Strukturoimattoman tiedon käsittelyn problematiikka organisaatioissa
Tämä artikkeli perustuu pääkirjoittajan opinnäytetyöhön koskien strukturoimattoman tiedon hallinnan haasteita yleensä ja eräässä isossa ja monessa maassa toimivassa tietyn palvelutoimialan organisaatiossa.
Tietomäärien nopea kasvu tuo mukanaan merkittäviä hallinnollisia haasteita sen tehokkaaseen, turvaamiseen ja hyödyntämiseen organisaatioissa. Tiedon määrä on jatkuvassa kasvussa noin 19% vuosi vauhdilla globaalisti (Reinsel, Gantz & Rydning , 2018). Samaan aikaan erilaiset alakohtaiset, maakohtaiset tai EU-tason sääntelyt ohjaavat vahvasti organisaatioiden tapaa käsitellä ja hallinnoida tietoa. Lisähaasteen kokonaisuuteen tuo laillisen sääntelyn jatkuva kehittyminen, mikä lisää organisaatioiden painetta löytää yhä tehokkaampia tapoja hallinnoida tietoa. GDPR-sääntely on tullut voimaan jo 2018, mutta sitä ei käytännössä pidetä täysin kattavana. EU:lla on valmistelussa useita uusia sääntelyhankkeita, kuten ePrivacy Regulation, Digital Service Act ja Artificial Intelligence Act.
Rakenteellinen ja rakenteeton tieto
Organisaatioiden tietoa voidaan jakaa kahteen eri luokkaan, rakenteelliseen ja rakenteettomaan tietoon. Kontekstin tarjoamiseksi on olennaista ymmärtää ero näiden kahden eri tietoluokan välillä. Rakenteellinen tieto viittaa tietoon, joka on järjestetty selkeästi tietokantoihin ja taulukoihin, mikä tekee siitä helposti käsiteltävää ja analysoitavaa. Toisaalta rakenteeton tieto, kuten asiakirjat, kuvat ja sähköpostit, ovat monimuotoista ja hajallaan eri järjestelmissä ja formaateissa. Tämä monimuotoisuus ja hajautuneisuus tekevät rakenteettomasta tiedosta haastavaa hallita, koska kuka tahansa voi luoda rakenteetonta tietoa kuten asiakirjoja ja tallentaa valitsemaansa kohteeseen. Organisaation kokonaistietomäärästä uskotaan olevan jopa 80–90% rakenteetonta tietoa (Harbert,2021). Tämän tietosisällön hallittavuus on haastavaa, koska yksittäinen henkilö voi luoda mitä tahansa sisältöä ja tallentaa sen valitsemaansa sijaintiin omatoimisesti. Erityisesti tiedon omistajuus ja vastuukysymykset ovat merkittävässä roolissa, sekä niihin liittyvä ohjauksen toimivuus. Esimerkiksi, mitä tietoa saa tallentaa minne, ja millaisia ehtoja tiedon tallennukseen liittyy ja kuka huolehtii ja seuraa ehtojen toteutumista. Tämä yhdistettynä suureen määrään tietoa tallennettuna eri kohteisiin, joihin on vaikea saada kattavaa läpinäkyvyyttä asettaa sen hallittavuudelle korkeat vaatimukset, erityisesti tiukkojen EU-säännösten ja määräysten valossa.
Tiedon hallinnan roolit, päätöksenteon selkeys ja rakenteellisuus
Rakenteettoman tiedon hallinta organisaatiossa vaatii erityistä huomiota sen monimuotoisuuden ja hajanaisuuden vuoksi. Jotta tämän tyyppistä tietoa voidaan hallinnoida tehokkaasti ja ketterästi, on ensisijaisen tärkeää luoda selkeä ja rakenteellinen lähestymistapa sitä koskevalle päätöksenteolle ja hallinnalle. Tiedonhallinnointimalli kattaa joukon prosesseja, käytäntöjä ja standardeja organisaation datan hallintaan. Se on strateginen viitekehys, joka määrittelee roolit ja vastuut organisaatiossa niin, että tieto on asianmukaisesti turvattua, laadukasta ja hyödynnettävissä organisaation tavoitteiden tukemiseksi. Rakenteettoman tiedon hallinnan päämäärät ja tarkoitus organisaatiossa sisältävät seuraavia elementtejä:
- Vaatimusten mukaisuus ja riskienhallinta: Tiedon hallinnoinnilla varmistetaan, että organisaation käytännöt noudattavat lakia ja sääntelyyn liittyviä vaatimuksia. Hyvin toteutettuna se vähentää tietovuotojen, sakkojen ja mainehaittojen riskiä suojellen arkaluontoisia ja luottamuksellisia tietoja.
