• tietoturva
• varmuuskopiointi

Jokainen yritys, olipa kyse pienestä paikallisesta yrityksestä tai suuresta monikansallisesta yrityksestä, käsittelee päivittäin suuriakin määriä merkittävää ja liiketoiminnalle arvokasta tietoa. Toiminnan jatkuvuuden näkökulmasta toimivan varmuuskopioratkaisun merkitys korostuu, sillä yhä enenevissä määrin tietoa käsitellään ja tallennetaan digitaalisessa muodossa. 

Tietojen varmuuskopiointi antaa suojaa yrityksen liiketoiminnalle tärkeille tiedoille ja mahdollistaa tietojen nopean palauttamisen tarvittaessa. Varmuuskopioimattomien tietojen katoaminen voi johtaa esimerkiksi liiketoiminnan keskeytymiseen tai jopa vaarantaa organisaation toiminnan. Yrityksen tietojen katoaminen voi aiheuttaa yritykselle myös merkittävää mainehaittaa esimerkiksi asiakastietojen epäkäytettävyys tai katoamistilanteessa. Tietojen katoaminen voi johtua esimerkiksi laiteviasta, tietomurrosta, luonnonkatastrofista tai inhimillisestä virheestä. Varmuuskopioinnin tärkeys onkin onneksi huomioitu monissa yrityksissä, ja yritykset ovat ottaneet varmuuskopioinnin osaksi tieto- ja kyberturvallisuusstrategiaansa. 

Varmuuskopioinnin tärkeys onkin onneksi huomioitu monissa yrityksissä, ja yritykset ovat ottaneet varmuuskopioinnin osaksi tieto- ja kyberturvallisuusstrategiaansa. 

Varmuuskopiointiohjelman valitseminen 

Varmuuskopiointiohjelmia on markkinoilla tarjolla useita ja yksittäisellä valmistajalla on myös usein tarjolla useita vaihtoehtoja. Varmuuskopiointiratkaisua suunniteltaessa organisaation on hyvä käyttää aikaa ja resursseja tarpeidensa tunnistamiseen ja määrittelyyn. Suunnitteluvaiheessa yrityksen kannattaa ottaa huomioon tietoturvallisuus, kulut ja varmuuskopioitavien tietojen määrä. 

Jotta organisaatio saa parhaiten tarpeitaan vastaavan ratkaisun, ei varmuuskopiointiratkaisua tulisi valita vain hinnan perusteella. Huomiota tulisi sen sijaan kiinnittää ohjelmien tarjoamiin ominaisuuksiin ja käyttöliittymän selkeyteen. Valitussa varmuuskopiointiohjelmassa varmuuskopioiden palautuksen tulisi olla johdonmukaista ja helppoa. 

Valinnassa tulisi ottaa vähintään huomioon: 

• Käyttöönoton helppous 
• Selkeä käyttöliittymä 
• Ohjelman hinta 
• Saatavilla olevat tukipalvelut 
• Käyttäjäkokemukset ohjelmasta 
• Ohjelman tarjoamat ominaisuudet 
• Yhteensopivuus yrityksen laitteiston kanssa 

Käyttöönotto ja testaus 

Kun yritys on valinnut määrittelykriteerejään vastaavan, parhaiten sopivan varmuuskopiointiohjelman on käyttöönoton vuoro. Käyttöönottoon tulisi varata tarpeeksi aikaa ja henkilöstöresursseja, jotta käyttöönotto voidaan tehdä hallitusti. Ohjelman käyttökuntoon saamiseksi tehdyt toimet kannattaa myös dokumentoida tulevaisuuden varalle, jotta suoritetut toimet voidaan tarvittaessa jälkikäteen todentaa. 

Varmuuskopiot kannattaa ajastaa mahdollisuuksien mukaan laitteiden aktiivisen käytön ulkopuolelle, kuten yöksi tai viikonlopun ajaksi. Näin vältytään kuormittamasta laitteita ja yrityksen lähiverkkoja turhaan. 

Onnistuneen käyttöönoton jälkeen tulee varmuuskopiointiohjelmaa ylläpitää asentamalla uusimmat ohjelmistopäivitykset ja seuraamalla varmuuskopioiden onnistumista. Välillä tehtävä varmuuskopioiden palauttaminen testimielessä on myös suotavaa, jotta voidaan varmistua, että varmuuskopiot voidaan tarvittaessa palauttaa onnistuneesti ja näin todentaa organisaation kyky palautua häiriötilanteesta. 

Lähteet

Mäenpää, A. 2023. Varmuuskopiointiohjelman käyttöönotto yrityksessä – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö. 

Bader, S. 2022. How to Choose the Best Backup Service | Rewind. Viitattu 5.12.2023. https://rewind.com/blog/backup-service-how-to-choose/. 

Banik, S. 2021. 10 Tips to Choose Efficient Data Backup and Recovery Software for Your Business | Zmanda. Viitattu 5.12.2023. https://www.zmanda.com/blog/10-tips-to-choose-the-right-data-backup-and-recovery-software/. 

Artikkelikuvan tekijä starline sivustolla Freepik