”Miten tästä ikinä mitään tulee?” Humanistit ja muut hihhulit projektipäälliköinä
Museoissa ja maaseudun kehittämisyhdistyksissä eli Leader-ryhmissä projektijohtamisen vahvuuksia ovat innostuneisuus, sisältöosaaminen, vuorovaikutustaidot ja organisointikyky. Menetelmien ja työkalujen käyttöön, yhteiskunnallisen vaikuttavuuden mittaamiseen, talouden hallintaan ja tiimin johtamiseen toivotaan lisää osaamista. Projekteissa täytyy tyypillisesti innostaa vapaaehtoisia mukaan, työskennellä paljon yksin, olla luova sekä sietää raskasta byrokratiaa ja loppua kohti kiristyvää työtahtia. Organisaatioilta puuttuu jaettua osaamista ja ymmärrystä projektitoiminnasta.
Voittoa tavoittelemattomien alojen projektijohtamista kuvataan kentällä esimerkiksi näin: ”tyypillistä projekteille on hihhulimainen humanistisuus, ei haluta ajatella järjestelmällisesti, kaupallisesti tai käyttäjälähtöisesti” tai toisaalta näin: ”projektit jäntevöittää tätä hommaa ja ne on kivoja juttuja ja me saadaan tehdä tosi kivojen asioiden parissa töitä”. Turun ammattikorkeakoulun Master Schoolin Taide- ja kulttuurialan johtamisen opinnäytetyössä (Hero 2024) tutkittiin museoiden ja Leader-ryhmien eli maaseudun kehittämisyhdistysten projektiosaamisen nykytilaa. Esiin nousseisiin osaamisen kehittämisen tarpeisiin vastataan opinnäytetyössä kootulla aloittelevan projektipäällikön käsikirjalla.
Asiantuntija-aloilla tehdään yhä enenevissä määrin projekteja, mutta projektijohtamisen osaamisen tarvetta ei aina ole tunnistettu eikä sitä osata kehittää. Opinnäytetyön tuloksista käy ilmi, että sekä museoissa että Leader-ryhmissä projektivastuu annetaan usein sisältötuntemuksen perusteella ja projektinhallintataidot pitäisi opetella samalla kun projekti on käynnissä. Projektit koetaan sekavina, ahdistavina ja loppua kohti kiihtyvä tahti stressaavana. Kokenut museon projektipäällikkö kuvaa haastattelussa normaalia projektin kulkua näin: ”ensin tuska yleensä projektin aloittamisessa, miten tästä ikinä mitään tulee, sitten se alkaa sujumaan jouhevasti ja ehkä siellä viimeisellä neljänneksellä alkaa tulla pieni paniikki ja kiire ja sitten taas rauhoittuu”.
Onnistunut projekti osallistaa ja motivoi
Museoille ja Leader-ryhmille suunnatusta kyselystä ja 11:ssä haastattelusta käy ilmi, että molempien alojen projekteissa on tärkeää innostaa ja osallistaa ihmisiä mukaan. Leader-ryhmissä mukaan houkuteltavat ihmiset ovat alueen asukkaita, vapaaehtoisia, kun taas museoissa vapaaehtoisten lisäksi on tärkeää saada myös omat kiireiset kollegat motivoitua sitoutumaan projektityöhön. Aloilla koetaan olevan taitoja tähän: projektien parissa työskentelevät ovat itse innostuneita ja empaattisia sekä heillä on hyvät vuorovaikutus- ja viestintätaidot. Suuntautuneisuus ihmisten kanssa ja ihmisten hyväksi tehtävään työhön näkyy projektitaidoissa.
Tunnistetusta ihmisläheisestä osaamisesta huolimatta museoissa ja Leader-ryhmissä kaivataan lisää ihmistaitoja. Lisää taitoja toivottiin tiiminvetämiseen, yhteistyön haasteiden ratkomiseen sekä innostamiseen, sitouttamiseen ja osallistamiseen. Ihmistaidot, kuten viestintä-, ongelmanratkaisu-, yhteistyö- ja strategisen ajattelun taidot ovat nousseet esiin tärkeänä osana projektipäälliköiden osaamista 2020-luvun projektiaiheisessa keskustelussa. Esimerkiksi projektijohtamisen kouluttaja Michaela Flick toteaa podcast-haastattelussa vuonna 2023, että ihmistaitojen painoarvo on lähiaikoina kasvanut projektialalla merkittävästi, mutta edelleen ne ovat usein aliarvostettuja ja niiden osaamista on kehitetty liian vähän. Flickin mukaan ihmistaidot muodostavat projektijohtamisen selkärangan ja niiden avulla projektitiimin potentiaali saadaan kokonaan käyttöön, luovuus kukkii ja projektit saadaan onnistuneesti maaliin. (Flick 2023.)
Kokonaisvaltaista projektiymmärrystä ja menetelmäosaamista tarvitaan lisää
Ihmistaitojen lisäksi opinnäytetyön tuloksissa nousevat esiin projektinhallintaan liittyvien menetelmätaitojen puute. Nykyisenä osaamisena pidetään organisointitaitoja ja kykyä tehdä montaa asiaa yhtä aikaa. Osaamista tunnistetaan projektin aloitus-, suunnittelu- ja toteutusvaiheiden johtamiseen. Projektin lopetusvaihe ja tulosten sekä vaikutusten mittaaminen koetaan vaikeiksi. Talouden hallintaan toivotaan lisää osaamista niin rahoituksen hakemisen kuin budjetoinninkin osalta. Lisäksi esiin nousevat tarpeet osata riskienhallintaa ja aikataulutusta paremmin. Monet kyselyyn ja haastatteluihin osallistuneet toteavat, että talousasioita olisi pitänyt ymmärtää ottaa osaksi opintoja. Myös parempaa excel-osaamista kaivataan. Officen ja Googlen työkalut ovatkin yleisimpiä museoiden ja Leader-ryhmien projektinhallinnan työkaluja.