- Vastuumäärittely: Tiedon hallinnointi määrittää selkeät roolit ja vastuut organisaatiossa varmistaen eri tiedon asianmukaisen luokittelun. Tiedon omistajilla varmistetaan, että tiedot ovat korkealaatuisia ja suojattu säädösten ja vaatimusten mukaisesti. Mikäli rakenteeton tieto kärsii puutteellisesta elinkaaren hallinnasta ja omistajuuden haasteista, se johtaa orpotiedon lisääntymiseen, tarpeettoman tiedon säilyttämiseen sekä luokitteluhaasteisiin.
- Tietoturvallisuus: Se toteuttaa toimenpiteitä tiedon suojaamiseksi luvattomalta käytöltä ja tietoturvariskeiltä.
Tiedonhallintamallin tasot
Suurissa organisaatioissa tiedonhallintaa toteutetaan usealla eri tasolla. Tasot ja roolit luovat hierarkkisen rakenteen, joka edistää johdonmukaista päätöksentekoa sekä nopeampaa muutosten läpivientiä vaatimusten muuttuessa. Tämä järjestelmällinen lähestymistapa parantaa tiedon laatua, tietoturvaa ja säädösten noudattamista, tukien tehokkaampaa ja selkeämpää päätöksentekoa. Organisaatiot usein jakavat vastuut ja päätöksenteon kolmeen erilliseen tasoon.
- Operatiivinen taso: Tällä tasolla päivittäiset tiedon käsittelytehtävät suoritetaan. Työntekijät syöttävät ja käsittelevät tietoa organisaation päivittäisissä toiminnoissa. Rakenteellinen tieto hallitaan yleensä melko hyvin, kun taas rakenteetonta tietoa luodaan kautta organisaatioiden eri henkilöiden ja sovellusten toimesta. Operatiivisella tasolla varmistetaan säädöstenmukaiset käytännön toimet tiedon käsittelyssä ja vastuut rajoittuvat pieniin ja spesifisiin kokonaisuuksiin.
- Taktinen taso: Tavoitteena on edistää tiedon käyttöä ja varmistaa sen vaatimustenmukaisuus pitkäjänteisemmin. Toimet ovat aikajänteeltään pidempiä ja vastuut keskittyvät suurempiin kokonaisuuksiin. Taso seuraa operatiivisen tavoitteiden toteutumista ja ratkoo siellä esiintyviä konflikteja.
- Strateginen taso: Keskittyy ohjaamaan toimintaa pitkäjänteisesti ja samalla varmistamaan ja ohjaamaan säädösten ja tietoturvallisuuden toteutumista. Tämä taso valvoo ja ohjaa tiedon hallintaa yli organisaatiorajojen ja edistäen tiedon liiketoiminnallista lisäarvoa ja säädösten noudattamisen tuomien tavoitteiden toteutumista.
Yhteenveto
Yhteenvetona voidaan todeta, että nopeasti kasvava tietomäärä asettaa merkittäviä haasteita organisaatioille tiedon tehokkaalle hallinnalle ja turvaamiselle. Monimuotoisen rakenteettoman tiedon hallinta vaatii erityistä huomiota, ja selkeä ja rakenteellinen lähestymistapa päätöksentekoon ja hallintaan on välttämätöntä. Tiedon hallinnointimalli, joka kattaa prosessit, käytännöt ja standardit, on päätöksenteon ja vastuiden kehys, joka mahdollistaa tiedon asianmukaisen suojauksen, laadun ja hyödyntämisen organisaation tavoitteiden tukemiseksi.
Tasojen ja roolien hierarkkinen jakaminen organisaatiossa edistää päätöksenteon johdonmukaisuutta ja nopeuttaa muutosten toteuttamista. Operatiivinen, taktinen ja strateginen taso muodostavat yhdessä kokonaisvaltaisen tiedon hallintarakenteen, joka tukee vaatimusten noudattamista, riskienhallintaa ja tietoturvaa. Näin organisaatiot voivat vastata tiedon hallinnan haasteisiin tehokkaasti ja selkeästi, samalla varmistaen säädösten noudattamisen ja tiedon hyödyntämisen liiketoiminnan tavoitteiden edistämiseksi.
Nyt tehty opinnäytetyö herätti rakenteettomaan tietoon kohdistuvan uuden keskustelun ja siihen liittyvän jatkokehitystyön myös opinnäytetyön kohdeorganisaatiossa.
Lähteet
Satopää, J. Navigating the unstructured data landscape : an examination of data governance in a service industry – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.
Reinsel, D., Gantz, J., & Rydning, J. (2018). The Digitization of the World: From Edge to Core. IDC White Paper. https://www.seagate.com/files/www-content/our-story/trends/files/idc-seagate-dataage-whitepaper.pdf
Harbert, T. (2021, February 1). Tapping the power of unstructured data. MIT Sloan Ideas Made to Matter. https://mitsloan.mit.edu/ideas-made-to-matter/tapping-power-unstructured-data