• lääkekehitys
• projektikäytäntö
• projektinhallinta
• tutkimusprojekti

Tutkimusprojektit edellyttävät luovuutta ja joustavuutta. Niihin sovellettavista projektinhallintamenetelmistä perinteiset koetaan liian jäykkinä, kun taas liiallinen vapaus heikentää projektien johdonmukaisuutta ja tulosten laatua. Luovuuden ja hallinnan tasapainottaminen onkin tärkeää tutkimusprojektien kokonaisuuksien hallitsemiseksi. Opinnäytetyössä kehitettiin käytännön työkalu, Projektilogi, tuomaan selkeyttä ja joustavuutta pienen bioteknologiayhtiön lääkekehityshankkeisiin.

Tutkimusprojekteja toteuttaa usein joukko asiantuntijoita ilman muodollista projektiorganisaatiota. Vaikka tutkimusprojektit eroavat perinteisistä asiakasprojekteista, täyttävät ne silti projektinhallinnan ammattijärjestö Project Management Institute:n määritelmän projektille: se on tilapäinen pyrkimys ainutlaatuisen tuotoksen saavuttamiseksi, ja sille määritellään tarvittavat resurssit, aikataulut ja tavoitteet (Riol & Thuillier 2015, 2–3).

Projektin tutkimuskeskeisyys onkin keskeinen tekijä, miten hankkeita tulisi hallita (Nyman & Öörni 2023, 18). Tutkimusprojekteihin liittyy epävarmuustekijöitä, tulokset voivat olla vaikeasti ennustettavia ja odottamattomat käänteet vaativat nopeaa reagointia. Projektin monimutkaisuus ja epävarmuustekijät nostavat riskitasoa ja vaativat projektinhallintamenetelmiltään joustavuutta (Wysocki 2019, 123, 365). Koska projektinhallintamenetelmät kuitenkin tukevat projektien onnistumista (Székely ym. 2025, 2), herää kysymys, miten niitä voisi soveltaa tutkimusprojekteihin menettämättä tarvittavaa joustavuutta.

Projektikäytäntöjen kehittäminen alkaa nykytilan selvittämisellä

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia, miten pienen bioteknologia-alan yrityksen, lääkekehityshankkeita toteuttavan Herantis Pharma Oyj:n, projektityöskentelyä voitaisiin yhtenäistää ja selkeyttää. Projektikäytäntöjen nykytila kartoitettiin haastattelujen ja verkkokyselyn avulla. Tutkimusaineistosta tunnistettiin toimivia käytäntöjä sekä kehitystä vaativia osa-alueita. Samalla selvitettiin ajatuksia luotavista projektikäytännöistä sekä millaisia mahdollisuuksia ja uhkia niiden käyttöönotossa nähtiin.

Mitä pienissä organisaatio tehdään jo hyvin?

Tutkimusaineisto paljasti, että organisaatiolla on useampia toimivia käytäntöjä, jotka tukevat joustavia työskentelytapoja ja projektien sujuvaa läpivientiä.

Toimivista käytännöistä esiin nousivat:

• Joustavuus – Pienen organisaation etuina nähtiin kommunikoinnin helppous sekä kyky reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin.
• Säännölliset tiimipalaverit – Koko organisaation sisäiset palaverit auttavat pitämään henkilökunnan ajan tasalla projektien kulusta.
• Oppiminen menneistä projekteista – Oppimista koettiin tapahtuvan erityisesti yhteistyökumppanien kanssa työskennellessä.
• Selkeät tavoitteet – Projektien suunnittelun organisaation tavoitteisiin nähden todettiin toimivan hyvin.
• Projektien valmistelu – Valmisteluun liittyvät toimet kuten suunnittelu, kilpailutus ja aikataulutus on sujuvaa.
• Projektien toteutus – Projektikohtaisen toteutuksen ja seurannan, kustannusseuranta mukaan lukien, koettiin sujuvan ongelmitta.

Missä käytännöissä on eniten parantamisen varaa?

Tutkimusaineistosta nousi esiin myös useita osa-alueita, joissa organisaation projektikäytännöt kaipasivat selkeytystä ja yhtenäistämistä.

Esiin nousivat seuraavat kehityskohteet:

• Dokumentointi – Projektien dokumentoinnin tärkeys korostui, jotta oleellinen tieto on helposti kaikkien saatavilla ja tiimien välinen tietoisuus lisääntyy.
• Tiedonkulku – Vaikka kommunikointi on pienessä organisaatiossa helppoa, kommunikaatiota eri tiimien välillä olisi syytä lisätä, jotta näkyvyys eri projekteihin lisääntyy ja jotta voidaan taata projekteille tarvittava tietotaito.
• Roolit ja vastuut – Henkilöstön osaamis- ja vastuualueet ovat tiedossa, mutta projektikohtaisissa roolituksissa ja vastuissa ilmeni epätietoisuutta.
• Oppiminen menneistä projekteista – Vaikka oppimista tapahtui projektien sisällä, sitä ei koettu tapahtuvan organisaatiotasolla.
• Projektikäytännöt – Projektien ja niiden tavoitteiden määrittelyyn, samoin kuin projektien seurantaan, kaivattiin selkeyttä ja läpinäkyvyyttä.
• Muutosten hallinta – Projektien muutoksia ei ole johdonmukaisesti kirjattu ylös, jolloin muutosten kaikkia vaikutuksia ei välttämättä tule huomioitua.
• Budjetointi – Projektien totuudenmukainen budjetointi sekä budjetin päivittäminen projektin aikana todettiin ajoittain haasteelliseksi.

