Miten kaupunkiorganisaation projektijohtamista tulisi kehittää?
Projektijohtaminen on yksi tärkeä johtamisen osa-alue. Projektijohtamisella tarkoitetaan yleisimmin yksittäisen projektin ja projektiohjelman johtamista sekä organisaation projektisalkun johtamista.
Tässä tutkimuksessa tavoitteena oli kehittää kaupunkiorganisaation projektitoimintaa erityisesti käytössä olevien projektimallien avulla. Projektimallilla tarkoitetaan organisaation yhteisiä projektijohtamisen prosesseja, joiden soveltamista voidaan osaltaan toteuttaa projektinhallinnan perinteisellä vesiputousmallilla tai hybriditoteutuksena sekoittaen perinteistä ja ketterää projektitoteutusta.
Nykytilaa ja kehittämistarpeita kartoitettiin haastatteluin ja kyselyillä toimeksiantajan lisäksi kolmesta verrokkikaupungista. Käyttäjäkyselyllä kerättiin tietoa projektimallin ja projektisalkkujärjestelmän käyttökokemuksista ja projektijohtamisen kehittämistarpeista. Kaikissa kaupungeissa toteutettu käyttäjäkysely oli ensisijainen tietolähde ja sitä täydennettiin ja syvennettiin muun muassa haastatteluilla. Kyselyt ja haastattelut kohdennettiin kehittämisprojektien vastuuhenkilöille, projektisalkkujen ohjaukseen osallistuville ja projektitoiminnan kehittäjille.
Projektimalli tuo systemaattisuutta
Kaikissa tutkimukseen osallistuneissa kaupungeissa on käytössä projektimalli ja sitä pidetään yleisesti hyvänä ja toimivana. Kaupunkiorganisaatiossa projektien kirjo on hyvin suuri ja projektimallin voidaan näin ollen katsoa soveltuvan hyvin erityyppisiin projekteihin. Projektimallin koetaan tukevan projektipäällikön työtä, parantavan projektityöskentelyn laatua ja tukevan projektin johtamista. Projektijohtamisen työkaluista käytetyimpiä ovat projektisalkkujärjestelmä ja dokumenttipohjat. Toimeksiantajan organisaatiossa todettiin projektipäälliköiden kokemuksien projektimallista olevan positiivisempia kuin organisaation johdon. Projektimallia toivotaan kuitenkin kevennettävän, yksinkertaistettavan ja selkeytettävän.
Projektin elinkaaren todettiin laajentuneen alusta ja lopusta. Erityisesti havaittiin, että organisaation kehittämisideoiden hallinnan käytäntöjen jalkauttamiseen kannattaa projektimallissa panostaa. Vastaavasti myös projektien hyötyjen jälkiseurantaa ja vaikuttavuuden arviointia tulisi kehittää.
Kaupunkiorganisaatioissa linjaorganisaation päätöksentekorakenne vaikuttaa osittain osallistuvan myös projektien päätöksentekoon. Se voi heikentää projektin omia päätöksentekomahdollisuuksia ja voi sitä kautta myös hankaloittaa projektin johtamista ja tavoitteiden saavuttamista. Tällä voi olla voimakkaastikin merkitystä projektin resursointiin, valtuuksien saamiseen ja projektien priorisointiin, jotka nousivat tutkimuksessa tunnistetuiksi kipukohdiksi.
Salkkujohtaminen tukee strategiaa
Projektisalkun johtamisen koetaan tukevan projektikokonaisuuden johtamista edistäen kokonaisuuden hallintaa ja näkyvyyttä. Projektisalkkujärjestelmä koetaan hyödylliseksi, mutta sitä ei osata vielä riittävästi hyödyntää johtamisessa. Sillä pitäisi olla tiiviimpi kytkös vuosisuunnitteluun ja toiminnan johtamiseen strategiaa toteuttavina salkkuina. Salkun johtaminen vaatii määrämuotoisuutta ja salkkupäälliköiden roolin vahvistamista sekä osaamisen kehittämistä. Lisäksi projektisalkkujärjestelmän tietosisällön eheyteen ja laatuun täytyy kiinnittää huomioita, jotta tietoja voidaan todella hyödyntää päätöksenteon tukena.
Projekti- tai kehittämissalkun sisältöön on myös kiinnitettävä huomiota ja määritettävä selkeät kriteerit siihen, mitkä projektit ja pienemmät kehittämistoimet ovat projektisalkun hallinnan piirissä. Nämä kaikki kilpailevat samoista resursseista ja läpinäkyvyys kehittämisen kokonaisuuteen on johdon ohjauksen kannalta tärkeä näkökulma. Haasteeksi koetaan myös projektien priorisointi, joka on keskeinen osa salkkujohtamista. Ideoiden systemaattinen ja läpinäkyvä jalostus, käsittely ja priorisointi ideasalkussa edistävät projektin elinkaaren alkupäätä. Projektien systemaattinen porttipäätösten käsittely johtoryhmissä mahdollistaa priorisoinnin ja salkun tasapainon eri näkökulmista.
Projektitoimistojen palvelujen laatu koetaan erittäin hyväksi
Kaupunkien projektitoimistot järjestävät monenlaisia valmennuksia ja tilaisuuksia sekä ne ovat suosittuja projekteissa toimivien piirissä. Projektitoimistojen palvelun laatu koetaan erittäin hyväksi. Projektitoimiston tunnettavuuteen organisaation sisällä kannattaa kuitenkin panostaa. Kaikissa kaupungeissa tunnistettiin, että projektin- ja salkunhallinnan taso vaihtelee kaupungin sisällä eri toimialojen ja yksiköiden välillä. Tämä on haaste projektitoimistojen palveluille. Hyvänä käytäntönä suositellaan, että uusien projektien projektipäälliköt poimitaan systemaattisesti tuen piiriin kuten myös projektien omistajat ja ohjausryhmät.
Tulevaisuuden projektijohtamisen teemat
Käyttäjäkyselyn vastaajat vahvistaisivat projektijohtamisessa yhteiskehittämistä asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa, tiedolla johtamista ja ketterää kehittämistä. Merkittävää on havaita samankaltaisuuksien nousevan kärkiteemoiksi yli kuntarajojen. Taustalla voi olla viime vuosien hyvät kokemukset projekteista, joissa asioita on kehitetty yhdessä asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa. Tiedolla johtamista koetaan tarvittavan yhä enemmän haasteellisempien ja monimutkaisempien ongelmien ratkaisemiseen. Myös ketterän kehittämisen lähestymistavat voivat auttaa. Lisäksi vastauksista nousi esiin myös kokeilukulttuuri ja yhteiskunnallinen vaikuttavuus.
Kestävä kehitys on tärkeä näkökulma myös projektitoiminnassa. Kestävään projektijohtamiseen, projektien prosesseihin ja projektien tuotoksiin suositellaan tuotavan kestävän kehityksen kolme ulottuvuutta: sosiaalisten, taloudellisten ja ympäristön näkökohtien kriteerit ja mittarit.