Järjestelmäpäivitys luo sekä positiivisia että negatiivisia vaikutuksia yrityksen inventointiprosessiin
Inventoinnilla tarkoitetaan varastossa olevien tuotteiden tunnistamista ja laskemista, ja varaston arvo selvitetään niin yrityksen jokapäiväistä toimintaa kuin tilinpäätöstäkin varten. Järjestelmäpäivitys muuttaa kuitenkin inventointiprosessia ja tuo mukanaan sekä positiivisia että negatiivisia muutoksia, joiden tiedostaminen mahdollistaa ennakoimisen ja varautumisen.
Nykyisin yrityksillä on käytössään erilaisia tietojärjestelmiä, kuten toiminnanohjaus- ja varastonhallintajärjestelmiä. Toiminnanohjausjärjestelmä koostuu toisiinsa integroiduista sovelluksista, jotka sisältävät kaikki yrityksen tarvitsemat toiminnot (Jormakka ym. 2015, 253). Varastonhallintajärjestelmä voi puolestaan toimia joko yksinään tai osana toiminnanohjausjärjestelmää (Logistiikan Maailma 2024).
Kohdeyrityksen inventointi siirtyy yhteen järjestelmään päivityksen myötä
Opinnäytetyön toimeksiantaja toimii sopimusvalmistajana teknologiateollisuuden alalla, ja kohdeyrityksellä on useita varastoja ja käyttöpaikkoja, joissa osia inventoidaan. Koska tietojärjestelmät kehittyvät ja päivittyvät jatkuvasti, luo se uusia vaatimuksia myös inventoinnille. Kohdeyritys toteuttaakin tänä vuonna järjestelmäpäivityksen, jonka myötä inventointi siirtyy usean järjestelmän käytöstä yhteen.
Opinnäytetyön tavoitteena oli analysoida inventointiprosessia, joka muuttuu järjestelmäpäivityksen seurauksena ja tuottaa näin hyödyllistä tietoa yhdessä järjestelmässä suoritettavasta inventoinnista. Nykyisen inventointiprosessin kartoittaminen oli tärkeää, jotta sitä vasten pystyttiin peilaamaan tulevaa inventointiprosessia ja saatiin selville inventointia koskevat muutokset.
Muutosten perusteella pystyttiin luomaan toimintaohjeita inventointiin, joka tapahtuu yhdessä järjestelmässä usean sijasta. Huolellisuus ja tarkkuus sekä oma asenne ovat edelleen avainasemassa inventaariota suoritettaessa. Uusi toiminnanohjausjärjestelmä tuo kuitenkin mukanaan myös inventointierojen selvittämiseen tarkoitetun sovelluksen, johon kiinnitetään toimintaohjeissakin huomiota.
Opinnäytetyön pääasiallisena tuotoksena muodostettiin SWOT-analyysi. Kyseisessä analyysissa tarkastellaan yrityksen strategista asemaa niin, että yrityksen vahvuuksia ja heikkouksia verrataan kilpailuympäristön luomiin uhkiin ja mahdollisuuksiin (Vuorinen & Huikkola 2023, 97). Tulevan inventointiprosessin SWOT-analyysi antaa hyödyllistä tietoa yhdessä järjestelmässä suoritettavasta inventoinnista.
SWOT-analyysi mahdollistaa ennakoimisen ja muutoksiin varautumisen
SWOT-analyysin avulla selvitettiin järjestelmäpäivityksen jälkeisen inventoinnin vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat, joiden tiedostaminen auttaa kohdeyritystä ennakoimaan ja varautumaan inventointia koskeviin muutoksiin. Kaikkia nelikentän osa-alueita – vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia – havaittiin, mutta tietyille asioille on syytä antaa enemmän painoarvoa kuin toisille.
Yksi SWOT-analyysin osoittamista merkittävimmistä vahvuuksista on inventointierojen selvittämiseen tarkoitettu sovellus, koska se vastaa kohdeyrityksen inventoinnin suurimpaan haasteeseen eli inventointieroihin. Heikkouksista voidaan puolestaan nostaa esille se tosiasia, etteivät vanhat järjestelmät ole aluksi yhtäaikaisesti käytössä uuden järjestelmän kanssa.
Uuteen toiminnanohjausjärjestelmään siirtyminen mahdollistaa myös viivakoodinlukulaitteiden käyttöönoton, joka helpottaisi ja nopeuttaisi inventointia ja olisi suhteellisen helppo asia toteuttaa muihin mahdollisuuksiin verrattuna. Toisaalta siirtyminen uuteen toiminnanohjausjärjestelmään luo myös uhkakuvan tilanteesta, jossa ainoa käytössä oleva järjestelmä kaatuu.
Kokonaisuudessaan positiivisia asioita on SWOT-analyysin mukaan enemmän kuin negatiivisia, mikä osoittaa, että kohdeyrityksen suunta on oikea. Lisäksi heikkoudet painottuvat enemmän järjestelmäpäivityksen toteutusvaiheeseen. SWOT-analyysi tukeekin erityisesti sitä, että työ tulee selkeytymään ja saldonhallinta helpottumaan.
Lähteet
Jormakka, R.; Koivusalo, K.; Lappalainen, J. & Niskanen, M. 2015. Laskentatoimi. 4., uudistettu painos. Helsinki: Edita.
Logistiikan Maailma 2024. Varastonhallintajärjestelmät. Ohjausjärjestelmät. Viitattu 3.3.2024. https://www.logistiikanmaailma.fi/logistiikka/ohjausjarjestelmat/varastonhallintajarjestelmat/.
Vuorinen, T. & Huikkola, T. 2023. Strategiakirja – 25 työkalua. E-kirja Alma Talent -kirjapalvelussa. Helsinki: Alma Talent. Vaatii kirjautumisen palveluun. Viitattu 12.3.2024. https://bisneskirjasto.almatalent.fi/bisneskirjasto#Bisneskirjasto.
Hyytiä, S. 2024. Järjestelmäpäivityksen myötä muuttuvan inventointiprosessin analysoiminen. Opinnäytetyö. Turun ammattikorkeakoulu.