Digitaalisella palvelulla tehostusta hammaslääkäriasemille – käyttäjien tarpeet tuotekehityksen keskiössä
Digitalisaatio ja älykkäät tietojärjestelmät mullistavat hammashoidonalaa. Uusien tietojärjestelmien kehittämisen keskiössä on käyttäjälähtöisyys, ja yhteistyössä loppukäyttäjien kanssa voidaan ymmärtää heidän tarpeitaan paremmin.
Suomessa on vahva digitaalinen osaaminen terveyden- ja hyvinvoinnin järjestelmien kehittämisessä. Tehokkailla ratkaisuilla voidaan virtaviivaistaa toimintoja sekä nopeuttaa ja helpottaa hoitoprosesseja ja mahdollistaa eri organisaatioiden välinen tiedonvaihtoyhteys. (STM 2016; Mäkelä & Mäkijärvi 2017, 435; Tilander 2018.)
Digitaalisuus sujuvoittaa terveydenhuollon palveluja
Hammaslääkäriasemille kehitteillä olevan uuden digitaalisen palvelun avulla voidaan kerätä reaaliaikaista dataa, jonka avulla voidaan esimerkiksi havaita päivittäisessä toiminnassa ilmeneviä prosessiviiveitä, sujuvaa toimintaa haittaavia häiriötekijöitä tai vikatilanteita. Terveydenhuollon järjestelmissä ja prosesseissa esiintyy toimintaa haittaavaa hukkaa merkittävän paljon. Lean filosofiaan yhdistetty hukka voi ilmetä erilaisina toiminnan viiveinä, keskeytyksinä tai odottamisena. (Mäkijärvi 2010, 19; Torkkola 2015, 26–27; Maijala ym. 2019.)
Turun ammattikorkeakoulun Master School -opinnäytetyössä selvitettiin digitaalisen palvelun loppukäyttäjien käyttäjätarpeita seuraavien hukkatekijöiden avulla:
- Odotus
- Varastot
- Kuljetus ja ylimääräinen työntekijän tai materiaalin liike
- Virheet ja uudelleen tekeminen
- Yliprosessointi
- Ylikapasiteetti ja osaamisen alihyödyntäminen
Hukkaa vähentämällä voidaan sujuvoittaa kliinisen toiminnan prosesseja ja tuottaa arvoa asiakkaalle. (Mäkijärvi 2010, 19; Torkkola 2015, 26–27; Maijala ym. 2019.)
Hukkaa eliminoimalla arvoa tuottavat toiminnot kasvuun
Hukkatekijät vaikuttavat prosessien sujuvuuteen ja estävät virtaustehokkuutta. Ylimääräistä aikaa ja turhaa liikettä voi kulua esimerkiksi asiakkaiden tietojen tai materiaalien hakemisessa useampaan kertaan. Keskeytykset ja virheet haittaavat toimintaa ja hukkaavat resursseja, koska asioita joudutaan usein tekemään uudelleen. (Korte ym. 2020; Romanos & Gupta 2022.)
Epäjärjestyksessä olevat tai liian suuret varastot puolestaan voivat aiheuttaa etenkin turhaa etsimistä ja kasvattaa kuluja. Sujuvaa asiakasvirtausta haittaa hammaslääkärin myöhässä oleminen, joka ei myöskään tuota lisäarvoa asiakkaalle. Tiedonkulun ja kommunikoinnin puute henkilöstön välillä hankaloittaa toiminnan sujuvuutta, jonka lisäksi se voi myös viivästyttää hoidon aloitusta. Hukkaa poistamalla hoidon ja palvelun laatu sekä saatavuus voi parantua, myös kustannustehokkuus lisääntyä. (Korte ym. 2020; Romanos & Gupta 2022.)
