• julkinen hankinta
• kehittäminen
• kiinteistöpalvelu

Hyvinvointialueiden hankinnat ovat haasteiden keskellä. Julkiset hankinnat ovat merkittävä osa hyvinvointialueiden kiinteistöpalvelutoimintaa. Ne kattavat kaiken rakennushankkeista kunnossapitopalveluihin ja vaikuttavat suoraan alueen talouteen, palveluiden laatuun ja sitä kautta asiakkaiden ja henkilökunnan hyvinvointiin. Vaikka hankintoja säätelee tarkka lainsäädäntö, niiden toteuttaminen ei aina ole sujuvaa. Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kiinteistöpalveluissa toteutettu opinnäytetyö pureutuu näihin haasteisiin ja tarjoaa käytännön ratkaisuja hankintaprosessien ja -osaamisen parantamiseen.

Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan lainsäädännöllä määriteltyä hankintaa. Hankinnoissa määräävänä asiana on hankinnan arvo. Laki määrittelee ns. kynnysarvot, jolloin hankinta tulee kilpailuttaa. Hankintalainsäädännön ja kilpailutuksen tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemistä. Lisäksi laki turvaa yritysten ja yhteisöjen tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tavaroita, palveluja ja rakennusurakoita julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. (JHNY, 2024)

Hankintaosaamisen nykytila – ongelmakohtia ja mahdollisuuksia

Opinnäytetyössä (Reiman, 2024) kartoitettiin kiinteistöpalveluiden hankintaosaamisen nykytila kyselytutkimuksella, johon osallistui kiinteistöpalveluiden eri palvelualueiden työntekijöitä. Tulokset paljastivat selkeitä ongelmakohtia, mutta myös mahdollisuuksia prosessien parantamiseen.

Yksi merkittävimmistä haasteista oli ohjeiden ja toimintamallien puuttuminen. Vain noin puolet vastaajista (N = 46) oli tietoisia organisaation hankintaohjeiden olemassaolosta, ja noin kolmannes vastaajista ei tiennyt, oliko ohjeita lainkaan. Vastaavat luvut toistuivat kysymyksissä hankintajärjestelmän ja projektikohtaisten suunnitelmien käytöstä, mikä osoittaa selkeän tiedonkulun ja koulutuksen tarpeen.

Substanssiosaajien hyödyntäminen hankintaprosessissa nousi myös esille. Vaikka substanssiosaajat, kuten rakennuttamisen ja kunnossapidon asiantuntijat, ovat välttämättömiä hankintojen onnistumiselle, vain vajaa puolet vastaajista koki heidän osallistuvan prosessiin riittävästi. Osallistumisen puutteet voivat johtaa siihen, että hankinnoissa ei huomioida riittävästi teknisiä ja käytännön tarpeita.

Palautteen kerääminen ja hyödyntäminen olivat myös selkeitä kehityskohteita. Vaikka palautetta pidettiin tärkeänä, sen kerääminen ja systemaattinen hyödyntäminen olivat vastaajien mukaan vähäisiä. Aiemmista hankinnoista saatujen kokemusten huomioiminen voisi kuitenkin parantaa tulevien hankintojen laatua merkittävästi.

Ratkaisut: Hankintaosaamisen ja prosessien kehittäminen

Opinnäytetyön tulosten perusteella esitettiin konkreettisia ratkaisuja hankintaosaamisen ja -prosessien parantamiseen. Nämä toimenpiteet tähtäävät siihen, että hankinnat toteutetaan tehokkaammin, taloudellisemmin ja laadukkaammin.

