• ERP-järjestelmä
• projektinhallinta
• projektirakenne

Teollisuuden laitosinvestointiprojekteissa puhutaan miljoonien eurojen investoinneista, jolloin kustannustenhallinta on merkittävä osa kriittistä riskienhallintaa. Tarkka tieto projektin kustannuksista on tehokkaan projektiohjauksen elinehto. Yrityksen siirtyminen uuteen toiminnanohjausjärjestelmään saattaa kuitenkin synnyttää rakenteellisia ristiriitoja järjestelmän projektirakenteen ja varsinaisen projektinhallinnan tarpeiden välillä. Yhtenäinen ja integroitu projektirakenne luo pohjan tehokkaalle kustannustenhallinnalle ja varmistaa läpinäkyvän raportoinnin suoraan toiminnanohjausjärjestelmässä.

Projektirakennetta luodessa projektin laajuus ja sen tuotokset ositetaan pienempiin hallittaviin komponentteihin. Rakenteen alimmalla tasolla ovat työpaketit, joiden kustannukset ja kesto voidaan arvioida. Työpaketteja alemmalla tasolla projektirakenteessa ovat aktiviteetit, joita käytetään projektin aikataulun luomisessa. (PMBOK® Guide. 2017, 146, 164.) Työn ositusrakenne muodostaa rungon projektiohjaukselle.

Kaavio 1. Tyypillisen teollisuusprojektin kustannusarviossa käytetty työn ositusrakenne (AACE. 2015. 121).

Aikataulun ja kustannusten hallinta

Aikataulun ja kustannusten hallinnalla varmistetaan, että projekti toteuttaa tavoitteensa aikataulussa ja budjetissa (PMBOK® Guide. 2017, 157, 200). Projektiohjaus koostuu useasta toisiinsa kytkeytyvästä alueesta ja prosessista:

• Aikataulun hallinta: Sisältää aktiviteettien määrittelyn, niiden keskinäisten suhteiden ja kestojen arvioinnin sekä aikataulun laatimisen ja valvonnan (PMBOK® Guide. 2017, 157).
• Kustannusten hallinta: Sisältää kustannusarvion laatimisen, budjetoinnin sekä toteutuneiden kustannusten valvonnan ja ennustamisen (PMBOK® Guide. 2017, 200).
• Suorituskyvyn mittaaminen: Earned Value Management (EVM) integroi työn laajuuden, aikataulun ja kustannukset projektin suorituskyvyn mittaamiseksi (PMBOK® Guide. 2017, 220).

Kaikilta projekteilta vaaditaan myös kustannusten ositusrakenne. Ylimmällä tasolla kustannuskategoriat jaetaan tyypillisesti työhön, materiaaleihin sekä suoriin ja välillisiin kustannuksiin. Kustannusten ositusrakennetta hyödynnetään toteutuneiden kustannusten ja ennusteiden vertaamiseen suhteessa alkuperäiseen kustannusarvioon. (AACE. 2015. 181.)

Toiminnanohjausjärjestelmän ja projektinhallinnan väliset ristiriidat

Ongelmia syntyy kun toiminnanohjausjärjestelmään luotava projektirakenne ei vastaa projektin vaatimaa tarkkuustasoa tai sen hierarkia poikkeaa projektinhallinnan vakiintuneista rakenteista. Nykyisellään teollisuusyrityksissä saatetaan joutua turvautumaan useisiin eri järjestelmiin ja ulkoisiin raportointityökaluihin eri sidosryhmien tarpeiden täyttämiseksi. Useat päällekkäiset projektinhallinnan eri osa-alueilla käytettävät järjestelmät ja manuaalinen tiedonsiirto lisäävät työn määrää ja virheriskiä, kun ”yhtä totuutta” projektin tilanteesta ei löydy suoraan pääjärjestelmästä.

Tutkimus kohdeyrityksessä paljasti kaksi keskeistä ristiriitaa projektinhallinnan tarpeiden ja toiminnanohjausjärjestelmään luotavan rakenteen välillä:

• Projektirakenteen riittämätön tarkkuustaso tiettyjen kustannuskategorioiden kohdalla. Tätä tiedon puutetta on jouduttu paikkaamaan yhdistämällä useiden järjestelmien dataa ulkoisessa raportointityökalussa.
• Projektirakenteen poikkeava hierarkia suhteessa muihin käytössä oleviin työn ja kustannusten ositusrakenteisiin.

Ratkaisuna kustannusten ositusrakenne

Kustannustenhallinnan tehostamiseksi esitettiin uuden tason lisäämistä projektirakenteeseen, jolloin saavutetaan projektiohjauksen edellyttämä tarkkuustaso kaikille kustannuskategorioille. Tämä muutos vähentää riippuvuutta ulkoisista järjestelmistä ja mahdollistaa tarkemman ennakoinnin, budjetoinnin sekä toteutuneiden kustannusten valvonnan suoraan toiminnanohjausjärjestelmässä.

Käänteisen hierarkian korjaamiseksi esitettiin projektirakenteen muuttamista vastaamaan kustannusarvion ja projektiraportoinnin rakennetta. Käytännössä tämä tarkoittaa muutoksia projektirakenteen alemmilla tasoilla ja siirtymistä toiminnanohjausjärjestelmään luotavan projektirakenteen osalta selkeään kustannusten ositusrakenteeseen.

Yhteinen kieli

Selkeät ositusrakenteet toimivat yhtenäisenä kielenä suunnittelun, hankinnan ja projektiohjauksen välillä. Projektin käyttäessä useita järjestelmiä ja muita työkaluja on kriittistä, että sillä on ”yksi totuus” ja vain yksi virallisesti määritelty työn ositusrakenne sekaannusten välttämiseksi. Kun kustannusten seuranta voidaan keskittää useiden työkalujen sijasta yhteen pääjärjestelmään, vähennetään manuaalista tiedonsiirtoa ja virheriskejä sekä tehostetaan projektinhallintaa.

Artikkeli pohjautuu opinnäytetyöhön: Kolehmainen, Matias. 2026. Analysis of project breakdown structure.

Kuva: Google Gemini Nano Banana 2

Lähteet

AACE. 2015. Skills and Knowledge of Cost Engineering. 6., edition. Morgantown: AACE International.

PMBOK® Guide. 2017. A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® Guide). 6., edition. Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.