Business Intelligence estimoinnin tukena liiketoiminnan kehittämisessä
Valmetin Air Systems Raisiossa on muutama vuosi sitten uudistanut estimointimallejaan. Uudistukset luonnollisesti tuovat mukanaan myös uusia kehityskohteita, niin kuin tässäkin yhteydessä. Estimoinnin työkalut olivat todella minimissä, ja kaikki käytännössä tapahtui manuaalisesti. Tähän haluttiin pikimmiten muutos. Yhdeksi estimoinnin työkaluksi päätettiin luoda Power BI-järjestelmässä toimiva raportti, joka kuvaa estimaatin ja budjetin välistä varianssia. Tämä helpottaa itse estimoinnista vastaavien työntekijöiden työtä, sekä tuo esiin ne komponentit, missä suurimmat varianssit syntyvät. Tätä dataa voidaan tulevaisuudessa soveltaa esimerkiksi hinnoittelumallien kehittämiseen. Itse raportin tarve ymmärrettiin siinä vaiheessa, kun huomattiin, ettei komponenttien hintoihin kiinnitetä kovinkaan paljon huomiota yli projektirajojen, vaan kaikki tarkastelu on projektikohtaista. Tätä ongelmaa lähdettiin ratkaisemaan opinnäytetyön toimeksiannolla.
Projektikohtaisesta ajattelusta siirtyminen yritystasolle – ja kokonaisuuksien tarkastelu laajemmalla mittakaavalla dataan perustuen on olennainen osa tiedolla johtamista. Visualisointi helpottaa tunnuslukujen tarkastelua ja johtopäätöksien tekemistä – visualisointia tehdäänkin usein Business Intelligence -järjestelmän avulla, joista yksi tällä hetkellä suosituimmista on Power BI. Power BI valikoitui oikeaksi alustaksi sen perusteella, että data saatiin automaattisesti synkronoitua raporttiin suoraan Valmetin ERP-järjestelmästä. Näin kaikki manuaalinen työ raportin ympäriltä saatiin jätettyä pois. Myös Power BI:n visuaaliset mahdollisuudet olivat suuri syy sille, miksi juuri tämä järjestelmä nousi ylitse muiden. Visuaalisuus luo mielenkiintoa ja helpottaa datan ymmärrettävyyttä. Power BI on Microsoftin tuote, joka luonnollisesti toimii hyvin yhteen muiden Microsoftin järjestelmien kanssa. Se on myös helppokäyttöinen, mikäli esimerkiksi Excel tai Word ovat tuttuja järjestelmiä.
Henkilökohtaisesti järjestelmä oli täysin tuntematon entuudestaan, mutta kuten aiemmin mainitsin, se on melko helppokäyttöinen, mikäli tuntee muita Microsoftin tuotteita. Projektin alussa jouduin uhraamaan aikaa Power BI:n opetteluun, mutta lopulta huomasin sen sujuvan melko hyvin suhteellisen vähällä opettelulla. Aikaa meni myös suhteellisen paljon datan siirtämiseen ERP:stä Power BI:n.
Raporttiin päätettiin luoda kolme erillistä osaa, jotka kaikki antavat tulkitsijalle tärkeää informaatiota hintavariansseista, niiden kohteista, sekä suuruuksista. Tärkeimmässä osassa käsitellään jokaista komponenttia yksittäisenä kokonaisuutena, josta kaikki tärkein data saadaan. Toinen osa antaa lisätietoa komponenteista, sekä niiden variansseista projektitasolla. Viimeinen osa luo raporttiin visuaalisuutta diagrammin muodossa. Diagrammi näyttää suurimmat varianssit omaavat komponentit, joihin tulisi kiinnittää eniten huomiota. Raporttiin on oltu toistaiseksi erittäin tyytyväisiä, ja se on saatu heti käyttöön Valmetilla. Tulevaisuudessa sitä tullaan todennäköisesti vielä jatkojalostamaan, kunhan käyttäjäkokemuksia saadaan enemmän. Raportti löytyy Power BI Servicestä, joka on pilvipalvelu. Näin jokaisella sitä tarvitsevalla työntekijällä on oikeus päästä tarkastelemaan raporttia milloin tahansa, sekä se pysyy aina päivitettynä tuoreimmalla datalla.