• Selkeät ohjeet ja toimintamallit
  Yhtenäinen ja helposti saatavilla oleva hankintaohje on välttämätön. Se auttaisi työntekijöitä ymmärtämään omat tehtävänsä ja vastuunsa hankintaprosessissa. Ohjeistukseen tulisi sisällyttää selkeä kuvaus hankinnan eri vaiheista ja vastuuhenkilöistä. Tämä voisi vähentää roolien epäselvyyksiä ja lisätä prosessien sujuvuutta.
• Säännölliset koulutukset
  Hankintaosaamisen kehittäminen vaatii panostusta koulutukseen. Työntekijöille tulisi tarjota säännöllisiä koulutuksia, joissa käsitellään esimerkiksi hankintalainsäädäntöä, prosessin eri vaiheita ja parhaiden käytäntöjen hyödyntämistä. Myös uusien työntekijöiden perehdytys on tärkeää, sillä kyselytulosten perusteella osa vastaajista ei ollut saanut riittävästi tietoa hankintojen käytännöistä.
• Hankintakortti prosessien tueksi
  Hankintakortin käyttöönotto ja systemaattinen käyttö voivat parantaa prosessien hallintaa. Kortti auttaa seuraamaan hankinnan etenemistä, varmistaa kaikkien vaiheiden toteutumisen ja vähentää virheiden riskiä. Korttia käytettiin jo joissakin hankkeissa, mutta sen käyttö tulisi laajentaa koko organisaatioon.
• Palautemekanismien kehittäminen
  Aiemmista hankinnoista saatujen kokemusten hyödyntäminen on tärkeä osa kehitystyötä. Palautteen kerääminen ja sen perusteella tehtävät parannukset voivat auttaa välttämään toistuvia virheitä ja parantamaan prosessien laatua. Tämä edellyttää systemaattista palautteenkeruujärjestelmää ja selkeää vastuujakoa palautteen käsittelyssä.
• Substanssiosaajien osallistaminen
  Substanssiosaajien asiantuntemus on korvaamatonta hankintaprosessissa. Heidän osallistumisensa varmistaminen hankinnan kaikissa vaiheissa auttaa huomioimaan tekniset ja käytännön tarpeet sekä parantaa hankintojen laatua. Tämä voisi tapahtua esimerkiksi selkeiden osallistumisohjeiden ja yhteistyömallien kautta.

Hankintaosaamisen kehittämisen hyödyt

Hankintaosaamisen kehittäminen ei ole vain prosessin tehostamista, vaan se vaikuttaa laajasti koko organisaation toimintaan. Tehokas ja hyvin johdettu hankintaprosessi:

• Parantaa kustannustehokkuutta ja tuo säästöjä.
• Lisää hankintojen laatua ja niiden vaikuttavuutta.
• Edistää avoimuutta ja yhdenvertaisuutta julkisissa hankinnoissa.
• Tukee organisaation strategisia tavoitteita ja auttaa vastaamaan muuttuvien tilanteiden haasteisiin.

Konkreettiset vaikutukset hyvinvointialueen toimintaan
Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kiinteistöpalveluissa hankintaosaamisen kehittäminen voisi tuoda merkittäviä hyötyjä. Esimerkiksi palautteen hyödyntäminen voisi vähentää epäonnistuneiden hankintojen määrää, ja koulutukset voisivat lisätä työntekijöiden osaamista ja itseluottamusta. Selkeämpi roolijako ja substanssiosaajien tehokkaampi osallistaminen taas voisivat parantaa hankintojen laatua ja vähentää viivästyksiä.

Johtopäätökset ja tulevaisuuden näkymät

Opinnäytetyö (Reiman, 2024) osoittaa, että hankintaosaamisen kehittäminen on tärkeä osa hyvinvointialueiden toiminnan tehostamista. Kehittämällä koulutusta, palautteenkeruuta ja prosessien hallintaa voidaan parantaa hankintojen laatua ja kustannustehokkuutta. Näin voidaan vastata hyvinvointialueiden tiukkoihin taloudellisiin vaatimuksiin ja varmistaa, että hankinnat tukevat alueen asiakkaiden ja henkilökunnan hyvinvointia parhaalla mahdollisella tavalla.

Julkiset hankinnat on monimutkainen, mutta hallittavissa oleva kokonaisuus. Panostamalla oikeisiin kehittämistoimiin Varsinais-Suomen hyvinvointialue ja sen kiinteistöpalvelut yksikkö voi toimia esimerkkinä muille organisaatioille ja näyttää, kuinka hankintaosaamista ja prosesseja voidaan parantaa tavoitteellisesti ja tehokkaasti.

Lähteet

JHNY. 2024. Mikä on julkinen hankinta? Julkisten hankintojen neuvontayksikkö 12.3.2024. Saatavilla https://www.hankinnat.fi/mika-julkinen-hankinta/mika-julkinen-hankinta

Reiman, M. 2024. Hankintaosaamisen kehittäminen Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kiinteistöpalvelut yksikössä – Theseus. Opinnäytetyö. Master School Engineering and Business. Turun ammattikorkeakoulu.