Millaisia uhkia ja mahdollisuuksia uudet käytännöt luovat?

Uusien projektikäytäntöjen luominen tuo organisaatioon mukanaan muutoksen, joka väistämättä luo organisaation arkeen uhkia, mutta myös mahdollisuuksia.

Projektikäytäntöjen yhtenäistäminen toi esiin seuraavia uhkia:

• Joustavuus – Uusien käytäntöjen pelättiin hävittävän pienen organisaation joustavuuden tehden organisaatiosta liian byrokraattisen ja jäykän.
• Turha työ – Uusien käytäntöjen tuoma mahdollinen lisätyö ilman mainittavaa hyötyä huolestutti.
• Yhtenäiset käytännöt – Usein yksi käytäntö ei sovi kaikkeen, joten voiko yhdellä ratkaisulla auttaa organisaation kaikkia projekteja.
• Rahoitusongelmat – Pienen organisaation mahdolliset rahoitusongelmat vaikeuttavat järkevien projektikokonaisuuksien suunnittelemista.

Toisaalta asiassa nähtiin myös mahdollisuuksia:

• Läpinäkyvyys – Yhtenäiset projektikäytännöt mahdollistavat paremman näkyvyyden organisaation projektien toteutukseen eri tiimien kesken.
• Budjetointi – Näkyvyys budjettiin paranee ja budjetin hallinta helpottuu projektien läpinäkyvyyden kasvaessa.
• Yhteistyö – Avoimuus ja yhteistyö sujuvoituu läpinäkyvyyden lisääntyessä.
• Riskit – Projekteihin liittyviä riskejä saadaan pienennettyä johdonmukaisemmalla projektisuunnittelulla ja -toteutuksella.

Projektilogi organisaation projektinhallinnan työkaluksi

Opinnäytetyön kehittämistehtävän ensimmäisenä vaiheena luotiin organisaation projekteille elinkaari. Tutkimusprojektien elinkaari jaettiin neljään vaiheeseen, joita olivat aloitus- ja esisuunnittelu-, suunnittelu-, toteutus- ja seuranta-, sekä päättämisvaihe.

Tämän jälkeen organisaatiolle räätälöitiin Projektilogi projektinhallintaa varten. Projektilogi hyödynsi projektin elinkaaren vaiheita, joihin sisällytettiin Project Management Body of Knowledge (PMBOK) -standardin osa-alueita tutkimusaineistosta nousseiden kehitystarpeiden mukaisesti. Projektilogi jaettiin projektin hyväksymisosaan sekä 10:een PMBOK-standardin mukaiseen osa-alueeseen. Osa-alueiden alle lisättiin projektinhallinnan työkaluja projektin elinkaaren eri vaiheita varten.

Projektilogissa joustavuus on pyritty huomioimaan tarjoamalla mahdollisimman helposti omaksuttavat käytännöt lisäämättä turhaa byrokratiaa tai dokumentoinnin tarvetta. Lisäksi siihen on sisällytetty vaihtoehtoisia työkaluja erityyppisten projektien käyttöön.

Kohti yhtenäistä projektikulttuuria

Projektilogi ei itsessään takaa onnistuneita projekteja, mutta se luo perustan organisaation projektikulttuurille. Vasta käytäntö tulee osoittamaan, miten Projektilogi toimii erilaisissa projekteissa ja kuinka hyvin se sulautuu organisaation arkeen. Koska yhteisiä projektikäytäntöjä ei aiemmin ole ollut, on Projektilogia tärkeää jatkokehittää organisaation muuttuvien tarpeiden mukaisesti. Projektilogin käyttöönoton jälkeen kokemuksia kerätään sen soveltuvuudesta organisaation työskentelyyn, jotta mallia voidaan kehittää toimivammaksi työkaluksi. Onkin kiinnostavaa nähdä, mihin suuntaan opinnäytetyössä luotu Projektilogi tulee muuttumaan tulevien vuosien aikana ja millaisiin organisaation projekteihin se tuo hyötyä.

Projektilogin odotetaan yhtenäistävän projektikäytäntöjä, selkeyttävän projektien seuraamista sekä parantavan oleellisten tietojen dokumentointia. Samalla se tarjoaa selkeän työkalupakin projektinhallinnan tueksi. Projektilogin uskotaan parantavan projektinhallinnan laatua, lisäävän läpinäkyvyyttä projektien välillä ja tukevan näin myös organisaation strategista suunnittelua.

Lähteet

Nyman, H.J. & Öörni, A. 2023. Successful projects or success in project management – Are projects dependent on a methodology? International journal of information systems and project management. Vol. 11, No 4, 5–25.

Riol, H. & Thuillier, D. 2015. Project management for academic research projects: Balancing structure and flexibility. International journal of project organization and management. Vol. 7, No 3, 251–269.

Székely, B.; Késmárki-Gally, S. E. & Lakner, Z. 2025. Hybrid project management: Scoping review. Project leadership and society. Vol. 6, No 11, 1–12.

Wysocki, R. K. 2019. Effective project management: Traditional, agile, extreme, hybrid. 8. painos. Indianapolis: John Wiley & Sons, Inc.

Kuva: Freepik