Kehitystyön tuloksista kiinni pitäminen vaatii panostusta

14.08.2023

Toimintoja kehitettäessä vastaan tulee monia haasteita itse muutosta tehtäessä sekä myös saavutetun ylläpitämisessä. Haastavaa voi olla kaikkien kehitystyöhön osallistuvien sitoutuneisuuden varmistaminen tai siihen tarvittavan tiedon jakaminen. Onnistuneen kehitystyön jälkeen, ilman seurantaa jätetyillä tuloksilla, voi taas tapana olla hautautua unohduksiin kiireen tai kiinnostuksen puutteen myötä. Ratkaisun haasteisiin tarjoaa Lean-johtajuus, mutta entä jos haasteeksi muodostuukin itse Leanin vakiinnuttaminen toimintaan?

Tiedonkulun ja tulosten seurannan ongelmat

Kipinä kehitystyöhön voi lähteä havaitusta tarpeesta korjaaville toimille tai innostuksesta tehdä jokin asia paremmin. Harvemmin kehitystyöstä innostuvat alusta asti kaikki ja kehittämistarpeen ajaminen voikin lähteä yhden ihmisen ideoinnista. Joissakin tapauksissa muutostyön tekemiseen riittääkin vain yhden ihmisen työpanos. Haasteita voi tulla kuitenkin eteen, kun muutostyöhön tarvitaan muiden tukea. Muutos voi vaatia hyväksynnän, resursseja, työpanosta tai tietämystä organisaation eri tasoilta. Haastavaa on, miten jakaa kehittämiseen vaadittavat tiedot sekä saada tarvittavat ihmiset kiireen keskellä muutostyöhön mukaan ja parhaassa tapauksessa jopa innostumaan siitä.

Onnistuneen kehitystyön jälkeen muutosten tulisi säilyä. Tiedon jakamisen ongelmien myötä syy tehdylle kehitystyölle voi jäädä pienen piirin tiedoksi ja muut eivät näe sen tarpeellisuutta. Turhaksi koettu siirretään helposti syrjään ja palataan vanhaan. Sama tulee vastaan uusien työntekijöiden perehdyttämisessä. Jos uusi työntekijä ei tiedä miksi jotakin tehdään, voi helposti käyttöön tulla muita ratkaisuja. Hyvä tiedonkulkukaan ei takaa tulosten säilymistä. Kaikki organisaatioon kuuluvat voivat olla innostuneita tehdystä muutoksesta, mutta olosuhteet eivät tue säilyvyyttä. Kiireen ja ajan myötä saattaa tulla eteen tilanteita, jotka vaativat väliaikaisia ratkaisuja. Nämä väliaikaisiksi tarkoitetut ratkaisut saattavat haudata alleen saavutetut tulokset.

Pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen

Liiketoiminnan kehittämiseen löytyy jo valmiina toimivia ratkaisujen kokonaisuuksia. Tietoa etsiessä vastaan tuleekin helposti Toyotalta lähtöisin oleva Lean-johtajuus. Tiivistäen sen voisi sanoa olevan toiminnan jatkuvaa kehittämistä työntekijöitä kouluttaen, tuottamatonta toimintaa vähentäen ja virheitä poistaen. Seurauksena ovat pienentyneet kustannukset ja asiakkaan saama arvon nousu. Kuulostaa hienolta ja nopeasti Leanin menetelmille, kuten 5S, voi nähdä sovelluskohteita omassa yrityksessä. Standardisoinnin menetelmänä 5S:llä, jolla luodaan tehokas järjestys ja luodun järjestyksen seurantaa varten standardi. Leanin tuomisen yritykseen voisi nähdä alkavan helposti esimerkiksi tuottamattoman toiminnan tunnistamisella ja 5S:n toteuttamisella.

Kirjallisuudessa ja puheissa toistuu kuitenkin monesti Leanin käyttöönoton ja yrityksen toimintaan vakiinnuttamisen vaikeus. 5S:stä ja koko Leanista huolimatta palataan taas uusien tapojen ja tietojen tuomisen vaikeuteen muutostyössä. Mahdollisten standardien olemassaolon voi myös nähdä turhaksi, jos kukaan ei niitä valvo. Ratkaisua näihin pulmiin tulee siis etsiä vielä pintaraapaisua pidemmältä. Syventymällä Leaniin huomaa sen kyllä tarjoavan ratkaisun näihinkin, mutta laajasta kokonaisuudesta saisi kuitenkin selkeämmän kuvan seuraamalla onnistunutta käytännön toteutusta. Toivottavaa olisi siis löytää vakiintunutta ja toimivaa kehitys- ja ylläpitotyötä tekevä yritys.

Vastausten etsiminen kehitystyön ongelmiin

Halu ymmärtää onnistuneen kehittämistyön edellytyksiä sai valitsemaan sen aiheeksi opinnäytetyölleni. Aloittaessani tutkittavan yrityksen hakua, en odottanut onnistuvani löytämään yritystä, joka vieläpä käyttäisi toiminnassaan toista mielenkiinnon kohdetta Leania. Katson onnistuneen mukautumisen olevan yrityksille elinehto. Eri megatrendit ja yllättävät maailmanlaajuiset tapahtumat ovat olleet viime vuosina otsikoissa paljon ja selvitäkseen monien yritysten on ollut ja tulee olemaan pakko sopeutua muutoksiin. Onnistuneen sopeutumisen taustalla ovat yrityksen jatkuva toiminnan kehittäminen sekä ympäristön ja tulosten seuranta.

Opinnäytetyön kohdeyritykseksi löytyi onnekkaasti yritys, jonka toimialana on konsultointi. Konsultointia tarjoavalta yritykseltä voi odottaa kokemusta ja tietotaitoa muutostyön ajamiseen. Opinnäytetyön kohdeyrityksen valinnan sopivuus aiheeseen paljastui työn edetessä entistä paremmaksi, kun selvisi sen vahva panostus ihmisiin ja tuloksiin ja kaiken lisäksi Leania käyttäen.

Opinnäytetyöhön valikoitui kolme painopistettä, joiden osalta työssä verrataan Leanin teoriaa yrityksessä havaittuun toimintaan. Painopisteet ovat päivittäinen ylläpitävä johtamistyö, työntekijöiden kouluttaminen sekä laadun varmistaminen. Kohdeyritys panostaa näihin kolmeen osa-alueeseen vahvasti ja seuraa tuloksia yrityksen kaikilla tasoilla. Opinnäytetyön tavoite oli löytää esimerkki toimivasta kehitystyöstä ja tulosten ylläpitämisestä. Opinnäytetyö kuvaa tuloksilla todennettua onnistunutta toimintaa ja opinnäytetyön tulosten pohjalta on mahdollista löytää tai kehittää omia päivittäisen toiminnan tapoja, joilla alkava kehitystyö ja tulosten ylläpito toteutuu onnistuneesti.

Lähteet:

Salonen V. 2023, Lean-johtajuus B2B palveluliiketoiminnassa – Case: Ignis oy. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.

Kuvat:

Trainers´ House. 2023. Millaista markkinoijan työ on? -tallenne. Haettu 7.6.2023 osoitteesta https://rekrytointi.trainershouse.fi/jobs/193756-markkinoija-b2b-tiimiin-turkuun