan vuorovaikutteisen viestinnän avulla ihmiset tuottavat vallalla olevaa käsitystä organisaation merkityksestä ja sen roolista yhteiskunnassa.  

Viestintäkulttuuria ohjaavat yhteiset arvot  

Viestintäkulttuurilla tarkoitetaan sitä tapaa, jolla työyhteisö viestii keskenään. Se muokkautuu ajan saatossa käytänteiksi, joita ohjaavat yhteiset arvot ja uskomukset. Hyvä viestintäkulttuuri huomioi yksilöiden erilaiset tavat, vaikka siinä sitoudutaan yhteiseen päämäärään. Viestintäkulttuurin haasteena on kuitenkin näkemysten erilaisuus. Liiketoiminnan menestyksen kannalta yrityskulttuuria voidaan pitää yhtä tärkeänä kuin strategiaa. Avoin viestintäkulttuuri lisää työntekijöiden sitoutumista ja sitä, miten työntekijät viestivät yrityksestä. Sitoutuneet työntekijät ovat tuottavampia, pysyvät todennäköisemmin työnantajansa palveluksessa ja keskittyvät enemmän asiakkaisiin, mikä taas lisää yrityksen kannattavuutta.  

Epävirallinenkaan viestintä ei vähennä työntekijöiden tuottavuutta, vaan auttaa heitä hoitamaan työnsä tehokkaammin

Vuoropuhelu johdon ja henkilöstön välillä on tärkeä osa yritysviestintää. Se parantaa työntekijöiden osallistuvuutta organisaation toimintaan ja sen kehittämiseen. Osallistumisen tunne lisää työntekijöiden motivaatiota ja luottamusta organisaatioon, mikä puolestaan parantaa koettua terveyttä. Tyytyväisyys palautteeseen ja epäviralliseen viestintään lisäävät uskoa johtajien avoimuuteen. Työntekijöiden keskinäinen vuorovaikutus on myös yritykselle hyödyllistä, koska se tarjoaa työntekijälle yksilöllistä aikaa työtoverin kanssa ja lisää näin työstä saatavaa palautetta. Lisäksi se edesauttaa organisaation, yksikön ja yksittäisen työntekijän tavoitteiden selkeytymistä. Epävirallinenkaan viestintä ei vähennä työntekijöiden tuottavuutta, vaan auttaa heitä hoitamaan työnsä tehokkaammin.  

Viestintästrategian linjaukset antavat suunnan ja luovat pohjan käytännön viestinnälle  

Viestinnän suhde strategiaan on monimuotoinen ja monivivahteinen ilmiö.  Strategia voidaan nähdä jatkuvien viestintäprosessien yhdistelmänä, jonka tarkoituksena on rakentaa, määritellä, esittää, toteuttaa ja uudistaa strategiaa. Strateginen viestintä on siis molempia: se esittelee strategian ja muovaa sitä uudelleen. Viestintä on organisaation tavoitteiden saavuttamisen ja strategian toteuttamisen väline. Yritysviestinnän arvo määräytyy pitkälti sen kyvyllä tukea strategiassa määriteltyjä tavoitteita. 

Viestinnän johtamisen tulee olla strategista, suunnitelmallista ja vaikuttavaa

Viestintästrategian linjaukset antavat suunnan ja luovat pohjan käytännön viestinnälle. Vaikka viestintä on luonteeltaan operatiivista, sen johtamisen tulee olla strategista, suunnitelmallista ja vaikuttavaa. Viestinnän tavoitteet tulee määritellä ja niihin tulee pyrkiä suunnitelmallisesti. Lisäksi viestinnän onnistumista pitää mitata ja arvioida.  Mittarit on kohdistettava niihin viestinnän osa-alueisiin, jotka vaikuttavat eniten organisaation strategisiin tavoitteisiin. Ennen viestinnän tavoitteiden suunnittelua on kuitenkin arvioitava viestinnän nykytila.  

Viestintästrategian kehittäminen 

Opinnäytetyössä kehitettiin pienen terveyspalveluyrityksen viestintästrategiaa. Ensin tuli selvittää viestinnän nykytila eri sidosryhmien näkökulmasta. Lisäksi määritettiin strategisen viestinnän tavoitteet.  Nykytila-analyysi piti sisällään seuraavat toimet: 

• yritysviestinnän SWOT-analyysin eli vahvuuksien, heikkouksien, mahdollisuuksien ja uhkien määrittely 
• henkilöstökysely ja asiakastyytyväisyyskyselyt palveluiden tilaaja- ja käyttäjäasiakkaille. 
• yrityksen internetsivujen käytön analyysi   

Näiden avulla saatiin selkeä kuva yritysviestinnän tilasta, sen vahvuuksista ja kehityskohteista.  

Kehittämistyön tarkoituksena ei ollut muuttaa tai uudistaa kaikkea, vaan löytää kehitettävästä kohteesta ne elementit, jotka kaipaavat vahvistamista ja esilletuomista sekä ne, joita kannattaa parantaa. Tarkastelun kohteena olleessa yrityksessä todettiin olevan paljon hyviä viestinnän käytänteitä, jotka kehitettävässä viestintästrategiassa pyrittiin tekemään näkyväksi. Tällaisia olivat muun muassa hyvä maine, aktiivinen, avoin ja salliva viestintäkulttuuri sekä tasapuolisuus ja avoimuus viestinnässä. Kehitettävää löydettiin palautteenantokulttuurista ja laadunhallintajärjestelmän käytettävyydestä. Koska kyseessä oli terveyspalveluyritys, viestinnän periaatteiksi nousivat potilaslähtöisyys, vuorovaikutteisuus ja yhteenkuuluvuus. Mittareiksi valittiin:  

• asiakas- ja henkilöstökyselyt 
• asiakaslupauksen toteutumisen arviointi 
• nettisivujen käytön analysointi  

Lisäksi viestintästrategia tulee päivittää määräajoin. Tällöin on hyvä tehdä SWOT analyysi vallitsevasta tilanteesta. 

Lähteet:

Leivo, S. 2023. Viestintästrategia pienyritykselle. Suomen Neurolaboratorio Oy:n viestintästrategian kehittämistyö. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.