Teknologinen kehitys ja tietoliikenneyhteyksien kapasiteetin ja luotettavuuden viimeaikainen kasvu sekä tarve reaaliaikaiseen yritysten tietojärjestelmien käyttöön ajasta ja paikasta riippumattomasti muuttaa yritysten tietojärjestelmien toimitusmallia. Tarve käyttää tietojärjestelmiä yritysten tietoverkkojen ulkopuolella johtaa siirtymään Software-as-a-Service, SaaS -toimitusmallin käyttöön.

Tällä muutoksella on vaikutusta niin taloudellisesti kuin organisatorisesti, mutta myös yritysten teknologia arkkitehtuuriin ja tietoturvaan. Koska muutokset ovat moninaiset, tässä artikkelissa käsitellään vain hankinnan taloudellisia sekä organisaation osaamis- ja henkilöstövaikutuksia.

Perinteinen ja SaaS-malli ICT hankinnoissa

SaaS eroaa perinteisestä tietojärjestelmien toimitusmallista kahdella perustavanlaatuisella tavalla. Ensinnä SaaS-mallissa ei enää investoida tietojärjestelmän käyttöoikeuteen eli lisenssiin, vaan SaaS-järjestelmän kustannus syntyy järjestelmän tilauksesta. Järjestelmän tilaus on kuten mikä tahansa muukin tilaus, kuten sanoma- tai aikakausilehden tilaus eli kustannusta syntyy käytön mukaan. Toinen SaaS-järjestelmälle tyypillinen ominaispiirre on järjestelmän isännöinti yrityksen verkon ulkopuolella ja ilman yrityksen omia resursseja, järjestelmätoimittajan toimesta, ja yleensä jonkin suuren kapasiteettitoimittajan, kuten Microsoft, Google tai Amazon, palvelussa.

Näiden kahden eron takia myös hankinnassa on otettava huomioon erilaisia näkökulmia kuin ennen. Aiemmin riitti, että alkuperäisen lisenssi-investoinnin kustannus pyrittiin optimoimaan, koska se myös saneli tulevat vuosittaiset ylläpitomaksut. Lisenssi-investoinnin lisäksi tietojärjestelmä piti pystyttää omaan konesaliin, usein omien resurssien toimesta ja siihen tehtiin ajoittaisia päivityksiä, mutta nämä eivät useinkaan aiheuttaneet hankinnallisia toimenpiteitä. SaaS-mallissa hankinnassa pitää ottaa huomioon hyvin erilaisia sopimuksellisia seikkoja, kuten palvelutasositoumukset, palvelun sisältö, tietoturva, sopimuksen uudistamisen ehdot ja mahdollisen irtautumisen ehdot, koska palvelu sisältää yrityksen liiketoimintakriittistä tietoa, joka pitää saada vietyä uuteen järjestelmään. Hankinnan rooli korostuu SaaS-järjestelmien hankinnassa, koska yksittäisellä sopimuksella on huomattavasti aiempaa laajempi ja pidempi vaikutus.

Kustannusvaikutukset

SaaS-järjestelmien käyttöönotolla on myös kustannusvaikutuksia verrattuna aiempaan hankintamalliin. Jotta näitä kustannuksia voidaan vertailla, pitää myös ymmärtää mistä ne koostuvat.

Pysyviksi investoinneiksi hankittujen järjestelmien osalta kustannuksia aiheutti itse hankinta ja sen jälkeinen vuosittainen ylläpito ja lisäksi merkittävästi myös järjestelmän implementointi ja sen yläpito päivitysprojektien muodossa. Mallissa piti huolehtia myös järjestelmälle sen vaatima käyttäjätuki, jonka useimmiten tuotti oman organisaation sovellusasiantuntijat. Näiden kustannusten lisäksi järjestelmä vaati tarvittavan IT-infran, joka tarkoitti joko omaa datakeskusta tai IT-infran hankkimista joltain kumppanilta, jonka tiloihin yrityksen IT-verkko ulotettiin. Investoimalla hankittu tietojärjestelmä on kustannusten osalta hyvin vakaa, mutta myös joustamaton. Lisenssejä on hankittu tietty määrä, eikä niitä voi vähentää, vaikka lisääminen luonnollisesti onnistuu investoimalla lisää.

