• käyttöönotto
• muutosjohtaminen
• potilastietojärjestelmät
• terveysteknologia

Hyvinvointialueiden perustamisten jälkeen potilastietojärjestelmien yhtenäistämisprojekteja on käynnistetty usealla alueella ja tulevaisuudessa uusia terveysteknologian käyttöönottoja on odotettavissa monessa organisaatiossa. Tukeakseen terveysteknologian käyttöönoton onnistumista, muutosjohtamisen menetelmiä on suositeltavaa hyödyntää koko käyttöönoton aikana.

Digitalisaatiosta ja teknologian hyödyntämisestä on pitkään puhuttu Suomen SOTE-uudistuksen mahdollistajana. Kuitenkin tietojärjestelmien käyttöönotot toteutuvat harvoin ongelmitta. Epäonnistumisia jollakin tasolla tapahtuu jopa 70–75 % potilastietojärjestelmien implementoinneissa. (Ekholm & Kinnunen 2016, 65.)

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimivan Varsinais-Suomen hyvinvointialueen potilastietojen yhtenäistämisellä on tavoitteena mahdollistaa:

• yhdenvertaiset palvelut koko alueelle
• tiedonjaon parantumista yksiköiden välillä
• hoidon laadun parantumista
• tiedolla johtamisen parantumista
• kustannussäästöjä

Eri kunnissa potilastietojärjestelmien lisäksi prosessit ja työnkulut eriävät toisistaan. Tämän takia projekti on mittava, kun koko hyvinvointialueen työnkulut, kirjaamisohjeet sekä hoitoprosessit yhtenäistetään projektin myötä.

Pienestä näkökulmasta laajaan

Vaikka käyttöönotto kulminoituu käyttöönottopäivään, jolloin tietojärjestelmä tulee käyttöön organisaatiossa, on se vain pieni osa koko käyttöönottoa (Hertzum 2022, 2). Sähköisen potilastietojärjestelmän käyttöönotto on pitkä prosessi, sisältäen:

• suunnittelun
• testauksen
• omaksumisen
• hyväksymisen
• teknologian käytön integroitumisen päivittäiseen käyttöön

(Avgar ym. 2012, 490; Sligo ym. 2017, 86)

Muutosjohtamisen menetelmät

Valtaosassa (jopa 65 %) raportoiduissa epäonnistuneissa käyttöönotoissa yhdeksi syyksi on todettu heikko projektijohtaminen (Dendere ym. 2021, 779). Aikaisemmin potilastietojärjestelmien käyttöönotot ovat mielletty pelkästään IT-projekteiksi. Nykyään on kuitenkin huomattu, että sähköisen potilastietojärjestelmän käyttöönotto on kompleksinen sosio-tekninen muutosprojekti, jolloin esihenkilöiltä vaaditaan johtamisosaamista, jossa huomioidaan ihmisten johtamista asiajohtamisen lisäksi. Muutosjohtamisella voidaan parantaa käyttöönoton onnistumista. (Sligo ym. 2017 93; Arabi ym. 2022, 8–9; Hertzum 2022, 2.)

Muutosjohtamisen tärkeimmät osa-alueet terveysteknologian käyttöönotossa ovat pääpiirteiltään:

• viestintä
• henkilöstön osallistaminen projektiin
• vaikuttaminen henkilöstön odotuksiin
• riittävien henkilöstöresurssien huomioiminen
• seuranta

Kaksikielisellä hyvinvointialueella on myös tärkeää huomioida pääosin suomenkielisessä organisaatiossa tehtyjen suunnitelmien soveltuvuutta ruotsinkielisiin toimintaympäristöihin.

Kemiönsaaren käyttöönoton tarkastelu

Kieliasetelman takia Kemiönsaaren käyttöönottoa oli erityisen mielenkiintoista tarkastella, kun suomenkielisen projektiryhmän toimesta vietiin potilastietojärjestelmä ruotsinkieliseen työympäristöön. Kemiönsaaren käyttöönoton onnistumisen jarruttavana tekijänä on todennäköisimmin ollut ruotsin kielen heikko huomioiminen käyttöönoton kaikilla osa-alueilla.

Projektin aikana panostettiin viestintään, ja projektin edistymisestä tiedotettiin jatkuvasti. Kemiönsaarella viestintä koettiin kuitenkin riittämättömäksi ja etenkin ruotsinkielistä viestintää käyttöönotosta kaivattiin. Henkilöstön epätietoisuus käyttöönoton syistä ja tavoitteista, oli mahdollisesti osatekijä muutosvastarinnan syntymiselle. Paremmalla viestinnällä muutosvalmiutta olisi ollut mahdollista parantaa.

