• laivasairaala
• laivasuunnittelu
• prosessikuvaus

Prosessikuvaus on muutakin kuin pelkkä kaavio. Tämä julkaisu avaa prosessin kuvaamisen tärkeyttä organisaatiossa ja sitä, miten yhden työkalun avulla voidaan lisätä yhteisymmärrystä ja tehokkuutta organisaation toimintaan.

Tämä artikkeli pohjautuu opinnäytetyöhön, jonka aiheena oli prosessikuvauksen luominen risteilyaluksen sairaalan suunnitteluun, sisältäen laivaprojektin eri vaiheet. Prosessin kuvaaminen on erityisen tärkeää projektiluontoisilla aloilla, joissa projektin toteuttajat saattavat vaihtua projektien välillä tai jopa kesken hankkeen. Laivasairaala tuo laivaprojektiin omat ominaispiirteensä vaatien saumatonta yhteistyötä eri osapuolien kesken, jolloin prosessikuvaus toimii oleellisena ja yhdistävänä tekijänä eri toimintojen välillä.  

Miksi prosessikuvaus?

Prosessikuvauksen perimmäinen tarkoitus on sananmukaisesti kuvata tietyn prosessin toiminnan toteutus – miten, miksi, milloin ja kenen toimesta? Prosessikuvaus on erityisen hyödyllinen, kun tiettyä toimintoa yhdistää esimerkiksi jokin tai useampi seuraavista tekijöistä:

• Tietyn prosessin toteutus vaatii tekijöitä eri osa-alueilta
• Prosessi ei ole tekijöille tuttu
• Prosessi sisältää erilaisia vaiheita, jotka ovat sidoksissa tuotantoaikatauluun
• Perehdytysmateriaalin vajavaisuus
• Epäselvyys vastuunjaossa

Prosessikuvauksen tavoitteena on toimia toimintojen tukena ja havainnollistaa prosessin kannalta keskeisten toimintojen, kuten esimerkiksi ajallisesti rajoitettujen asennusten aikajanaa. Prosessikuvauksen avulla on mahdollista avata organisaation rakennetta ja täten selkeyttää eri osapuolten rooleja ja vastuualueita. Risteilyaluksen sairaalan osalta prosessikuvaus koettiin tarpeelliseksi, sillä prosessi kokonaisuudessaan koettiin vieraaksi, eikä tekemisen tueksi ollut onnistuttu löytämään tarvittavaa dokumentaatiota.

Prosessikuvauksen rajaus –miten paljon on tarpeeksi?

Prosessikuvaus on mahdollista laatia esimerkiksi kirjallisena tai graafisena kaaviona riippuen siitä, mikä formaatti tulisi palvelemaan parhaiten kuvaukselle määriteltyä tarkoitusta. Kuvaukseen on hyvä avata prosessin kannalta oleelliset tekijät siten, että rakenne säilyy selkeänä ja siitä on helppo erottaa oman osa-alueen osalta relevantit tekijät. Prosessikuvausta ei kannata lähteä tekemään yksiselitteinen selonteko mielessään vaan siten, että siitä on havainnollistettavissa prosessin sujuvuuden kannalta oleelliset tekijät. Prosessin omistajan asiantuntijuuteen kuuluu perusteellisempi tietämys, johon on helppo tukeutua, mikäli jokin osa prosessia tulee jossain vaiheessa herättämään kysymyksiä omasta näkökulmasta.  

Laivasairaalan osalta prosessikuvaus pohjautuu graafiseen kaavioon, joka on selitetty opinnäytetyössä. Kaavio auttaa hahmottamaan sairaalan elinkaaren laivasopimuksesta, eli yleistermein kauppakirjasta laivan luovutukseen, eli kun asiakas vastaanottaa valmiin aluksen. Kirjallinen osuus opinnäytetyöstä avaa kunkin vaiheen pääasialliset osiot ja mitä missäkin vaiheessa tulee huomioida. Prosessikuvaus avaa yksilötyötä ja lisää läpinäkyvyyttä eri vastuiden osalta, jolloin on helpompi välttää esimerkiksi päällekkäisyyksiä ja viivästyksiä, jotka saattavat johtua yksinkertaisesti epätietoisuudesta.

Kun prosessi on dokumentoitu ja sitä seurataan, se avaa myös mahdollisuuden prosessin kehitykseen, kun nähdään, miten prosessit toteutuvat käytännössä. Jo olemassa olevaa prosessikuvausta on luontevaa päivittää, kun tekemistä ei tarvitse aloittaa aivan lähtöpisteestä.

Prosessikuvauksen hyödyt tiivistetysti:

• Tiedonjako eri rajapintojen kesken
• Tehokkuuden ja sujuvuuden parantaminen
• Roolien ja vastuiden selkeytys; resursointi
• Toimii osana perehdytysmateriaalia
• Selkeyttää aikatauluja
• Mahdollinen kehitystyökalu myöhempää kehitystä varten
• Kustannustehokkuuden lisäys

Lähde:

Mäkinen, T. 2024. Risteilyaluksen sairaalan suunnittelun prosessikuvaus : perussuunnittelun ja tuotannon rajapinnassa – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.