SaaS-järjestelmien osalta kustannusrakenne on varsin erilainen. Järjestelmällä on tyypillisesti käyttömaksu, joka määräytyy käytön mukaan, yleisimmin maksu on per käyttäjä per kuukausi perustainen. Lisäksi SaaS-järjestelmän käyttöönotolla on oma maksunsa, varsinkin jos kyse ei ole puhtaasta moniasiakas ympäristön käytöstä, johon kukin asiakas tuo vain omat tietonsa, mutta itse järjestelmää ei muuteta asiakaskohtaisesti mitenkään. SaaS-järjestelmän käyttökustannukseen sisältyy itse järjestelmän käyttöoikeus, lisenssi, järjestelmän koko ylläpito, sen tarvitsema IT-infra ja järjestelmän käyttäjätuki. Lisäksi SaaS-järjestelmä päivittyy sovellustoimittajan toimesta taustalla automaattisesti toimittajan päivityssyklin mukaisesti ilman asiakkaan erityisiä toimenpiteitä. Toisin sanoen SaaS-järjestelmän osalta käyttömaksu sisältää kaiken paitsi asiakaslaitteet.

SaaS-järjestelmän osalta kustannus siis kertyy käytön myötä eikä etupainotteisesti investoimalla. Kustannuksen tasoon voi vaikuttaa melkeinpä missä ajanhetkessä tahansa muuttamalla hankittujen käyttöoikeuksien määrää, mikäli tämä on otettu huomioon hankinnassa ja sopimus laadittu siten, että asiakas voi näin toimia.

SaaS-järjestelmien kustannustaso on luonnollisesti paljon suurempi kuin mitä investoitaessa pelkkien lisenssien kustannus, koska se pitää sisällään palvelukomponentteja. Yleisesti SaaS-palvelun vuosittainen kustannus on vähemmän kuin vastaavan lisenssimäärän investointi, mutta kustannus lähenee pysyvän investoinnin kokonaiskustannusta nopeasti ja siten SaaS-tietojärjestelmien hyödyntäminen ei automaattisesti ole taloudellisesti halvempi vaihtoehto yrityksen tietojärjestelmien hankinnalle.

SaaS-järjestelmän kustannukset ovat myös tyypillisesti juoksevaa kulua eikä pääomamenoa, jota jaksotetaan poistoina tuloksessa pitkällä aikavälillä. Näin kustannukset ovat myös helpommin allokoitavissa esimerkiksi jollekin tietylle organisaatiolle yrityksessä tai vaikka tuotteelle, mitkä kulun aiheuttavat, mikäli näin tuloslaskelmassa halutaan toimia.

Organisaation osaamis- ja henkilöstövaikutukset

Tietojärjestelmien SaaS-toimitusmalli vaikuttaa suuresti myös yrityksen tietohallinnon henkilöstöön sekä osaamisvaatimusten että tehtävän työmäärän osalta.

Aiemmassa pysyvästi itselle investoiduissa järjestelmissä yrityksellä piti olla tietohallinnossa henkilöitä, joilla on osaaminen juuri kyseisestä järjestelmästä ja juuri kuten se oli kyseiseen yritykseen implementoitu. Tässä mallissa sovellusasiantuntijoita pitää olla jokaista sovellusta kohti riittävä määrä sovelluksen ylläpitämiseen ja päivittämiseen sekä mahdollisten varahenkilöjärjestelyiden osalta. Ongelman mallissa aiheuttaa se aika, jolloin järjestelmälle ei tarvitse tehdä suuremmin mitään – mitä tehdä olemassa olevalle resurssille, jolle ei ole koko aikaisesti työtä? Ongelman lisänä on vielä osaamisen erityisyys: yhden järjestelmän asiantuntija ei ole automaattisesti osaava toisen järjestelmän asiantuntija, koska järjestelmät poikkeavat sekä teknisesti, että niihin mallinnettujen liiketoimintaprosessien osalta toisistaan.

