• projektisalkku
• projektitoiminnan kehittäminen

Projektisalkun hallinta tarkoittaa oikeiden projektien tekemistä oikeaan aikaan. Projektisalkut kokoavat yhteen monta projektia, jotka jakavat samat tavoitteet, strategisen linjan ja ovat resurssitarpeiltaan hyvin lähellä toisiaan. Koska projektisalkut kokoavat yhteen useita projekteja ja paljon organisaation resursseja, niillä on suuri vaikutus organisaation toimintaan. Tästä syystä on tärkeää, että ne toteutetaan oikein heti ensimmäisistä suunnitelmista lähtien.

Mitä eroa on projektinhallinnalla ja projektisalkun hallinnalla?

Projektinhallinta tarkoittaa sovitun työn toteuttamista ja asetettujen vaatimusten saavuttamista käyttäen olemassa olevia tietoja, työkaluja ja taitoja. Projektille asetetaan yleensä ryhmä, joka vastaa projektin toteuttamisesta sekä päällikkö, joka johtaa projektia ja ohjaa projektiryhmää oikeaan suuntaan. Organisaatiolla voi olla sisäisiä ja ulkoisia projekteja, joilla on usein asiakas, jolle projektia tehdään.

Projektisalkun hallinta tarkoittaa usean projektin valvomista ja hallinnointia samanaikaisesti

Projektisalkun hallinta tarkoittaa usean projektin valvomista ja hallinnointia samanaikaisesti. Projektisalkut eivät puutu projektien keskeiseen tehtävään millään tavalla. Ne kokoavat samankaltaiset projektit omiin yhteen salkkuun, jossa näitä projekteja pystytään seuraamaan tehokkaammin. Kuten projekteilla on projektipäälliköt, projektisalkuilla on omat päällikkönsä. He vastaavat oman salkkunsa raportoinnista ja sen sisällä olevien projektien edistymisestä. He eivät kuitenkaan työskentele minkään yksittäisen projektin parissa.

Projektisalkun hallinnan menestyksen edellyttämiä tekijöitä

Moni asia tulee valmistella ja tehdä oikein heti, kun salkku luodaan ja koko salkun elinkaaren, jotta salkku voi tuoda huomattavaa lisäarvoa organisaatiolle. Ei riitä, että projektit kerätään kasaan, jaetaan salkkuihin, määrätään salkuille päälliköt ja jätetään kaikki tämän jälkeen vain jatkamaan töitään. Projektisalkun hallinnan menestykselle on tärkeää, että muutkin kuin sen tehtäviin määrätyt henkilöt ovat sitoutuneita projektisalkun hallinnan käyttöönottamiseen ja pitkäaikaisiin muutoksiin, joita se tuo mukanaan.

Projektisalkuilla on monia sidosryhmiä, jotka vaikuttavat salkkujen suorituskykyyn. Jokapäiväisessä työskentelyssä salkkujen päälliköt, projektiryhmät ja niiden päälliköt ovat jatkuvasti vaikuttamassa salkkujen suorituskykyyn ja kehitykseen. Organisaatiossa on kuitenkin paljon muitakin sidosryhmiä, joilla on yhtä suuri ellei jopa isompi vaikutus projektisalkkuihin. Organisaation ylin johto asettaa organisaatiolle tavoitteita ja strategian, jota kaikkien tulee noudattaa. Tämä koskee myös projektisalkkuja, jotka tulee asettaa linjaan organisaation strategian ja tavoitteiden kanssa. Projektisalkkujen päälliköiden tulee seurata tämän toteutumista, sillä väärään suuntaan ajautuminen voi aiheuttaa haittaa organisaation taloudelle ja tavoittelemalle liikevaihdolle, kun töitä ei valvota tarpeeksi tarkasti. Ylemmän johdon läsnäolo projektisalkun hallinnan alkuvaiheessa on myös tärkeää, koska se osoittaa sitoutumista ja panosta henkilöiltä, jotka päättävät jatketaanko projektisalkkuja vai ei.

Projektisalkut osana theFIRMAn kehitystä

Projektisalkun hallinta ei ole ollut ennen käytössä theFIRMAlla. Nykymallilla projektitoimistoa johtaa opiskelijatoimitusjohtajat yhdessä opettajien kanssa ja heillä on seurattavanaan kymmeniä projekteja. Kun opiskelijatoimitusjohtajat seuraavat jatkuvasti projekteja ja vastaavat useaan pieneen tekniseen kysymykseen, heille ei jää tarpeeksi aikaa muihin työtehtäviinsä. Tästä syystä olisi tärkeä saada tasapainotettua työtehtäviä, mihin projektisalkut voivat tuoda avun.

Projektisalkun hallinta siirtää projektien seuraamisen vastuun pääasiassa salkkujen päälliköille, jolloin opiskelijatoimitusjohtajat voivat kysyä projektien edistyksestä näiltä muutamalta henkilöltä, mikä avulla he saavat nopeasti tietää kaikkien kyseisen salkun projektien kehityksen ja tärkeimmät muutokset. Projektisalkkujen avulla projektien dokumentointi voidaan kehittää, sillä salkun päällikkö raportoi edistyksestä jatkuvasti ja kirjaa ylös omia huomioitaan ja mahdollisia kehityskohteita. Kun hän läpi projektien dokumentteja, pystyy hän myös löytämään piileviä ongelmia, mitä yhden projektin kohdalla ei välttämättä huomattaisi.

Projektisalkut tukevat riskienhallintaa kokoamalla samankaltaisten projektien riskit helposti yhteen, josta salkun päällikkö kykenee paremmin tunnistamaan mahdollisia riskejä ja haasteita, jotka saattavat toteutua myöhemmässä projektin vaiheessa. Tämä auttaa kaikki projektien osapuolia ennakoimaan riskejä paremmin käynnissä olevissa projekteissa kuin myös tulevaisuudessa uusia projekteja suunnitellessa. Kun toistuvia riskejä ja huomioita dokumentoidaan huolella, koko organisaatio pystyy varautumaan niihin paremmin ja kehittämään toimintaansa välttääkseen niitä tulevaisuudessa sekä oppimaan miten haasteita ja ongelmia pystytään paremmin tunnistamaan.

Lähde:

Viljanen, M. 2025. Projektisalkun hallinnan suunnittelu projektitoimistolle – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.