Kuinka IT-osasto voi tukea laatujärjestelmän käyttöönottoa
Teknologian hyödyntäminen yrityksen toiminnassa tänä päivänä on jo välttämätöntä. IT-osaston rooli on tärkeä aina, kun yrityksessä suunnitellaan ja toteutetaan jonkin uuden järjestelmän, ohjelmiston tai laitteiston käyttöönottoa tai hankintaa. Verkkopohjaisen laatujärjestelmän käyttöönotossa IT-osaston tehtäviin kuuluu tarjota tukea työntekijöille järjestelmän käytössä, tiedon ja datan hallinnassa sekä käsittelyssä, jatkuvassa seurannassa ja laatujärjestelmän integroinnissa osaksi yrityksen IT-infrastruktuuria.
Laatujärjestelmän käyttöönoton käynnistyessä IT-osaston tehtävä on varmistaa, että kaikki järjestelmän kanssa työskentelevät työntekijät oppivat käyttämään uutta ohjelmistoa. Osaamisen varmistaakseen voidaan esimerkiksi järjestää koulutustapahtuma ohjelmiston käytöstä. Tarpeellisen perehdytyksen jälkeen IT-osasto toimii teknisenä tukena koko käyttöönottoprosessin ajan.
Laatujärjestelmän käyttöönoton käynnistyessä IT-osaston tehtävä on varmistaa, että kaikki järjestelmän kanssa työskentelevät työntekijät oppivat käyttämään uutta ohjelmistoa
Verkkopohjaisen laatujärjestelmän keskeisin prosessi on dokumenttien ja datan varastointi. IT-osasto valvoo, että laatujärjestelmään liittyvät dokumentit saadaan linkitettyä laatujärjestelmään oikein ja että ne on varastoitu yhtenäisesti samaan paikkaan. IT-osasto pitää huolen, että tärkeä data on varastoitu turvallisesti eikä siihen pääse käsiksi kuin ne osapuolet, joille on siihen lupa myönnetty.
Laatujärjestelmät noudattavat jatkuvan parantamisen periaatetta, eli laatutyö ei pääty, vaikka itse laatujärjestelmä saadaan valmiiksi. Laadun seurannassa IT-osasto voi hyödyntää osaamistaan esimerkiksi keräämällä dataa tehdyistä laaturaporteista, asiakaspalautteista ja kohdekäynneistä, joilla voidaan seurata asiakaskohtaisesti, miten palvelun laatua saadaan kehitettyä. Aktiivisella ja säännöllisellä datan analysoinnilla voidaan mm. ennakoida sekä huomata laatuvirheitä ja sitä kautta parantaa asiakastyytyväisyyttä, mikä on palvelualan yritykselle elintärkeää.
Jo ennen laatujärjestelmän käyttöönoton aloitusta on tärkeää etsiä sellainen ohjelmisto, joka on yhteensopiva yrityksen IT-infrastruktuurin muiden laitteistojen ja ohjelmistojen kanssa. Mutkattomasti integroituvalla järjestelmällä voidaan säästää merkittävästi työtunteja, kun panostetaan helppokäyttöisyyteen. Esimerkiksi raportointijärjestelmien integrointi mahdollistaa sen, että laatutiedot ja dokumentit kerääntyvät samaan paikkaan ja ne ovat helposti tarkasteltavissa sekä analysoitavissa.
Yhteenveto ja pohdinta
IT-osaston rooli laatujärjestelmän käyttöönotossa on keskeinen, sillä sen tehtävänä on varmistaa sujuva käyttöönotto, tekninen tuki ja järjestelmän integrointi osaksi yrityksen IT-infrastruktuuria. IT-osasto huolehtii, että työntekijät saavat tarvittavan koulutuksen ohjelmiston käyttöön ja toimivat työntekijöiden tukena teknisissä ongelmissa koko prosessin ajan. Lisäksi IT-osasto vastaa dokumenttien ja datan hallinnasta, varastoinnista ja turvallisuudesta. Laatujärjestelmän jatkuvan parantamisen tueksi IT-osasto voi kerätä ja analysoida laaturaportteja, asiakaspalautteita sekä muuta dataa. Kerättyä dataa voidaan hyödyntää ennakoimaan mahdolliset laatuvirheet, havaita kehityskohteita ja parantaa palvelun laatua sekä lisätä asiakastyytyväisyyttä. IT-osaston tehtävänä on valita yrityksen tarpeisiin sopiva, helppokäyttöinen ja nykyisten järjestelmien kanssa yhteensopiva ohjelmisto, mikä säästää aikaa ja tehostaa raportointia. Näin laatujärjestelmän avulla voidaan varmistaa tehokas, turvallinen ja jatkuvasti kehittyvä laadunhallinta yrityksessä.
Laatujärjestelmän käyttöönoton onnistuminen vaatii kokonaisuudessaan tiivistä yhteistyötä IT-osaston ja muun organisaation välillä
Laatujärjestelmän käyttöönoton onnistuminen vaatii kokonaisuudessaan tiivistä yhteistyötä IT-osaston ja muun organisaation välillä. Se ei riipu pelkästään teknisestä toteutuksesta, vaan myös siitä, kuinka hyvin se saadaan osaksi yrityksen arkea. Tämän vuoksi IT-osaston rooli ei rajoitu vain tekniseen osaamiseen, vaan se toimii myös mahdollistajana yrityksen laadun kehittämisessä pitkällä
aikavälillä.
Lähde:
Peltomäki, L. 2024. Laatujärjestelmän kehitys ja sen integroituminen IT-infrastruktuuriin – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.