Käyttäjätarpeissa korostuvat toimintavarmuus, perehdytys ja tietoturva
Opinnäytetyön tuloksena havaittiin, että digitaalisen palvelun käyttäjätarpeissa korostetaan laitteisiin kehitettäviä lisäominaisuuksia, joilla hoitotoimenpiteitä voi sujuvoittaa entisestään. Erityisesti instrumentteihin liittyvää paikannustarvetta sekä tilastointiin ja automatiikkaan liittyviä ominaisuuksia painotetaan kehitystarpeissa. Laitteiden ja järjestelmien oman älykkyyden parantaminen nähdään myös tarpeellisena, jolloin hammaslääkäriasemien työn virtaus ja prosessien sujuvuus voisi mullistua. (Hammaslääkäriliitto; Mäkelä & Mäkijärvi 2017, 133; Korte ym. 2020.)
Tärkeänä ominaisuutena järjestelmissä pidetään niiden luotettavuutta ja toimintavarmuutta, jotka osaltaan parantavat työn tehokkuutta ja vähentävät virheitä. Hammaslääkäriasemien loppukäyttäjät kokevat myös tarvetta sujuvalle kommunikoinnille ja tiedonvälitykselle – ne kohottavat asiakas- ja henkilöstötyytyväisyyttä sekä ehkäisevät hukkaa ja arvoa tuottamatonta työtä. (Hammaslääkäriliitto; Mäkelä & Mäkijärvi 2017, 133; Korte ym. 2020.)
Käyttäjätarpeissa korostuivat järjestelmä- ja laitekohtaiset kehitystarpeet, joissa nähtiin tarvetta etenkin järjestelmien oman älykkyyden parantamiselle sekä erityisten lisäominaisuuksien kehittämiselle, jotka voivat edistää myös niiden toimintavarmuutta ja tietoturvaa. Merkittävänä havaintona käyttäjätarpeissa nousi esille myös perehdytyksen ja koulutuksen tärkeys.
Lähteet:
Korte, H.; Jokela, R.; Korhonen, E. & Perttunen, J. 2020. Lean Sosiaali- ja terveydenhuollossa. 2. painos. HUS Helsingin yliopistollinen sairaala. Verkkokirja. Viitattu 15.8.2022. https://www.hus.fi/sites/default/files/2021-11/lean-sosiaali-ja-terveydenhuollossa-taskukirja.pdf
Mäkelä, M. & Mäkijärvi, M. 2017. Teknologia mullistaa sairaalat ja lääkärintyön -otatko haasteen vastaan? Duodecim 133, 6. Viitattu 20.8.2021. https://helda.helsinki.fi/bitstream/handle/10138/237169/duo13606.pdf?sequence=1
Mäkijärvi, M. 2010. Lean-menetelmä suomalaisessa terveydenhuollossa – kokemuksia ja haasteita HUS:ssa. 25.10.2021. Tampereen teknillinen yliopisto. https://docplayer.fi/1633593-Lean-menetelma-suomalaisessa-terveydenhuollossa-kokemuksia-ja-haasteita-hus-ssa.html
Romanos, G.; Gupta, S. 2022. General Dentistry. Applied lean principles in dental practice. Quintessence International. Volume 53. Number 9. Viitattu 15.8.2023. https://www.quintpub.com/journals/ohpd/fulltext.php?article_id=22731
STM 2016. Sosiaali- ja terveysministeriön digitalisaatiolinjaukset 2025. Digitalisaatio terveyden ja hyvinvoinnin tukena. Viitattu 19.4.2021. https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/75526/JUL2016-5-hallinnonalan-ditalisaation-linjaukset-2025.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Tilander, A. 2018. Älykäs vastaanotto, virtuaalinen potilas ja muita innovaatioita. Suomen hammaslääkärilehti. Viitattu 19.4.2021. https://www.hammaslaakarilehti.fi/fi/uutinen/alykas-vastaanotto-virtuaalinen-potilas-ja-muita-innovaatioita
Torkkola, S. 2015. Lean asiantuntijatyön johtamisessa. Verkkokirja. Alma Talent Oy.
Kuva: Microsoft Office