”Jos tämä toimii Helsingissä, miksi se ei toimisi täällä Turussakin?”

Yhteistyö ja -kehittäminen näkyy ChemClimCircle2-hankkeessa monella tasolla. Hankkeeseen osallistuvat organisaatiot ovat kehittäneet yhdessä työkaluja ja uusia toimintamalleja sekä tukeneet toisiaan hankintapilottien suunnittelussa ja toteutuksessa.

Viimeisen vuoden aikana jaetut kokemukset ja yhteinen ideointi on tuottanut sekä onnistumisia että kehitysideoita. Ajatuksena onkin, että yhteistyön avulla jaetut kokemukset muodostavat lopulta oivalluksia, joista hyötyisi mahdollisimman moni.

Turun kaupungin hankintapalvelujen projektikoordinaattori Hedy Meinander ja Helsingin kaupungin projektipäällikkö Hannele Pudas kertovat kokemuksistaan CCC2-hankkeesta ja heidän välisestään yhteistyöstään.

Sparrausryhmät tukevat hankepilotteja

Hankkeen sisällä on toiminut pienempiä, teemakohtaisia sparrausryhmiä, jotka ovat tarjonneet vertaistukea hankepilotointiin.

”Konsortion pienet ryhmät ovat olleet hyviä, koska siellä on voinut kuulla muiden hankinnoista ja jakaa omia kokemuksia. Mukana on ollut myös asiantuntijoita, joilta on saanut paljon vinkkejä esimerkiksi ympäristömerkeistä”, Hannele kertoo.

CCC2-hanke herättää keskustelua kriteereistä

Hannele kertoo, että hankkeen myötä kiinnostus kemikaaleihin ja tarjouspyynnöissä käytettyjä kemikaalikriteereitä kohtaan on kasvanut Helsingissä jo pidemmän aikaa. Sisäinen keskustelu tähtää siihen, että mietitään, miten tästä voidaan lähteä eteenpäin ja miten ympäristökriteerejä voidaan lähteä työstämään edelleen.

”Meidän tiimissämme on myös herännyt keskustelua ja kiinnostusta uusista hankepilottien kriteereistä. Ollaan mietitty, että jos niitä käytetään piloteissa, miksei niitä voisi käyttää muissakin hankinnoissa” , Hedy kertoo.

Hän lisää, että hankkeen kehittämät työkalut eivät itsessään, ainakaan vielä, ole vaikuttaneet muun hankintayksikön työhön.

Hannelen ja Hedyn yhteistyö – arjen tekemistä

Hannele ja Hedy kokevat yhteistyön olleen erittäin hyödyllistä molempien kaupunkien hankintayksiköille. He ovat yhteydessä Teamsissa vähintään viikoittain, usein jopa päivittäin.

”On todella kiva, että hankkeessa on mukana toinenkin suomalainen kaupunki. Ollaan yhdessä järjestetty kaksi ennakoivaa markkinavuoropuhelua, koska meillä on ollut kohteena sopivasti samojen markkinoiden kartoitus”, Hedy kertoo.

Hän täsmentää, että yhteistyö on tehostanut resurssien käyttöä. Tällä tavoin molempien ei tarvitse erikseen kartoittaa samoja markkinoita ja järjestää omia tilaisuuksia. Toisaalta yritysten ei myöskään tarvitse osallistua ylimääräisiin tilaisuuksiin, mikä säästää lopulta kaikilta aikaa. Hedy lisää, että kahden hankintayksikön järjestämä tapahtuma tuntuu myös olevan vaikuttavampi signaali yrityksille. Useamman hankintayksikön läsnäolo kertoo siitä, että toivotut uudet kriteerit ovat osa laajempaa kokonaisuutta ja tulevaisuuden kehitystä.

Yhdessä kohti ympäristötavoitteita

Hannele ja Hedy kokevat, että suomalaisten hankintayksiköiden pitäisi tehdä enemmän yhteistyötä. Usein kilpailutuksissa tavoitellaan samoja tuotteita tarjoavia yrityksiä ja joku on ehkä keksinyt todella hyvän ja toimivan kriteerin, josta muut voisivat ottaa mallia. On kuitenkin huomioitava, että tarkoituksena ei ole kopioida tarjouspyyntöjä, vaan oppia toisilta ja ottaa mallia onnistuneista hankinnoista. Oman kunnan tarjouspyynnöistä oppii paljon, mutta yhteistyö säästää aikaa ja muita resursseja sekä tuo uusia näkökulmia.

