Tekoäly tarvitsee hallittua dataa — tiedonhallinta Copilotin käytön perustana
Microsoft Copilotin avulla voidaan tehostaa tiedonhakua ja siten helpottaa asiantuntijatyötä. Microsoft Copilotin hyödyntäminen edellyttää kuitenkin, että organisaation data on löydettävää, ajantasaista ja turvallisesti hallittua.
Tekoälyn käyttö on yleistynyt työelämässä nopeasti. Monissa organisaatioissa etsitään tapoja hyödyntää tekoälyä esimerkiksi tiedonhaussa, dokumenttien tiivistämisessä sekä dokumenttien sisällöntuotannossa. Keskustelu painottuu kuitenkin usein siihen, mihin kaikkeen tekoäly pystyy, ja vähemmän siihen, millaista dataa tekoäly hyödyntää.
Microsoft Copilotin kaltaiset työkalut eivät kuitenkaan yksin ratkaise tiedonhallinnan ongelmia. Jos organisaation data on hajautunut verkkolevyille, eri järjestelmiin ja henkilökohtaisiin kansioihin, tekoälyavusteinen tiedonhaku ei voi toimia luotettavasti. Tekoälyavusteinen tiedonhaku tarvitsee tuekseen selkeän tietorakenteen, ajantasaisen datan ja oikein määritellyt käyttöoikeudet.
Hajautettu data hidastaa työtä
Yrityksen lähtötilanteessa data sijaitsi useassa paikassa. Verkkolevyn kansiorakenne oli vuosien aikana muuttunut epäselväksi, ja tämän takia tiedonhaku oli hidastunut. Samasta dokumentista saattoi löytyä useita kappaleita, eikä ollut aina selvää, mikä tiedosto oli uusin tai oikea työstöversio.
Tällainen tilanne on monissa organisaatioissa tuttu. Verkkolevy on toiminut pitkään luontevana tallennuspaikkana. Ajan myötä kansiorakenteet laajenevat, nimeämiskäytännöt vaihtelevat tekijän mukaan ja datan omistajuus saattaa hämärtyä. Kun tällaiseen kokonaisuuteen lisätään tekoäly, ongelmat eivät poistu tai vähene. Päinvastoin, ongelmat saattavat korostua.
Jos data on väärässä paikassa, huonosti nimetty tai jos käyttöoikeuksien hallinta on ollut heikkoa, Copilotin tuottama vastaus voi olla puutteellinen tai virheellinen. Tämän vuoksi tiedonhallinnan kehittäminen on keskeinen osa tekoälyn käyttöönottoa.
Verkkolevyltä Microsoft 365 -ympäristöön
Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää yrityksen tiedonhallintaa niin, että Microsoft Copilotia voidaan hyödyntää turvallisesti ja tehokkaasti organisaatiossa. Käytännössä tämä tarkoitti verkkolevyllä olleen datan siirtoa Microsoft 365 -ympäristöön, erityisesti Teamsiin ja SharePointiin.
Dataa ei kuitenkaan siirretty uuteen ympäristöön sellaisenaan. Ennen datan siirtoa se käytiin läpi, tiedostoja poistettiin ja merkittiin, mitkä tiedostot jäävät arkistoon verkkolevylle ja mitkä siirretään uuteen ympäristöön. Samalla tiedostojen nimeämistä yhtenäistettiin, jotta datan sisältö ja ajantasaisuus olisivat helpommin tunnistettavissa.
Tiedostojen siirrossa hyödynnettiin Microsoftin omaa SharePoint Migration Tool -työkalua. Tiedostonimien yhtenäistäminen toteutettiin Microsoft PowerRename -työkalun avulla, ja joissain tapauksissa myös PowerShell-komennolla, jonka avulla tiedostonimiin lisättiin massana viimeisin muokkauspäivä.
Yhtenäinen nimeäminen ja selkeä kansiorakenne auttavat niin käyttäjiä kuin tekoälyäkin. Käyttäjien on helpompi löytää oikea dokumentti Teamsin tai SharePointin haun kautta. Samalla Microsoft Copilotilla on paremmat edellytykset tuottaa käyttäjälle hyödyllisempiä vastauksia organisaation omasta datasta.
Tietoturva on osa tekoälyvalmiutta
Tietoturva on tekoälyn hyödyntämisen kannalta keskeinen asia. Organisaation sisäiset dokumentit voivat sisältää paljon arkaluontoisia tietoja, kuten henkilötietoja, yrityssalaisuuksia tai muita luottamuksellisia tietoja. Siksi pelkkä tiedon löydettävyys ei riitä, vaan tiedon täytyy myös olla suojattua.
