Tietopankin rakentaminen: miten IT-asiantuntija voi ratkaista IT-ongelmia ja rakentaa kestävää osaamista organisaation käyttöön
IT-tuen tarkoitus on tunnistaa ja ratkaista ongelmia, mutta kukaan ei voi pitää muistissaan kaikkea. Tämän vuoksi on tärkeää tallettaa tieto jonnekin, jotta sitä ei tarvitse aktiivisesti pitää muistissa ja jotta tieto kulkee helposti tekijältä toiselle. Tiedon dokumentointiin tarvitaan kuitenkin sopiva järjestelmä, jota on helppo soveltaa jopa kiireessä.
Tiedon kerääminen organisaationa
Viestintäsovellukset, kuten Microsoft Teams, ovat oleellinen osa nykyistä työympäristöä. Tiedon jakamisesta on tehty kätevää ja helppoa. Tietoarkistoja voidaan rakentaa sovellusten sisälle lataamalla ohjeita, niksejä ja vinkkejä sovellusten palvelimille, joihin jokaisella organisaation sisällä olevalla työntekijällä on pääsy.
Tilanteessa, jossa törmätään johonkin uuteen ongelmaan, johon ei löydy suoraa vastausta jo olemassa olevasta tietopankista, on hyvä kerätä tietoa ylös. Muistiinpanoja voi kerätä ylös esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmiin, josta ne voi myöhemmin kirjoittaa puhtaaksi esimerkiksi keikan jälkeen.
Kirjoita, päivitä ja tulkitse
Kirjoittaessa on hyvä muistaa, että tieto tulee kirjoittaa yksinkertaisessa muodossa ja olla sellaista, mikä ei vaadi erikoisosaamista, jotta sen voi ymmärtää. Tämä mahdollistaa sen, että uudet ja aloittelevat työntekijät voivat hyödyntää tietopankin asioita, mikä on yksi sen merkittävimmistä hyödyistä.
Tieto tulisi jäsentää niin, että sen voi löytää yhdellä hakusanalla sovelluksen sisältä. Hakusana kannattaa valita asiayhteyden perusteella ja sen tulee mieluusti olla mahdollisimman aloittelijaystävällinen. Esimerkiksi jos tietoa tulisi hakea tiedonsiirroista, tulisi kaiken asiaan liittyvän tiedon löytyä hakusanalla ”Tiedonsiirto”.
Täten on myös olennaista kysyä palautetta ja päivitellä tietopankissa olevien tiedostojen otsikoita ja tekstejä tarpeen mukaisesti. Jos ohjeet ovat muiden mielestä epäselviä, niillä tuskin saadaan rakennettua kestävää osaamista tulevaisuutta varten. Ohjeiden sisällöt voivat myös muuttua jatkuvasti ja päivitysten kirjaamisessa on tärkeää miettiä, tulisiko vanha tieto myös säilöä siltä varalta, että siitä voisi joskus vielä olla jotakin hyötyä.
Lue, opi ja sovella
Tiedolla ei tee mitään, jos sitä ei käytä. On hyvä muistuttaa työkavereita siitä, että tietopankki on olemassa ja jos sinne on lisätty jotakin tai jos vanhaa ohjetta on muokattu syystä tai toisesta. Tieto tulee pitää ajan tasalla, jotta sitä voi kutsua tiedoksi. Täten esimerkiksi työpäivästä on hyvä varata reilusti aikaa tiedon läpikäymiseen tarvittaessa.
Ongelmilla on tapana toistua ja uudet ongelmat usein johtavat juurensa jostakin aikaisemmasta, mihin on jo toimiva ratkaisu. Tietoa tulee tällöin soveltaa ja tietämällä aikaisempien ratkaisujen olennaiset piirteet, on uusien ratkaisujen luominen helpompaa.
Uusiin ongelmiin liittyviä ohjeita voidaan myös tehdä vanhan tiedon pohjalta ja joskus ratkaisu saattaa vaatia useamman ohjeen soveltamista yhteen. Tästä on myös hyvä mainita ja mahdollisesti linkittää avainsanoja yhteen tietopankissa. Uuden ohjeen ongelmaa varten voi myös luoda vain yksinkertaisesti yhdistämällä ohjeita yhteen täten luoden uuden ohjeen.
Ohjeiden laatu riippuu paljon siitä, kuinka paljon ohjeita on organisaation sisällä tehty. Siksi on tärkeää, että kaikki osallistuvat tiedonkeruuseen. Tieto tulee aina kirjata ylös ja pelkkää kertomuspohjaista tiedon välitystä tulisi välttää sen varalta, että se joskus katoaa.
Lähde:
Rautionmaa, A. 2024. Learning diary : ICT-specialist at Onitio, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.