Onko ulkoistamisesta enemmän hyötyä vai haittaa? Säästöjä voi syntyä myös ulkoistamista vähentämällä
Yrityksille erilaisten palveluiden ulkoistaminen on yleinen keino tavoitella kustannussäästöjä. Ulkoistamisen avulla voidaan myös suurentaa markkinoita yrityksen omien tilojen käydessä ahtaiksi. Kaikissa tilanteissa ulkoistaminen ei kuitenkaan ole kannattavin vaihtoehto. Toimintojen pitäminen yrityksen sisällä saattaa osoittautua edullisemmaksi vaihtoehdoksi.
Ulkoistaessa yritys siirtää jonkin työvaiheen tai toiminnon toisen yrityksen hoidettavaksi. Monesti ulkoistetaan huoltopalveluita, laskutusta sekä logistisen ketjun eri vaiheita. Ulkoistuksen kohteena voivat olla myös erilaiset komponentit ja välituotteet, jotka usein tilataan ulkomailta halvemman hinnan sekä paremman saatavuuden takia. Tavoitteena ulkoistamisessa on saavuttaa taloudellista säästöä ja keskittää yrityksen toiminta sen omaan osaamisalueeseen. Ulkoistamispalveluita tarjoavat yritykset ovat yleensä erikoistuneet tekemään vain yhtä toimintoa suuremmassa mittakaavassa, minkä ansiosta nämä yritykset pystyvät suorittamaan nämä palvelut tehokkaasti ja matalilla kustannuksilla.
Ulkoistamisen riskit
Toimintojen ulkoistaminen ei ole aina automaattisesti halvin tai kannattavin ratkaisu. Ulkoistamisesta muodostuu monesti odotettua suuremmat kustannukset, sillä jo suunnitteluvaiheessa syntyy kustannuksia yrityksen etsiessä sopivaa yrityskumppania. Tämän lisäksi sopimuskumppanin toimintaa täytyy tarkkailla säännöllisesti myös ulkoistussopimuksen solmimisen jälkeen. Ulkoistettua palvelua tarjoava yritys voi lopulta osoittautua odotettua huonommaksi valinnaksi, ja tämän vuoksi tavoiteltua etua tai säästöä ei saavuteta. Yrityksen omaan osaamiseen saattaa tulla aukkoja, kun monet toiminnot ulkoistetaan eri yritysten hoidettavaksi. Useat yhteistyössä toimivat yritykset myös lisäävät mahdollisten tietovuotojen riskiä.
Kotiuttaminen vaihtoehtona
Yritys voi joutua tilanteeseen, missä ulkoistettu palvelu halutaan kotiuttaa takaisin yrityksen itse hoidettavaksi. Kotiuttaminen voi osoittautua kannattavaksi, jos halutaan lisätä ulkoistetun toiminnon hallintaa, tai huomataan ulkoistamisen aiheuttamat lisäkustannukset. Kotiuttaminen myös helpottaa ja tehostaa kyseisen prosessin dataliikenteen valvontaa sekä sen hallintaa. Ulkoistetusta palvelusta saattaa olla kannattavaa kotiuttaa vain osa, jos halutaan parantaa esimerkiksi oman varaston tehokkuutta pienentämällä ulkoistetun varaston osuutta.
Kannattavuuteen vaikuttavat tekijät
Kotiuttamisen sekä ulkoistamisen kannattavuuteen vaikuttaa pääasiassa lopulliset kustannukset, mutta tämän lisäksi tilannetta tulisi arvioida myös asiakkaan näkökulmasta. Esimerkiksi varastointia ulkoistaessa toimitusketjun osapuolten määrä kasvaa, mikä voi aiheuttaa pidempiä toimitusaikoja sekä ongelmia tiedonsiirrossa. Pidemmät toimitusajat voivat siirtää osan asiakkaista nopeampien kilpailevien yritysten asiakkaiksi.
Varaston ulkoistamisen vähentäminen voi olla kannattavaa, jos yritys pystytään parantamaan jo olemassa olevan varaston tehokkuutta ja täyttöastetta. Tällä tavalla uusiin varastoihin ei tarvitse investoida, vaan voidaan hyödyntää valmiita varastotiloja paremmin. Käytettävissä olevien lavapaikkojen määrän kasvaessa voidaan ulkoistetulta varastolta siirtää tuotteita varastoitavaksi omalle varastolle.
Oman varaston kannattavuutta ja tehokkuutta voidaan mitata seuraamalla varaston kiertoaikaa sekä riittoa. Korkeampi varaston kierto tarkoittaa tuotteiden lyhyempää säilytysaikaa varastolla. Varaston kiertoa nopeuttamalla saadaan siis parannettua sen tehokkuutta. Liian nopea kierto, eli toisin sanoen liian lyhyt varaston riitto heikentää kuitenkin yrityksen toimintavarmuutta. Tämän takia varaston tehokkuutta on järkevää nostaa vähitellen, nopeuttamalla varaston kiertoa pieni määrä kerrallaan.
Kotiuttamisessa ja ulkoistamisessa on kummassakin omat hyötynsä sekä heikkoutensa. Molemmissa tapauksissa prosessin kannattavuus tulisi arvioida laskemalla siitä muodostuvat säästöt tai lisäkustannukset tehtäväkohtaisesti. Kaikista kannattavimmaksi ratkaisuksi saattaa lopulta osoittautua myös palvelun osittainen kotiuttaminen tai ulkoistaminen.
Lähteet:
K-kauppiasliitto 2019. Logistiikka on tarkkaa työtä. Viitattu 14.06.2022 www.k-kauppiasliitto.fi/kehittyva-kauppa/logistiikan-osaajat/
Kallo, M. 2022. Ulkoistetun varaston ja suorakuljetuksen kannattavuusvertailu. Opinnäytetyö (AMK), Ajoneuvo- ja kuljetustekniikka, Turun Ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022061518013