• epäsuora hankinta
• Toimittajahallinta
• Toimittajaluokittelu
• Vastuullinen hankinta

Ympäri maailmaa levittäytyvät arvoketjut sekä alati kasvava toimittajakanta vaativat yrityksiltä yhä enemmän toimia vastuullisen ja tehokkaan hankinnan varmistamiseksi. Kun sekä kuluttajat että EU ohjaavat toimillaan yrityksiä kohti vastuullisuutta, on yritysten pystyttävä keskittämään resurssinsa sinne, missä ne tuottavat sekä kustannusten että riskienhallinnan näkökulmasta eniten lisäarvoa.

Hankintojen rooli on muuttunut operatiivisesta  tukitoiminnosta yhdeksi yritysten strategiseksi toiminnoksi (Huuhka 2019, 11). Nykyään hankintaketjut ovat kasvavassa määrin globaaleja ja myös suomalaisten yritysten toimintaan voi liittyä ihmisoikeus-, korruptio- ja ympäristöriskejä (Kurittu & Rankinen 2023, 31). Kuluttajien ja sidosryhmien lisäksi myös EU ohjaa toimillaan yrityksiä kohti vastuullisuutta. Valmistelussa on useita, kunnianhimoisenakin pidettyjä hankkeita, jotka koskevat ensivaiheessa suuryrityksiä, mutta joihin myös pienten ja keskisuurten yritysten on hyvä varautua (Elinkeinoelämän keskusliitto 2022, 3).

Epäsuora hankinta jää usein suoran hankinnan jalkoihin

Hankinnasta puhuttaessa keskitytään usein suoriin hankintoihin, jotka ovat suoraan myytävään tuotteeseen tai palveluun liittyviä hankintoja. Suorat hankinnat hoidetaan yleensä yrityksissä keskitetysti, koska ne on tyypillisesti nähty strategisina taloudellisen suorituskyvyn kannalta. (Israel & Curkovic 2020, 776.) Epäsuorat hankinnat, eli lopputuotteeseen liittymättömät hankinnat, ovat herkästi jääneet muiden kuin hankintayksikön hoidettavaksi (Iloranta & Pajunen-Muhonen, 2008, 137). Erilaiset palvelut muodostavat kuitenkin yhä suuremman osan yrityksen hankinnoista, kun yritykset ulkoistavat toimintojaan (Nieminen 2016). Epäsuorien hankintojen säästöpotentiaalia onkin alettu viime aikoina ymmärtää paremmin (Israel & Curkovic 2020, 777).

Epäsuorat menot sisältävät suuren määrän matalan arvon hankintoja, mikä vaatii merkittäviä aikapanostuksia suurelta osalta organisaatiota. Kun epäsuoraa hankintaa optimoidaan, johtaa se väistämättä ajan ja resurssien säästöihin. (Israel & Curkovic 2020, 777). Suuri määrä toimittajia vaatii resursseja. On varmistuttava, että toimittajaportfolio pysyy hallittavan kokoisena ja koostuu pätevistä toimittajista (Crane 2023).

Toimittajaluokittelu ohjaa resursseja

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantoyritykselle, jossa epäsuoran hankinnan toimittajakanta oli pirstaleinen ja pieniä toimittajia paljon. Toimittajakantaa ei ollut luokiteltu eikä määritelty toimenpiteitä, joita eri toimittajiin tulisi riskienhallintamielessä kohdistaa. Toimittajaluokittelulla haluttiin tunnistaa liiketoiminnan kannalta tärkeät ja kriittiset kumppanit, joihin resurssit tahdotaan kohdistaa tarkemmin. Samalla haluttiin tehdä näkyväksi pienten toimittajien suuri määrä, jota halutaan jatkossa optimoida. Toimittajat luokiteltiin suhteessa toimittajan tulosvaikutukseen sekä toimittajamarkkinoiden hallittavuuteen.

Teoriatiedon sekä tehtyjen haastattelujen avulla päädyttiin kolmeen luokkaan, jotka on esitelty alla:

• Strategic – strateginen kumppani, jonka rahallinen arvo ja riski on suuri ja korvattavuus vaikeaa, ellei jopa mahdotonta.
• Preferred – tärkeä toimittaja, joka on kohtuullisella työmäärällä korvattavissa, ja jonka riski on strategista pienempi.
• Approved – rutiinihankinnat, joiden riski ja rahallinen arvo on vähäinen, ja toimittaja on helposti korvattavissa.
• Out of scope – luokittelun ulkopuoliset toimittajat, kuten viranomaismaksut tai muut menot, joihin ei strategisella hankinnalla voida vaikuttaa.

