• ERP-system
• koulutus
• koulutussuunnitelma
• toiminnanohjausjärjestelmä

ERP-järjestelmän käyttöönotto on vaativa hanke, jonka onnistumisessa henkilöstön kouluttamisella on keskeinen merkitys. Epäonnistuminen koulutuksessa voi johtaa yrityksessä käyttöönoton epäonnistumiseen tai siihen, että järjestelmää ei osata käyttää parhaalla mahdollisella tavalla eikä kaikkia potentiaalisia hyötyjä saavuteta. (Ippolito 2021.) Miten siis varmistetaan onnistunut ERP-järjestelmän koulutus henkilöstölle? 

Koulutussuunnitelma

Koulutussuunnitelman laatiminen henkilöstölle osana ERP-järjestelmän käyttöönottoa varmistaa, että koulutukset toteutetaan suunnitelmallisesti ja onnistuneesti. Sisällyttämällä koulutussuunnitelmaan hyväksi todettuja ERP-järjestelmän koulutuksen käytäntöjä, koulutukset toteutuvat optimaalisesti ja välttäen yleisiä virheitä. (ACC Software Solutions 2023.)

Suunnitelmaan tulisi selventää vähintään seuraavat asiat: 

• Koulutukseen käytettävät resurssit 
• Mitä koulutetaan ja kenelle 
• Koulutusmetodit 
• Dokumentointitavat 
• Koulutuksen vaiheet 
• Aikataulu 
• Muutosvastarinnan käsittely 

(Ippolito 2021; Schwarz 2022; ACC Software Solutions 2023.)

Onnistuneen koulutuksen käytännöt 

ERP-järjestelmän käyttöönoton alussa yrityksen tulee päättää, toteutetaanko koulutukset hyödyntäen sisäisiä- tai ulkoisia resursseja vai soveltaen molempia. Kustannustehokas tapa on soveltaa sekä sisäisiä että ulkoisia resursseja, ja hankkia ensin koulutusta ERP-konsulteilta yrityksen sisäiselle ERP-tiimille. ERP-tiimi taas kouluttaa järjestelmän käytön muulle henkilöstölle. Näin yrityksen ei tarvitse tukeutua täysin ulkopuoliseen osaamiseen siirtyessä tuotantoon uuden järjestelmän kanssa. (Ippolito 2021.) 

Kaikille ei tarvitse kouluttaa kaikkea, vaan henkilöstölle koulutetaan ensisijaisesti työntekijöiden roolien mukaiset työtehtävät järjestelmässä.

Henkilökuntaa kouluttaessa ERP-tiimin tulee järjestää koulutettaville roolikohtaista koulutusta. Kaikille ei tarvitse kouluttaa kaikkea, vaan henkilöstölle koulutetaan ensisijaisesti työntekijöiden roolien mukaiset työtehtävät järjestelmässä. Näin koulutettavat säilyttävät motivaationsa, koska heille ei tarjota turhaa tietoa. (ACC Software Solutions 2023.) ERP-tiimin tulee kuitenkin varmistaa, että henkilöstö ymmärtää tarpeeksi järjestelmän kokonaisuudesta sekä omien työtehtävien vaikutuksista osana sitä. (Höglund 2015, 29.) 

Muutosvastarinnan käsittely on myös keskeinen tekijä ERP-järjestelmän käyttöönoton onnistumisessa. Muutosvastarinta voi syntyä henkilöstön kokemasta epävarmuudesta liittyen uuden järjestelmän muutoksiin, omien rutiinien menettämiseen ja järjestelmän opettelun työmääriin. Koulutussuunnitelmaan tulee sisällyttää strategia muutosvastarinnan ehkäisyyn ja käsittelyyn. (CocoonIT Services 2023.) 

Henkilöstö tuntee olevansa aktiivinen osa muutosprosessia, kun heidän antamat palautteet ja ehdotukset otetaan huomioon.

Muutosvastarintaa voidaan ehkäistä seuraavilla toimenpiteillä:

• Henkilö pidetään mukana muutosprosessissa tiedottamalla selkeästi muutosstrategiasta ja uuden järjestelmän hyödyistä. 
• Sopivan pituiset koulutustilaisuudet, että henkilöstöllä on riittävästi aikaa hoitaa päivittäiset työtehtävät. 
• Henkilöstöltä tulee kerätä palautetta koulutuksista. ERP-tiimi voi hyödyntää palautetta järjestelmän ja koulutuksien kehittämisessä. Henkilöstö tuntee olevansa aktiivinen osa muutosprosessia, kun heidän antamat palautteet ja ehdotukset otetaan huomioon.
• Henkilöstölle tulee tarjota tarvittava tuki, dokumentaatio ja koulutusmateriaalit työtehtävien suorittamiseen itsenäisesti järjestelmässä. 