Hyvinvointialueen henkilöstöä osallistettiin käyttöönoton alkuvaiheessa työpajojen muodossa. Kemiönsaaren henkilöstö koki kuitenkin, että heillä ei ollut mahdollisuuksia osallistua kehittämistyöhön. Epäselväksi jää minkä takia Kemiönsaaren henkilöstön osallistaminen epäonnistui. Myös tässä asiassa selittävä tekijä voisi olla riittämätön viestintä.

Käyttöönottopäivän ajankohta, syyskuun ensimmäisellä viikolla, kesälomakauden aikana johti myös haasteisiin. Kesälomat aiheuttivat poissaoloja henkilöstössä, ja koulutusaikataulu myöhästyi suunnitellusta. Kiireinen koulutusaikataulu sekä työtehtävien kasaantuminen käyttöönottoa edeltäviin päiviin, kuormitti henkilöstöä. Käyttöönottopäivän jälkeen työtehtävien mitoitusta vähennettiin henkilöstön mielestä onnistuneesti. Käyttöönottopäivänä ja sen jälkeiselle ajalle henkilöstö toivoi laajempaa IT-tuen läsnäoloa sekä tukipalvelujen parempaa saatavuutta. Tukipalveluja järjestettiin kuitenkin laajasti, joten epäselväksi jäi miksi Kemiönsaaren henkilöstö ei käyttänyt niitä siinä mittakaavassa kuin mitä he tarvitsivat.

Myös tietojärjestelmän käytettävyyshaasteet aiheuttivat tyytymättömyyttä loppukäyttäjien keskuudessa, ja etenkin ruotsin kielen puuttumista tietojärjestelmässä harmiteltiin. Ruotsinkielistä versiota ohjelmistosta suunnitellaan otettavaksi käyttöön keväällä 2025. Krousel-Wood ym. (2018, 619) mukaan tyytyväisyys käyttöönotettua ohjelmistoa kohti kasvaa kuitenkin ajan myötä, joten on odotettavissa, että henkilöstön tyytyväisyys ohjelmistoon paranee tulevaisuudessa.

Haasteiden ymmärtämisen kautta kohti parempia käyttöönottoja

Kemiönsaari oli ensimmäinen käyttöönottokunta koko Varsinais-Suomen hyvinvointialueen käyttöönottoprojektissa. Kemiönsaarella nousseiden haasteiden sisäistämisellä ja niiden perusteella tehtävillä muutoksilla, tulevien kuntien käyttöönottojen onnistumista voidaan parantaa merkittävästi.

Lähteet:

Nordström, A. 2025. Muutosjohtamisen menetelmät potilastietojärjestelmän käyttöönotossa : kokemuksia Kemiönsaaren Omni360 -käyttöönotosta – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.

Arabi, Y. M.; Al Ghamdi; A. A.; Al-Moamary, M.; Al Mutrafy, A.; AlHazme, R. H.; & Al Knawy, B. A. 2022. Electronic medical record implementation in a large healthcare system from a leadership perspective. BMC Medical Informatics and Decision Making, 22(1). https://doi.org/10.1186/s12911-022-01801-0

Avgar, A. C.; Litwin, A. S. & Pronovost, P. J. 2012. Drivers and barriers in health IT adoption: A proposed framework. Applied Clinical Informatics, 3(4), 488–500. https://doi.org/10.4338/ACI-2012-07-R-0029

Dendere, R.; Janda, M. & Sullivan, C. 2021. Are we doing it right? We need to evaluate the current approaches for implementation of digital health systems. Australian Health Review, 45(6), 778–781. https://doi.org/10.1071/AH20289

Ekholm, S.; & Kinnunen, U.-M. 2016. Tietojärjestelmän käyttöönottoa tukevat teoreettiset mallit terveydenhuollossa. Finnish Journal of EHealth and EWelfare, 8(2–3), 63–73.

Hertzum, M.; Ellingsen, G. & Cajander, Å. 2022. Implementing Large-Scale Electronic Health Records: Experiences from implementations of Epic in Denmark and Finland. International Journal of Medical Informatics, 167. https://doi.org/10.1016/j.ijmedinf.2022.104868

Krousel-Wood, M.; McCoy, A. B.; Ahia, C.; Holt, E. W.; Trapani, D. N.; Luo, Q., Price-Haywood, E. G.; Thomas, E. J.; Sittig, D. F. & Milani, R. v. 2018. Implementing electronic health records (EHRs): Health care provider perceptions before and after transition from a local basic EHR to a commercial comprehensive EHR. Journal of the American Medical Informatics Association, 25(6), 618–626. https://doi.org/10.1093/jamia/ocx094

Sligo, J.; Gauld, R.; Roberts, V. & Villa, L. 2017. A literature review for large-scale health information system project planning, implementation and evaluation. In International Journal of Medical Informatics (Vol. 97, pp. 86–97). Elsevier Ireland Ltd. https://doi.org/10.1016/j.ijmedinf.2016.09.007