Kun CRM-järjestelmä ei tee kaikkea valmiiksi – mitä SuiteCRM opettaa opiskelijalle?
Mitä tapahtuu, kun opiskelijaprojektitoimisto ottaa käyttöön CRM-järjestelmän, jota voi muokata lähes rajattomasti? SuiteCRM:n arviointi osoitti, että järjestelmä voi olla paljon enemmänkin, kuin pelkkä asiakkuudenhallintatyökalu. Se voi myös toimia oppimisympäristönä tulevaisuuden IT-osaajille.
Tuskin monessakaan IT-alan yrityksessä pärjätään tänä päivänä enää vain yhdellä järjestelmällä. Erilaisia järjestelmiä on moneen käyttötarkoitukseen. Niitä löytyy muun muassa projektinhallintaan, ohjelmistokehitykseen, dokumentointiin, viestintään, henkilöstöhallintaan ja asiakkuuksien hallintaan.
Kaikki järjestelmät eivät ole huippumoderneja, valmiita työkaluja, joiden käyttö on intuitiivista ja osalle jopa helppoa. Jotkut järjestelmistä ovat vanhempaa tekoa, tai sitten vain niin kustomoitavissa olevia, ”jokaiselle jotakin”-tyyppisiä järjestelmiä, että niiden käyttö ja ylläpito voivat tuntua aluksi hankalalta. On hyvä ymmärtää myös tällaisten järjestelmien toimintaa, sillä sellaisia tulee vastaan suurelle osalle opiskelijoista tulevaisuudessa.
Miksi opiskelijaprojektitoimisto tarvitsee CRM-järjestelmän?
Turun ammattikorkeakoulun theFIRMA on opiskelijajohtoinen projektitoimisto ja oppimisympäristö. Opiskelijat tekevät projekteja, joissa jokainen hetki on kallisarvoista aikaa niin nykyhetken, kuin tulevaisuudenkin näkökulmasta. Pääsyä Turun AMK:n CRM-järjestelmään opiskelijoilla ei ole, vaan sitä pystyvät käyttämään koulun työntekijät. Opiskelijat käyttävät Office 365 -työkaluja asiakastietojen hallinnassa.
Yksi syy SuiteCRM:n käyttöönottoon on prosessin yhtenäistäminen ja tehostaminen. Kun opiskelijat saavat tarvittavat asiakastiedot haltuunsa, tiedonkulku ja kommunikaatio ei ole enää niin hajanaista. Toinen näkökulma, jota ei ehkä tule edes ajatelleeksi, on se, että järjestelmän käyttöönotto, räätälöinti, käyttäminen sekä ylläpito tuovat opiskelijoille yleisesti oppimiskokemuksia.
SuiteCRM läpäisi perustestit, mutta ei ilman yllätyksiä
SuiteCRM on avoimen lähdekoodin CRM-järjestelmä, ja se on luonteeltaan erittäin muokattavissa oleva, moneen eri tarpeeseen soveltuva järjestelmä. Järjestelmän arvioinnissa käytettiin theFIRMAlta saatuja käyttäjätarinoita, jotka kertovat, mitä käyttäjän ja ylläpitäjän täytyisi pystyä tekemään järjestelmässä, jotta se olisi kannattavaa ottaa käyttöön. Arvioinnissa ilmeni, että SuiteCRM tuki suurinta osaa theFIRMAn tarvitsemista perustoiminnoista ilman merkittäviä muutoksia. Uusien käyttäjien, projektien ja asiakkuuksien hallinta onnistui järjestelmässä varsin hyvin.
Osa sellaisista skenaarioista, joiden ajattelisi olevan yleisiä ja valmiina oletuksena, ei ollutkaan ihan niin yksinkertaista toteuttaa. Näissä tilanteissa korostui tarve ymmärtää järjestelmän toimintalogiikkaa, sillä osa toiminnoista vaati erillistä konfigurointia ja aikaa vieviä määrityksiä. Käyttäjäroolien tekeminen ei myöskään ollut aivan yksinkertainen prosessi, sillä se tarvitsee myös tulkintaa projektitoimistolta.
Oppimiskokemus vai käyttöönoton haaste?
Yksi yllättävimmistä havainnoista arvioinnissa liittyi dokumenttien hallintaan. Monessa järjestelmässä dokumentin liittäminen projektiin olisi itsestään selvä ominaisuus, mutta SuiteCRM:ssä toiminnallisuus täytyi ensin rakentaa järjestelmän ylläpitotyökaluilla. Ratkaisu löytyi, mutta samalla tuli näkyväksi järjestelmän luonne. Valmiiden toimintojen sijaan käyttäjälle tarjotaan mahdollisuus muokata järjestelmää omiin tarpeisiinsa sopivaksi.
Järjestelmän käyttöönotto theFIRMAssa tuskin tulee tapahtumaan suoraviivaisesti ilman minkäänlaisia ongelmia, mutta ongelmiin on ollut tapana keksiä ratkaisuja. Järjestelmän käyttöönotto sekä sen käyttäminen ovat molemmat asioita, jotka voidaan jatkossa nähdä arvokkaina oppimiskokemuksina. Vaikka järjestelmä ei aina tarjoa valmiita ratkaisuja, se pakottaa ymmärtämään eri prosesseja, käyttöoikeuksia ja järjestelmien toimintalogiikkaa. Samalla opitaan taitoja, joita tarvitaan myöhemmin työelämässä, riippumatta siitä, mikä järjestelmä lopulta onkaan käytössä. Ehkä juuri siksi SuiteCRM:n suurin arvo opiskelijaympäristössä ei välttämättä ole itse järjestelmä, vaan se, mitä sen käyttöönoton aikana opitaan.
Lähde
Rautava, S. 2026. CRM-järjestelmän arviointi ja käyttöönoton suositukset theFIRMA-oppimisympäristöön – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.