”Totta kai asiantuntijuutta pitää hyödyntää! Toisen/Toiselle hankintayksikölle tietojen jakaminen ei ole keneltäkään pois, päinvastoin. Joku on saattanut kartoittaa ja kilpailuttaa vaikka pesuaineita 20 vuotta” , Hedy miettii. Kannattaakin ottaa kokeneenpiin kollegoihin yhteyttä.

Ympäristövaikutusten pohtiminen ei pääty kilpailutuksen valmistumiseen

Hankintojen ympäristövaikutuksia miettiessä unohtuu helposti tilaajapuolen rooli. Usein kunnissa hankinnan tilaaja on esimerkiksi tilapalvelut tai varhaiskasvatus, mutta hankinnan kilpailuttaa keskitetty hankintayksikkö.

”Tilaajapuolen kouluttaminen ja informoiminen on yleisesti hyvin tiedossa oleva asia, mutta siihen pitäisi meilläkin panostaa enemmän”, Hannele kertoo.

Käyttäjillä on yllättävän suuri merkitys siihen, millaiseksi hankinnan ympäristövaikutukset todellisuudessa muodostuvat. Esimerkiksi pesuaineiden kohdalla on ratkaisevaa, miten hankittuja tuotteita käytetään, säilytetäänkö niitä oikein ja osataanko niitä käyttää oikein. Toisin sanoen onnistunut hankinta riippuu myös siitä, miten hyvin tilaaja osaa tuotetta käyttää. Hankintaprosessin onnistumisen takana on useita tekijöitä ja avain onnistumiseen löytyy yhdessä tekemisestä.

Johtamisen rooli kestävien hankintojen onnistumisessa on keskeinen

Kestävien hankintojen onnistuminen edellyttää, että organisaation johto ymmärtää niiden merkityksen ja säilyttää ne osana ympäristöstrategiaa ja -tavoitteita. Riittävän tuen puuttuessa kestävät hankinnat jäävät helposti irrallisiksi muusta organisaation toiminnasta, eikä niihin kohdisteta riittävästi huomiota tai resursseja. Tällöin kestävyyden huomiointi saattaa jäädä yksittäisten aloitteiden ja henkilöiden varaan sen sijaan, että se olisi mukana organisaation yhteistä toimintamallia. Toisaalta, kun johto ottaa kestävyyden huomioon ja tukee kestävyystavoitteita, voivat hankinnat edistää helpommin organisaation kestävyystavoitteita.

Vinkkejä yhteistyöhön

· Naapurinkunnan hankintayksikön kokemuksia kannattaa hyödyntää: Suomen kunnat ostavat hyvin samalaisia palveluita ja tuotteita. Siksi kannattaakin selvittää, ovatko muut hankintayksiköt kilpailuttaneet samankaltaisia hankintoja ja voisivatko he jakaa tarjouspyyntöjään tai kriteerejään Onnistumisten ja haasteiden jakaminen on tärkeää: Kannattaa jakaa konkreettisia kokemuksia siitä, mikä on toiminut ja mitä kannattaa välttää.
· Yhteiset markkinavuoropuhelut ovat tehokkaita: Yhdessä tapahtuman järjestäminen säästää myös resursseja ja on vanha viesti markkinoille.
· Verkostoituminen tukee ammattitaitoa: Verkostoituminen madaltaa kynnystä ottaa yhteyttä ja helpottaa yhteisten hankkeiden koordinointia.

ChemClimCircle2-hanke pähkinänkuoressa

· ChemClimCircle 2-hankkeen tavoitteena on vahvistaa julkisten hankintojen kykyä edistää kierotaloutta, ilmastonsuojelua ja haitallisten kemikaalien vähentämistä. Hankkeessa kehitetään ja testataan työkaluja ja toimintamalleja, joiden avulla nämä tavoitteet voidaan tuoda konkreettisesti käytännön hankintaprosesseihin ja -kriteereihin.
· Hankintapilotit/ Konkreettiset pilottihankinnat eri kunnissa ja organisaatioissa mahdollistavat erilaisten ratkaisujen toimivuuden arvioinnin todellisissa hankintatilanteissa. Hankintapilotteja tehdään eri tuotekategorioissa mm. Tekstiilit kalusteet, ICT, siivouskemikaalit ja -palvelut, ruokapalvelut ja infrakentaminen Kokemusten pohjalta tunnistetaan toimivimmat työkalut, käytännöt ja käyttökelpoiset toimintamallit. Ajatuksena on, että muut EU maat / myös muut Itämeren alueen hankintayksiköt hyötyisivät näistä opeista omissa hankinnoissaan.
· CCC-2-hankkeessa pilotoidaan, dokumentoidaan ja arvioidaan ChemClimCircle-mallia noin 50 hankintapilotissa.