• projektiviestintä
• sidosryhmä

Sidosryhmät ovat oleellinen osa kaiken kokoisia projekteja. Onkin tärkeää pitää huolta, että sidosryhmät tietävät missä mennään, mitä tapahtuu ja mitä on odotettavissa. Tyytyväiset sidosryhmät voivat olla avain onnistuneeseen projektiin, kun taas tyytymättömät sidosryhmät voivat kaataa muuten onnistuneen projektin. Hyvin suunnitellulla ja sidosryhmät huomioivalla projektiviestinnällä varmistetaan se, että projektin kaikki osapuolet saavat tarvitsemansa tiedon.

Yritys, joka vain viestii omien intressiensä mukaisesti, menee monesti pieleen. Metsään mennään myös silloin, jos oletetaan kaikkien sidosryhmien olevan kiinnostuneita samasta tiedosta. Nykypäivän sidosryhmät odottavat yrityksiltä vuorovaikutusta ja dialogia, jolloin ne pääsevät ilmaisemaan omat mielipiteensä ja voivat vaikuttaa projektiin. Yhdessä tekemällä ja kuuntelemalla yritys voi paremmin tarjota omia sidosryhmiään kiinnostavaa viestintää.
Terveiden ja pitkäaikaisten sidosryhmäsuhteiden luominen ja ylläpitäminen edellyttää, että sidosryhmät sitoutuvat, tukevat ja osallistuvat projektitoimintaan. Asianmukaisella viestinnällä voidaan tuoda lisäarvoa sidosryhmien hallintaprosessiin vaalimalla myönteisiä käsityksiä ja hallitsemalla sidosryhmien odotuksia oikealla tavalla. (Rajhans 2018, 61.)

Projektiviestinnässä päästään pitkälle, kun määritellään seuraavat:

• viestinnnän tavoitteet ja tehtävät
• viestinnän kanavat ja keinot
• sisällöt
• viestinnän arviointi

Vastaanottajalla on merkitystä

Olipa viestintä viilattu kuinka hyvään terään, täytyy vielä muistaa viestinnän vastaanottajan ominaispiirteet. Kun kohderyhmät on viestissä huomioitu, ne luultavamminkin sisäistävät viestin paremmin ja reagoivat siihen halutusti. Tätä on yleisösuunnittelu: viestin välittämistavan muuttaminen vastaamaan viestinnän kohderyhmän tarpeita ja odotuksia (Plowman & Diffendal 2020, 33.).

Mielessä tulee myös pitää se, että eri sidosryhmät voivat haluta viestintää eri frekvenssillä. Toiset haluavat saada säännöllisiä päivityksiä, kun toinen puolestaan haluaa aktiivista ja vuorovaikutteista viestintää. Kolmas sidosryhmäjoukko voi taas olla passiivisia, jolloin ne eivät halua vastaanottaa viestintää lainkaan.

Kun tiedetään sidosryhmien kiinnostuksen kohteet, tiedot, joita sillä on jo ja motivaatiotekijät, päästään pitkälle. Yhdellä tekstillä puhutellaan aina myös useampaa lukijaa, joten sen on tyyliltään sovittava erilaisille lukijoille ja herätettävä niiden mielenkiinto. Ihmiset myös lukevat tekstejä erilaisin menetelmin, yksi saattaa silmällä, toisen lukiessa syvällisesti ja kolmannen katsoessa vain otsikkoja. Viestinnässä onnistutaan sitä paremmin, mitä enemmän viestintä nähdään vastaanottajan silmin. (Lohtaja-Ahonen & Kaihovirta-Rapo 2012, 34.)

Kohti sidosryhmälähtöistä projektiviestintää

Opinnäytetyössä tutkittiin sidosryhmien mietteitä ja ajatuksia toimeksiantajan nykyisestä projektiviestinnästä. Tarkoituksena oli löytää viestinnän hyvät puolet ja kompastuskivet. Tutkimuksella saatiinkin runsaasti dataa, jota toimeksiantaja voi hyödyntää omaa projektiviestintää kehittäessä. Mielenkiintoisia löytöjä löytyi sekä hyvänä pidetyistä asioista että korjauskohteista. Kun toimeksiantaja huomioi nämä löydökset omassa kehitystyössään, on sillä edellytykset tarjota sidosryhmilleen parempaa viestintää. Näin sidosryhmät saadaan pidettyä informoituina, tyytyväisinä ja kiinnostuneina toimeksiantajan projekteista.

Lähteet

Kemppainen, J. 2023. Kohti sidosryhmälähtöistä projektiviestintää – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.

Lohtaja-Ahonen, S. & Kaihovirta-Rapo, M. 2012. Tehoa työelämän viestintään. Helsinki: Alma Talent Oy. E-kirja Alma Talent verkkokirjahylly -palvelussa. Vaatii kirjautumisen palveluun. Viitattu 13.3. https://verkkokirjahylly-almatalent-fi.ezproxy.turkuamk.fi/teos/BAXBBXATJGHDB#/kohta:1/piste:b325.

Plowman, C. & Diffendal, J. 2020. Project Communications : A Critical Factor for Project Success, Business Expert Press. New York: Business Expert Press, LLC. E-kirja ProQuest Ebook Central -palvelussa. Vaatii kirjautumisen palveluun. Viitattu 13.3.2023. http://ebookcentral.proquest.com/lib/turkuamk-ebooks/detail.action?docID=6270021.

Rajhans, K. 2018. Effective communication management: A key to stakeholder relationship management in project-based organizations. The IUP Journal of Soft Skills, Vol. XII, No. 4, 2018. Viitattu 10.2.2023. https://www.projektassistenz-blog.de/wp-content/uploads/2020/02/Effective_Communication_with_Stakeholders.pdf.