(CocoonIT Services 2023.) 

ERP-tiimin tulee myös ottaa huomioon koulutusten järjestämisen ajankohta. Järjestelmän käyttöä tulee kouluttaa lähellä varsinaista tuotantoon siirtymisen ajankohtaa, että henkilöstö pääsee hyödyntämään opittuja tehtäviä käytännössä mahdollisimman pian. Liian aikaisin järjestettyjen koulutusten sisältö saattaa unohtua, jos koulutuksien ja tuotantoon siirtymisen välillä on pitkä aika. (Höglund 2015, 28.)

Koulutussuunnitelman jatkokehitys 

Yritys voi hyödyntää koulutussuunnitelmaa vielä ERP-järjestelmän käyttöönottoon liittyvien koulutusten jälkeen esimerkiksi uusien työntekijöiden perehdyttämiseen järjestelmän käyttöön. Suunnitelma on hyvä pitää ajan tasalla vielä käyttöönoton jälkeen mahdollisten järjestelmän toiminnallisuuksien muutosten takia. Suunnitelma kannattaa laatia esimerkiksi oppaaksi, jossa tieto on helposti löydettävissä, ja kuka vain voi yrityksessä hyödyntää jatkossa suunnitelmasta löytyviä ohjeistuksia järjestelmän koulutusten toteuttamiseen. Koulutuksia toteuttavan tahon kannattaa kerätä kouluteltavilta palautetta ja kehittää koulutussuunnitelmaa palautetta hyödyntäen. (Schwarz 2022.) 

ERP-järjestelmän käyttöönottoa ja kouluttamista toteuttavan yrityksen kannattaa investoida riittävä määrä resursseja hankkeen toteutukseen. Hyvin resursoidulla ERP-tiimillä on tarpeeksi aikaa tutkia hyväksi todettuja toimintatapoja hankkeen toteuttamiselle. Kun käyttöönotolle ja koulutuksille on laadittu toimivat suunnitelmat noudattaen parhaita käytäntöjä, toimintatavat ovat optimaalisia (ACC Software Solutions 2023). Näin varmistetaan onnistuneen ERP-järjestelmän käyttöönoton ja kouluttamisen edellytykset koulutussuunnitelman avulla. 

Linkki opinnäytetyöhön
Aallonloiske, Juho 2023: Koulutussuunnitelman laatiminen yrityksen henkilöstölle osana ERP-järjestelmän käyttöönottoa. Opinnäytetyö (AMK) Tietojenkäsittely 2023, Turun ammattikorkeakoulu.

Artikkelikuva: Pixabay
Tekijä: Tumisu

Lähteet:

ACC Software Solutions 2023. ERP Training Best Practices. 4acc.com-sivusto. Viitattu 29.10.2023. https://4acc.com/article/erp-training-best-practices/

CocoonIT Services 2023. 10 Tips to overcome user resistance to new ERP systems. Cocoonitservices.com-sivusto. Viitattu 29.10.2023. https://cocoonitservices.com/how-to-overcome-user-resistance-to-erp-system/ 

Höglund, R. 2015. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton kriittiset kohdat. Opinnäytetyö (AMK). Taloushallinto. Turku: Turun ammattikorkeakoulu. Viitattu 29.10.2023. https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/97399/Hoglund_Riku.pdf?sequence=1&isAllowed=y 

Ippolito, J. 2021. 9 ERP User Training Strategies to Increase Adoption. Projectline.ca-sivusto. Viitattu: 29.10.2023. https://www.projectline.ca/blog/9-erp-user-training-strategies-to-increase-adoption 

Microsoft 2023. Mikä on ERP? Dynamics.microsoft.com-sivusto. Viitattu: 29.10.2023. https://dynamics.microsoft.com/fi-fi/erp/what-is-erp/ 

Schwarz, L. 2022. 6 Key Phases of an ERP Implementation Plan. 4acc.com-sivusto. Viitattu 29.10.2023. https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/erp-implementation-phases.shtml