Yrityksen tietosuojaa kehitettiin ottamalla käyttöön luottamuksellisuustunnisteet Microsoft Purview’n avulla. Tunnisteiden avulla voidaan merkitä tiedostoja julkisiksi, sisäisiksi, luottamuksellisiksi tai erittäin luottamuksellisiksi. Tunnisteet auttavat ohjaamaan sitä, miten dataa voidaan jakaa ja käsitellä organisaatiossa.
Tämä on tärkeää myös Microsoft Copilotin näkökulmasta, sillä se toimii käyttöoikeuksien perusteella. Jos käyttäjän käyttöoikeudet ovat liian laajat, hän voi saada tietoa, johon hänellä ei työtehtäviensä perusteella pitäisi olla pääsyä.
Tämän vuoksi käyttöoikeuksien ja luottamuksellisuustunnisteiden luokittelun on tärkeää olla kunnossa ennen tekoälyavusteisen tiedonhaun laajempaa käyttöönottoa.
Kaikkea dataa ei kannata siirtää
Opinnäytetyön aikana huomioitiin, että kaikkea dataa ei ole tarkoituksenmukaista siirtää. Osa datasta jätettiin verkkolevylle esimerkiksi eri ohjelmistointegraatioiden, automaattisten tiedonsiirtojen tai tietosuojasyiden vuoksi.
Poikkeukset osoittavat, että migraatiossa tarvitaan harkintaa. Tavoitteena ei ole kaiken datan siirtäminen uuteen ympäristöön, vaan hallitun kokonaisuuden rakentaminen niin, että se tukee organisaation työtä ja tekoälyn hyödyntämistä.
Laadukas tieto mahdollistaa hyödyllisen tekoälyn
Opinnäytetyön keskeinen tulos oli, että yrityksen data saatiin siirrettyä keskitetysti Microsoft 365 -ympäristöön. Tämä paransi tiedon löydettävyyttä ja loi vahvan perustan Microsoft Copilotin hyödyntämiselle organisaation sisäisessä tiedonhaussa. Samalla tietosuojaa vahvistettiin luottamuksellisuustunnisteiden avulla.
Opinnäytetyön perusteella voidaan todeta, että tekoälyavusteinen tiedonhaku tarvitsee tuekseen laadukkaan tiedonhallinnan. Microsoft Copilotin hyödyt jäävät vähäisiksi, jos organisaation data on hajanaista, vanhentunutta ja huonosti luokiteltua. Tekoäly ei siis poista tiedonhallinnan tarvetta, vaan tekee siitä entistä tärkeämpää.
Tiedonhallinta jatkuu myös siirron jälkeen
Migraatio loi yritykselle hyvän pohjan, mutta tiedonhallinnan kehittäminen ei pääty siirtoon. Jatkossa on tärkeää varmistaa, että myös uudet dokumentit nimetään, tallennetaan ja luokitellaan sovittujen toimintatapojen mukaan. Muuten hajautuneen datan ongelma voi syntyä uudelleen myös Microsoft 365 -ympäristössä.
Tämän lisäksi jatkossa on tärkeää varmistaa henkilöstön osaamisen jatkuva kehittäminen. Tekoälytyökalut kehittyvät nopeasti, ja niiden vastuullinen hyödyntäminen vaatii teknistä ymmärrystä, tietoturvaosaamista ja kriittistä arviointikykyä.
Kun data on löydettävää, ajantasaista ja turvallisesti hallittua, tekoälystä voi tulla aidosti hyödyllinen työkalu asiantuntijatehtävissä. Yrityksen tapauksessa verkkolevymigraatio oli askel kohti hallitumpaa ja tekoälyvalmiimpaa organisaatiota
Lähteet
Magnusson, P. 2026. Tiedonhallinnan kehittäminen Microsoft Copilotin hyödyntämiseksi : verkkolevymigraation suunnittelu ja toteutus Teams -ympäristöön – Theseus. Opinnäytetyö. Turun ammattikorkeakoulu.
Microsoft. (2025a). Data, Privacy, and Security for Microsoft 365 Copilot. Microsoft Learn. Viitattu 6.1.2026 https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-privacy
Microsoft. (2025d). Learn about sensitivity labels. Microsoft Ignite. Viitattu 5.10.2025 https://learn.microsoft.com/en-us/purview/sensitivity-labels
Microsoft. (2025h, maaliskuuta 29). Overview of the SharePoint Migration Tool (SPMT). Viitattu 22.10.2025 https://learn.microsoft.com/en-us/sharepointmigration/introducing-the-sharepoint-migration-tool