SaaS-toimitusmallissa osaamisvaade yrityksen tietohallinnossa muuttuu merkittävästi, kun varsinaista tietojärjestelmäkohtaista asiantuntijuutta ei tarvita. SaaS-järjestelmän järjestelmäkohtainen asiantuntijuus saadaan palveluna SaaS-toimittajalta, jolloin tietohallinnosta poistuu asiantuntijaroolin tarve, mutta toisaalta saatavaa palvelua pitää hallita, joten tietohallintoon pitää hankkia palvelunhallinnan osaamista. Lisäksi työmäärä muuttuu merkittävästi, sillä palvelunhallinnan tehtäviä on työmäärällisesti merkittävästi vähemmän ja yksikin resurssi voi hallita useita sovelluspalveluita varsin helposti.

Hyödyntämällä SaaS-tietojärjestelmiä yritys voi merkittävästi säästää työvoimatarpeessa tietohallinnossa, sekä siirtyä kapea-alaisista erityisosaajista geneerisempien palvelunhallinnan osaamisten suuntaan, mikä toisaalta voi olla myös riski tapauksissa, joissa SaaS-järjestelmätoimittajan resursseista on niukkuutta eikä omaa osaamista ole tarjolla.

Henkilöstön osaamisen ja henkilöstömäärän osalta siirtyminen SaaS-palveluihin on ennen kaikkea päätös henkilöstöstrategian pohjalta ja onnistuakseen vaatii vahvan ja pitkäjänteisen muutosjohtamisen, jotta oikeaa osaamista saadaan hankittua tai henkilöstöä kehitettyä haluttuun suuntaan.

Suositukset

Tietojärjestelmien hankinnassa pitäisi toimitusmallin ja vaikuttavien trendien sijaan tapauskohtaisesti harkita, mitkä ovat ne edut, joita näiden kahden mallin välillä voidaan löytää ja toisaalta mitkä haitat voidaan sietää. Itseisarvoisesti SaaS ei ole kustannustehokkaampaa verrattuna pysyvään investointiin ja omaan tietojärjestelmäpalveluun eikä SaaS-toimitusmalli ratkaise osaamis- tai resurssivajetta ilman johdonmukaisia toimia organisaation henkilöstön kehittämiseksi.

SaaS-tietojärjestelmille on ominaisia piirteitä, joita hyödyntämällä voidaan saavuttaa huomattavia hyötyjä:

• Saatavuus oman yrityksen verkon ulkopuolelta. Tämä mahdollistaa sekä yrityksen oman henkilöstön pääsyn ajasta ja paikasta riippumattomasti tietojärjestelmään, mutta myös mahdollisten kumppaneiden tietojärjestelmän käytön, mikä voi olla hyvinkin arvoa tuottavaa verrattuna pahimmillaan paperisten prosessien käyttöön kahden yrityksen välillä.
• Käyttöönoton helppous. Massiivisen implementointiprojektin sijaan SaaS-järjestelmän käyttöönotto pitäisi olla helppo ja kevyt hanke, jossa yritys tuo vain oman tietonsa toimittajan järjestelmän päälle ja käyttö sekä käytön hyödyt realisoituvat nopeasti
• Lisenssien ja kapasiteetin elastisuus. SaaS-järjestelmälle tyypillistä on, että kustannus muuttuu käytön myötä. Mitä enemmän on käyttäjiä tai kapasiteettia, sitä suurempi on kustannus mutta se voi joustaa myös toiseen suuntaan. Näin SaaS-järjestelmässä sitoudutaan vain tarvittavaan ja käytössä olevaan lisenssimäärään tai kapasiteettiin.

SaaS-tietojärjestelmien toimitusmalli ei yksiselitteisesti ole paras yrityksen liiketoimintakriittisten tietojärjestelmien hankintamalliksi, eikä sillä saada helppoja voittoja. Mutta mikäli osataan hyödyntää SaaS-järjestelmien tuomia etuja, on muutos SaaS-palveluihin yrityksille oikea suunta ja sillä voidaan saada merkittäviä etuja. Toisaalta, mikäli edellä mainittuja SaaS-järjestelmille tyypillisiä piirteitä ei voida tai osata hyödyntää, johtaa SaaS-järjestelmien käyttö huomattavaan kustannusten kasvuun.

Lähteet:

Haario, M. 2023. Financial and organizational impacts of IT-systems delivery model change – From perpetual- to SaaS licensing model, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö

Artikkelikuvan tekijä: Texeira, J. sivustolla Pexels