Organisaation jatkuva parantaminen – uhka vai mahdollisuus?
Mitä sanoisit, jos kuvitteellinen mestarisi vaatisi sinulta, että joutuisit tästä hetkestä lähtien jatkuvasti parantamaan suoritustasi? Sinun nykyistä osaamistasoasi ei otettaisi lainkaan huomioon tai edes sitä, että olisit jo parempi kuin kilpailijasi tai jopa paras omalla osaamisalueellasi. Sinulle ei kerrottaisi paljonko sinun pitäisi parantaa tai milloin olisit parantanut riittävästi. Useampia meitä tällainen tilanne todennäköisesti ahdistaisi. Oletettavasti suorituskyvyn parantaminen lyhytaikaisesti onnistuisi lähes jokaiselta, mutta pidempään jatkuneena vaatimus parantamisesta alkaisi todennäköisesti aiheuttamaan enenevää stressiä; etenkin koska vaatimus on loputon. Parantamisen on jatkuttava tästä iäisyyteen. Juuri tällainen vaatimus esitetään ISO9001:2015 laadunhallintajärjestelmässä kohdassa 10.3. ”Organisaation on parannettava jatkuvasti laadunhallintajärjestelmän soveltuvuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja vaikuttavuutta”. Miksi ISO9001:2015 asettaa näinkin kohtuuttoman vaatimuksen organisaatioille?
Laadunhallintajärjestelmä ei ole palkinto vaan työkalu
ISO9001-laadunhallintajärjestelmä on laajasti sovellettu ja yksi yleisimpiä laadunhallintajärjestelmiä maailmanlaajuisesti. Järjestelmä on kokenut muutoksia olemassaolonsa aikana, mutta kautta aikain sen ydin on perustunut tiettyihin muuttumattomina pysyneisiin periaatteisiin, joista jatkuva parantaminen ja sen pysyvä tila on yksi. Pohjimmiltaan ISO9001:2015 on lista vaatimuksia, joihin ei tulisi suhtautua itseisarvona, sillä laadunhallintajärjestelmä itsessään ei paranna yrityksen laatua. Laadunhallintajärjestelmään tulisikin suhtautua työkaluna, joka antaa organisaatiolle ympäristön ja käsitteen kuvata ja johtaa laatua. Jatkuvan parantamisen ajatuksen sisäistäminen on eräänlainen happotesti laadunhallintajärjestelmän maturiteetin ja tehokkuuden ymmärtämisessä. Mikäli laadunhallintajärjestelmä ei tuota jatkuvaa parantamista, voidaan kysyä mikä sen merkitys organisaatiolle on?
Jatkuva parantaminen alkaa tietoisesta tietämättömyydestä
Tullakseen mestariksi kisällin on opittava lukuisia taitoja. Oppiminen saattaa kestää vuosia ja vaatia lukuisia harjoituksia ja toistoja. Kehittyminen vaatii motivaatiota, kärsivällisyyttä ja kykyä hyväksyä ajoittaiset väistämättömät pettymykset ja vastoinkäymiset. Organisaation suhde laatuun noudattaa samaa kaavaa. Saavuttaakseen jatkuvan parantamisen tilan, organisaatiossa on pitänyt tapahtua lukuisia asioita. Organisaatiossa on ymmärretty, että koko sen toiminta perustuu tyytyväiseen asiakkaaseen ja hänen tarpeisiinsa. Organisaation johto ja sen resurssit työntekijät tärkeimpinä vievät toimintaa avoimesti haluttuun suuntaan. Toiminta perustuu tiedolla johdettuihin hallittuihin prosesseihin, joiden toimintaa ja tehokkuutta tarkkailemalla jatkuvaa parantamista voidaan ylläpitää. Päästääkseen tähän pisteeseen, organisaatio on tehnyt tietoisen valinnan uhan ja mahdollisuuden välillä. Ensimmäinen askel kehityksessä on ollut oman tietämättömyyden tiedostaminen tunnustaminen.
Jatkuva parantaminen on tapa käsitellä uhkaa
Onko ISO9001:2015 jatkuvan parantamisen vaatimus siis kohtuuton? Vaatimus pyrkii varmistamaan, että organisaatio itse määrittää ne parantamismahdollisuudet, joiden avulla se pyrkii vaikuttamaan asiakastyytyväisyyteen. Parantamismahdollisuuksien avulla organisaatio voi välttyä poikkeamilta ja virheiltä ja edesauttaa toivottujen tavoitteiden saavuttamista. ISO9001:2015 edellyttää, että poikkeaminen juurisyyt tunnistetaan, niiden uusiutuvuus estetään ja toimenpiteiden vaikutukset ja tehokkuus ymmärretään. Standardi ei määrittele jatkuvan parantamisen tasoa. Se ohjeistaa ainoastaan, että korjaavien toimenpiteiden on oltava tarkoituksenmukaisia poikkeamiin nähden. Jatkuva parantaminen siis edellyttää, että organisaatio tunnistaa virheet, korjaa ne, eikä tee samoja virheitä uudelleen. Jatkuva parantaminen ei tule milloinkaan valmiiksi, eikä siinä voi saavuttaa täydellisyyttä. Juuri jatkuvuus tekeekin siitä osaavissa organisaatioissa tehokkaan työkalun käsitellä ja vastata uhkiin.
Lähde:
Luoto, T. 2023. Jatkuvan parantamisen prosessi : ISO9001:2015 – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.