• johtaminen
• organisaatiomuutos

TheFIRMAn kasvava projektikanta ja opiskelijoiden vaihtuvuus loivat tarpeen selkeämmälle johtamisrakenteelle. Organisaatiomuutos toi opiskelijavetoiseen ICT-projektitoimistoon uudenlaisia johtotason rooleja ja vahvisti toiminnan jatkuvuutta. Muutos osoittaa, että myös opetukseen sidotussa ympäristössä voidaan rakentaa kestäviä ja skaalautuvia johtamisen käytäntöjä.

Opiskelijavetoisen projektitoimiston theFIRMAn erityispiirre on jatkuva henkilöstön vaihtuvuus. Kun toimijat vaihtuvat lukuvuosittain, organisaation oppiminen ja johtamisen jatkuvuus ovat helposti koetuksella. TheFIRMA, Turun ammattikorkeakoulun ICT-alan opiskelijavetoinen projektitoimisto, kohtasi viime vuosina tilanteen, jossa projektien määrä ja monimutkaisuus olivat kasvaneet nopeammin kuin organisaation rakenne. Tämä loi tarpeen systemaattiselle organisaatiomuutokselle, jonka tavoitteena oli tukea opiskelijoiden johtamisosaamista ja varmistaa toiminnan sujuvuus vuodesta toiseen.

Kasvu toi esiin rakenteelliset haasteet

TheFIRMA perustettiin tarjoamaan ICT-alan opiskelijoille mahdollisuuden oppia työskentelemällä oikeissa asiakasprojekteissa. Toiminta on vuosien aikana laajentunut merkittävästi, ja projektien kirjo ulottuu verkkosivujen suunnittelusta ja toteutuksesta sovelluksiin, testaamiseen ja markkinointimateriaalien tuottamiseen.

Kasvun myötä organisaatiossa tunnistettiin keskeisiä haasteita:

• Vastuut kasaantuivat liian harvoille henkilöille, mikä hidasti päätöksentekoa ja lisäsi työkuormaa.
• Johtamisen jatkuvuus oli riippuvainen yksittäisten opiskelijoiden osaamisesta, mikä teki toiminnasta haavoittuvaista vaihtuvuuden keskellä.
• Projektien ohjausta ja tukea ei ollut jaettu loogisesti erityisosaamisen mukaan, jolloin esimerkiksi tekninen mentorointi ei toteutunut yhdenmukaisesti.

Nämä havainnot loivat perustan organisaatiomuutokselle, jossa organisaation johtoryhmää laajennettiin.

Ennen organisaatiomuutosta theFIRMAn johtoryhmään kuului neljä johtotason roolia: opiskelijatoimitusjohtaja, opiskelijavaratoimitusjohtaja, Head of Operations ja Head of Marketing. Vastuut kasautuivat erityisesti toimitusjohtajalle, joka johti toimintaa tiiviissä yhteistyössä varatoimitusjohtajan kanssa. Head of Operations vastasi laadunhallinnasta, kun taas Head of Marketing keskittyi markkinoinnin suunnitteluun ja markkinointimateriaalin tuottamiseen. Teknisen tuen, projektinhallinnan kehittämisen ja ulkoasusuunnittelutyön kaltaisia erityisosaamisalueita ei kuitenkaan ollut nimetty selkeästi kenellekään. Tämä teki päätöksenteosta raskasta ja vaikeutti organisaation kykyä tukea projektitiimejä johdonmukaisesti.

Uudet johtoroolit selkeyttivät vastuita

Organisaatiomuutos toteutettiin vahvistamalla olemassa olevaa johtoryhmää ja lisäämällä siihen kolme uutta erityisosaamiseen perustuvaa roolia:

• Tech Lead – vastaa teknisestä laadusta, teknologiapäätösten linjauksista ja projektien teknisestä tuesta.
• Scrum Lead – kehittää projektinhallinnan ja ketterien menetelmien käytäntöjä sekä tukee projektitiimejä prosessien yhtenäistämisessä.
• Design Lead – varmistaa käyttöliittymä- ja käyttäjäkokemustyön laadun sekä toimii suunnittelutiimien mentorina.

Uudet roolit mahdollistavat sen, että opiskelijat voivat saada tukea juuri oman osaamisalueensa ammattilaiselta. Samalla johtoryhmän työ jakautuu tasaisemmin, mikä helpottaa projektien ohjausta, selkeyttää vastuunjakoa ja nopeuttaa päätöksentekoa.

Jatkuvuus nostettiin organisaation kehittämisen keskiöön

Opiskelijavetoinen organisaatio elää luonnostaan sykleissä, kun toimijat vaihtuvat lukukauden tai vuoden välein. Siksi organisaatiomuutoksen keskeinen tavoite oli johtajuuden jatkuvuuden varmistaminen.

Muutoksessa otettiin käyttöön:

• Roolikohtainen perehdytys ja dokumentointi, joka siirtää hiljaista tietoa eteenpäin.
• Selkeä vastuunjako, jossa jokainen rooli tietää oman ydintehtävänsä ja rajapintansa.
• Mentorointimalli, jossa edellinen roolinhaltija tukee seuraajaansa siirtymävaiheessa.

Kun opiskelijajohtajat toimivat rajatun ajan, jatkuvuutta ei voida rakentaa pysyvillä henkilöillä, mutta se voidaan rakentaa pysyvillä rakenteilla. TheFIRMAn muutosprosessi osoittaa, että opiskelijaorganisaatiokin voi kehittää kypsän johtamisjärjestelmän, joka säilyy toimijoiden vaihtuessa.

Muutos vahvisti sekä oppimista että toimintavarmuutta

Organisaatiomuutos ei ainoastaan ratkaissut akuutteja rakenteellisia haasteita, vaan se vahvisti myös opiskelijoiden ammatillista oppimista. Jokainen uusi rooli tarjoaa mahdollisuuden harjoitella oikeaa asiantuntija- ja johtotyötä turvallisessa ympäristössä.

Samalla uudet roolit ovat tuoneet mukanaan selkeitä hyötyjä:

• Tekninen laatu ja toimintamenetelmät ovat yhtenäistyneet.
• Henkilöresurssien käyttö projekteissa on tehostunut.
• Hiljaisen tiedon siirtyminen eteenpäin on helpottunut.

TheFIRMAn organisaatiomuutos toimii esimerkkinä siitä, että opiskelijajohtoiseen työympäristöön voidaan rakentaa kestäviä ja skaalautuvia johtamisen rakenteita. Kun vastuut jaetaan selkeästi ja jatkuvuus huomioidaan rakenteissa, opiskelijat voivat keskittyä sekä projektien toteuttamiseen että ammatilliseen kasvuun. Muutos vahvisti toimintaa kokonaisuutena ja loi pohjan theFIRMAn seuraaville kehitysaskelille.

Artikkeli pohjautuu Theseuksessa julkaistuun opinnäytetyöhön:
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025121134766