Työohjeiden laatiminen liikennöitsijähyvityksille
Taloushallinto ja muut yrityksen prosessit siirtyvät yhä enemmän kohti digitaalisuutta. Sen myötä toiminta nopeutuu, manuaalisten vaiheiden määrä pienenee ja automaatio lisääntyy. Siirtymä saattaa kestää kuitenkin pitkiä aikoja, eikä sen hyötyjä saada välttämättä ulosmitattua projektien alkuvaiheessa. Työohjeet voivat auttaa kaventamaan siirtymäaikaa ja vauhdittamaan uuden järjestelmän kehitystä.
Sähköinen laskutus, taloushallinnon siirtyminen ERP järjestelmiin sekä pilvipalveluiden lisääntyminen. Kaikki nämä ovat osa nykyaikaisti digitalisaatiota, joka on vallannut jo suurimman osan yrityksistä. Kehityksen mennessä kohti digitalisoitua sekä älykästä taloushallintoa, on muistettava kuitenkin etteivät yritykset ja ihmiset kehity samaa tahtia teknologian kanssa. Tämän seurauksena esimerkiksi uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto saatetaan tuomita epäonnistuneeksi jo alkumetreillä. (Granlund & Malmi 2003, 13.)
Digitalisaation hyötyjä ei kuitenkaan pidä unohtaa, sillä niitä se tarjoaa runsaasti. Hyvänä esimerkkinä voidaan käyttää laskutusta ja sen siirtymistä sähköiseksi. Ennen paperilla tulleet laskut saadaan nykyään suoraan sähköisessä muodossa järjestelmään, jolloin työn määrä vähenee ja toiminta nopeutuu. Nämä seikat voidaankin laskea digitalisaation hyviksi puoliksi.
Digitaalisen taloushallinnon määritelmänä voidaan pitää sitä, että sen prosessit, tietovirrat ja käsittelyvaiheet ovat automatisoituja ja ne tapahtuvat digitaalisesti. Eli kaikki vaiheet pystytään toteuttamaan ilman paperia. Täydelliseen digitalisaation tähdättäessä pitää yrityksen muistaa myös sidosryhmät. Nämä ovat tärkeä osa kokonaisuutta ja myös niiden prosessien siirtäminen digitaaliseen muotoon on oleellista. (Lahti & Salminen 2014, 24.)
Liikennöitsijähyvitykset
Liikennöitsijähyvitykset ovat erään logistiikka-alan yrityksen oma versio itselaskutuksesta. Erona tavalliseen laskutukseen itselaskutuksella on se, että siinä ostaja tekee laskun myyjän puolesta. Oleellista prosessissa on, että molempien osapuolten välillä tulee olla sopimus itselaskutuksesta jotta laskua voidaan pitää myyjän antamana. Ostajan tulee laatia lasku ja tämän jälkeen toimittaa se myyjälle. Myyjän tehtäväksi jää tarkistaa laskun oikeellisuus ja reklamoida mikäli se on virheellinen. (Verohallinto 2019.)
Liikennöitsijähyvityksessä lasku laaditaan alihankkijan palauttaman ajoraportin pohjalta. Raporttiin liikennöitsijä on kirjannut ajetut viitteet, kilometrit, sijainnit, päivämäärät ja muut tarvittavat tiedot laskun luomista ajatellen. Näiden pohjalta suoritetaan tarkistus ja kirjataan yrityksen ERP-järjestelmässä tarvittavat summat viitekohtaisesti. Tämän jälkeen näistä viitteistä luodaan lasku, joka jatkaa matkaansa ostoreskontran kautta aina maksuun asti.
Työohjeiden merkitys uudessa ERP-järjestelmässä
Kuten alussa mainittiin, saatetaan uuden ERP-järjestelmän käyttöönotto tuomita ja alkuvaiheessa epäonnistuneeksi. Suurimpana syynä tähän voidaan pitää sitä, että teknologian kehitys on ollut nopeampaa kuin työntekijän. Työohjeiden rooli näiden kahden välisen kuilun kaventamisessa on merkittävä. Niiden avulla saadaan lisättyä tietoisuutta prosesseista sekä mahdollisestaan itsenäinen työskentely.
Työohjeiden rooli näiden kahden välisen kuilun kaventamisessa on merkittävä
Työohjeilla saadaan kartoitettua prosessit tehokkaasti ja tämän ansiosta myös poistettua turhia sekä kehitettyä tarpeellisia työvaiheita. Aiemmin pelkkänä hiljaisena tietona ollut materiaali saadaan koko työyhteisön käyttöön, mikä mahdollistaa tehokkaamman ja itsenäisemmän työskentelyn. Erityisen tärkeä rooli näillä vaiheilla on yrityksen siirtyessä käyttämään uutta järjestelmää, sillä tieto lisää onnistumisen mahdollisuutta – ei tuskaa.
Uusi järjestelmä vaatii jatkuvaa kehitystä, jotta siitä saadaan kaikki hyöty irti. Työohjeet mahdollistavat tämän omalta osaltaan, sillä niiden pohjalta pystytään identifioimaan tarpeellinen ja tarpeeton. Puhutaan siis jatkuvasta kehityksestä, jota tapahtuu väistämättä uuden edessä. Täydellisessä maailmassa ohjeiden avulla kehitys tapahtuu esimerkiksi näin:
- työohjeet ovat laadittu ja otettu käyttöön
- ohjeita käytettäessä ja seuratessa huomataan, että jonkin vaiheen voi tehdä tehokkaammin ja nopeammin
- tämä idea otetaan käytäntöön ja kirjataan ohjeisiin.
Näin päästään taas askel lähemmäs tehokkaampaa työskentelytapaa ja toimivampaa järjestelmää.
Lähteet:
Granlund, M. & Malmi, T. 2003. Tietotekniikan mahdollisuudet taloushallinnon kehittämisessä. Helsinki: WSOY.
Lahti, S. & Salminen T. 2014. Digitaalinen taloushallinto. Helsinki: Sanoma Pro.
Räsänen, M. 2023. Työohjeiden laatiminen liikennöitsijähyvityksille. Opinnätetyö. Turku: Turun ammattikorkeakoulu.
Verohallinto. 2019. Laskuvaatimukset arvonlisäverotuksessa. Viitattu 10.10.2023.