Tehty toimittajaluokittelumalli auttaa tunnistamaan ne avainkumppanit, joiden kanssa yhteistyötä halutaan tiivistää tulevaisuudessa. Se tarjoaa hankintaorganisaatiolle ja sidosryhmille työkaluja, jotka auttavat tuntemaan tärkeät toimittajat entistä paremmin. Sen avulla on helpompi ymmärtää, mitä liiketoiminnan lukuja on tarpeellista seurata ja kuinka nivoa vastuullisuusasiat riittävällä tasolla osaksi yhteistyösuhdetta. Luokittelulla varmistutaan, että toimittajaa kohdellaan suhteessa sen tärkeyteen. On resurssien hukkaa kohdistaa strategisen tason toimenpiteitä pieneen, helposti korvattavaan toimittajaan, kun taas strategista toimittajaa on kohdeltava sen toimittajasuhteen tärkeyden edellyttämällä tavalla.

Muutos vaatii aikaa ja kärsivällisyyttä

Muutosta tehdessä on hyvä pitää mielessä, että toimeksiantoyrityksessä epäsuorien hankintojen organisaatio on pieni. Täten toimittajahallinnan vastuu jakautuu laajalti myös muille sidosryhmille, jotka tekevät päätyökseen jotakin muuta kuin hankintaa. Muutokset vaativat taakseen selkeitä perusteita, miksi niitä tehdään ja mitä hyötyjä uusilla toimintatavoilla tavoitellaan. Kun ymmärrys lisääntyy, se vähentää toivottavasti myös mahdollista muutosvastarintaa.  Kuten kaikki muutokset, vaatii myös toimittajaluokittelumallin jalkauttaminen aikaa. Mallin on oltava erityisesti alkuvaiheessa sellainen, että se ottaa asioihin kantaa riittävällä tasolla olematta kuitenkaan liian monimutkainen. Jostakin on lähdettävä liikkeelle ja kun toimintatavat ja syyt niiden takana tulevat tutuiksi, saattaa mallikin kehittyä sekä käyttäjiensä että muuttuvien markkinoiden mukana.

Lähteet:

Ekman, H. 2024. Toimittajaluokittelu ja toimittajasuhteiden hallinta epäsuorissa hankinnoissa – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.

Crane, William. 2017. Supply Base Optimization: 4 steps to Ensure Success. IndustryStar Solutions. Verkkosivu. Saatavilla: https://www.industrystarsolutions.com/blog/2017/01/supply-base-optimization-4-steps-ensure-success/ Viitattu 7.10.2023

Huuhka, Terttu 2019. Tehokkaan hankinnan työkalut. Books On Demand. Helsinki

Iloranta, Kari & Pajunen-Muhonen Hanna 2008. Hankintojen johtaminen. Ostamisesta toimittajamarkkinoiden hallintaan. Tietosanoma Oy. Helsinki.

Israel, Dan & Curkovic, Sime 2020. Indirect Procurement: A Literature Review and Study of Trends. American Journal of Industrial and Business Management, 2020, 10, 775-792. Kalamazoo. Saatavilla: https://www.scirp.org/pdf/ajibm_2020042009535692.pdf. Viitattu 14.2.2024

Kurittu, Kaisa & Rankinen, Lea 2023. Menesty kestävästi! Vastuullisuus johdon ja hallituksen agendalla. Alma Talent. Helsinki. Saatavilla: https://bisneskirjasto-almatalent-fi.ezproxy.turkuamk.fi/teos/JACBXXBTABFE#/kohta:Menesty((20)kest((e4)v((e4)sti!/piste:t2. Viitattu 14.2.2024

Nieminen, Sanna 2016. Hyvä hankinta – Parempi bisnes. Alma Talent Oy. Helsinki. Saatavilla https://bisneskirjasto-almatalent-fi.ezproxy.turkuamk.fi/teos/FAGBHXCTEB#kohta:HYV((c4)((20)HANKINTA((20)-((20)PAREMPI((20)BISNES((20). Viitattu 14.2.2024

Kuva: Unsplash