Opinnäytetyön tuloksissa korostuu turhautuminen siihen, ettei monenkaan vastaajan työpaikalla ole yhteistä tapaa ja jaettua osaamista tehdä projekteja. Näissä organisaatioissa projekteista ei opita ja jokainen joutuu keksimään pyörän uudelleen. Opinnäytetyöhön koottiin johtajille suunnattua tietoa projektiosaamisen johtamisesta, projektiorganisaation luomisesta ja toteutetuista projekteista oppimisesta. Projektipäällikön käsikirjassa esitellään erilaisia projektinhallintamenetelmiä, joista voi valita omaan projektiinsa tai koko organisaatioon parhaiten sopivan tai kehitellä niiden perusteella omansa.
Käsikirjasta apua osaamisen kehittämiseen
Kokonaisvaltaista projektiymmärrystä tarjotaan aloittelevalle projektipäällikölle käsikirjan alussa, jossa esitellään mistä vaiheista projektit koostuvat, eri vaiheissa helposti hyödynnettäviä menetelmiä ja työkaluja sekä yleisiä projektinhallintamenetelmiä. Projektijohtajien kansainvälisessä oppaassa Project Management Body of Knowledgessa (PMI 2021) käsitellään projektiosaamista 12 periaatteen mukaan:
- Ole tunnollinen, kunnioittava ja huolehtiva projektin edustaja
- Luo yhteistyötä tukeva projektiryhmän työympäristö
- Ota sidosryhmät tehokkaasti mukaan työhön
- Keskity arvoon
- Tunnista ja arvioi projektin systeemisyys
- Osoita johtajuutta
- Räätälöi sisältö kontekstin mukaan
- Huolehdi laadusta prosesseissa ja tuotoksissa
- Onnistu projektin monimutkaisuudesta huolimatta
- Hallitse riskit hyvin
- Ole joustava ja sinnikäs
- Mahdollista muutos toivotun tulevaisuuden saavuttamiseksi
Yleisen osaamisen kehittämisen lisäksi käsikirjaan kerättiin tietoa ja vinkkejä kyselyssä ja haastatteluissa esiin nousseisiin ihmis- ja menetelmätaitojen kehittämisen tarpeisiin. Ihmistaitojen osiossa esitellään erilaisia käsityksiä projektipäällikön tärkeimmistä ihmistaidoista sekä keskitytään tarkemmin psykologisen turvallisuuden luomiseen tiimin toimintaympäristössä, epävirallisen projektipäällikön vaikutusvaltaan, ihmisläheiseen tiimin johtamiseen sekä tehokkaan tiimin muodostamiseen hyödyntämällä tiimin jäsenten erilaisuutta. Menetelmätaitoihin liittyen käsitellään yleisesti tärkeitä projektinhallinnan osaamisalueita sekä erityisesti annetaan apua talouden, riskien ja muutosten hallintaan sekä vaikutusten mittaamiseen ja arviointiin.
”Learning by doing -hommaa”
Yhteiskunnallisesti vaikuttaville, voittoa tavoittelemattomille aloille suuntautuvien olisi tärkeää kehittää niin ihmistaitojaan kuin projektinhallinnan osaamistaan jo ennen kuin ensimmäinen projekti osuu kohdalle. Leader-ryhmien ja museoiden projektipäälliköt kuitenkin toteavat: ”moni asiahan hanketyössä on sellaista, että ei sitä opeteta yhtään missään, sitä käytetään luovuutta ja joustavuutta ja opiskellaan lisää” ja ” tää on learning by doing -hommaa, ei ole mitään kurssia tai opusta että näin teet näyttelyn, vaatii rohkeutta lähteä ekaa kertaa ja tietää ettei voi osata kaikkea”. Oppaiden ja kurssien lisäksi työssä oppiminen nousee opinnäytetyössä mieluiseksi tavaksi oppia projektityötä. Organisaatioiden johdon olisi siis hyvä panostaa projektiosaamisen kehittämiseen ja tarjota mahdollisuuksia jatkuvaan työssäoppimiseen ja omatoimiseen osaamisen kehittämiseen. Museoprojektien asiantuntijan Martha Morrisin (2017, 65) sanoin: ”Yhdelläkään organisaatiolla ei ole varaa sivuuttaa työntekijöiden johtaviin rooleihin kasvamisen tärkeyttä”.
Artikkeli perustuu Tradenomi (YAMK), Taide- ja kulttuurialan johtaminen -koulutuksen opinnäytetyöhön: Ihmislähtöisen projektijohtamisen ammattilaiseksi voittoa tavoittelemattomilla aloilla - projektiosaamisen kehittäminen museoissa ja Leader-ryhmissä.
Lähteet
Hero, T. 2024. Ihmislähtöisen projektijohtamisen ammattilaiseksi voittoa tavoittelemattomilla aloilla : projektiosaamisen kehittäminen museoissa ja Leader-ryhmissä – Theseus. Opinnäytetyö (YAMK). Taide- ja kulttuurialan johtaminen. Turku: Turun ammattikorkeakoulu.
Flick, M. 2023. The power of soft skills in project management. The project management podcast, jakso 493. OSP International LLC. Viitattu 9.5.2024. https://www.project-management-podcast.com/podcast-episodes/episode-details/948-episode-493-project-management-power-skills
Kogon, C. ym. 2015. Project management for the unofficial project manager. Dallas: BenBella Books, Inc.
Morris, M. 2017. Managing people and projects in museums. London: Rowman & Littlefield
PMI 2021. The standard for project management and a guide to the project management body of knowledge (PMBOK Guide). Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.