• dokumentointi
• Excel-työkalut
• harjoittelu
• kehittäminen
• sähköala

Harjoittelijat ovat yrityksille tärkeitä, sillä tulevaisuuden tekijöiden tarve ja merkitys jatkuvasti kasvavat. Jotta varmistetaan sujuvan harjoittelujakson toteutuminen, tarvitaan erilaisia työkaluja. Millainen voisi olla työkalu, jonka avulla voitaisiin seurata sekä harjoittelijoiden toteuttamia projekteja, että käyttää tukena myös arvioinnissa?

Pemamek Oy:n sähköosaston harjoittelussa perehdyttäminen suoritetaan ammattimaisella opastuksella, aloittaen yleensä pienemmistä kokonaisuuksista. Parhaiten yleensä opitaan ajan kuluessa ja tekemisen kautta, jossa kokeneempien asentajien mentorointitaidot myös korostuvat jakaessaan eteenpäin hiljaista tietoa. Erilaiset haasteet nousivat havainnoissa esille, sillä harjoittelijoiden kohdalla käytetään hieman erilaisia käytäntöjä verrattuna muihin työntekijöihin. Tämän seurauksena syntyikin ajatus, miten prosessia voitaisiin vielä kehittää entisestä paremmaksi. Voitaisiinko esimerkiksi yrityksen edustajan työkalupakkiin lisätä sellainen uusi työkalu, jonka avulla tuettaisiin harjoittelujaksojen toteutumista ja arviointeja? Asiaa lähdettiin ratkaisemaan tutkimuksen ja kehittämisprosessin avulla.

Huomioitavat asiat

Työkalun luomisessa huomioitavia asioita ilmeni tutkimuksessa hyvin monestakin eri näkökulmasta. Dokumentoinnin onnistuneen toteutuksen perusedellytyksiä käytettävyyden parantamiseksi ovat:

• Yksinkertaisuus
• Helppous
• Sujuvuus

Dokumentoinnin kannalta on myös oleellista, että kerrytetään vain tarpeellisia tietoja. Tämä on myös GDPR:n (General Data Protection Regulation, yleinen tietosuoja-asetus) yksi tärkeimmistä periaatteista. Tietojen käsittelyssä GDPR:n yleisiä periaatteita ovat muun muassa:

• Lainmukaisuus
• Läpinäkyvyys
• Kohtuullisuus
• Tarpeellisuusvaatimus
• Luottamuksellisuus
• Ajantasaisuus

GDPR:ssä on tarkkaan myös määritelty säännökset henkilötietojen käsittelemistä ja niiden noudattamisesta EU:ssa (European Union, Euroopan unioni). Henkilötietojen käsittelyn periaatteiden lisäksi on muistettava perusteet tietojen käsittelyssä, sekä varmistettava muun muassa seuraavien oikeuksien toteutuminen:

• Mahdollisuus kieltäytyä tai rajoittaa käsittelyä
• Käsittelyperusteista kertominen
• Oikeus estää koneellinen päätöksenteko

Vaihtoehtojen kartoitus

Tutkimuksessa hyödynnettiin teoria-aineiston lisäksi järjestämällä asiantuntijahaastatteluja, joita kaiken kaikkiaan suoritettiin neljän eri ammattiosaston kanssa. Tällöin tutkimuksessa saatiin varmistettua ja kartoitettua työkalun toimivuus kaikilla mittareilla. Kun työkalun mahdollinen sisältö oli määritelty, voitiin vertailla dokumentoinnin toteutustapoja, ja valita näistä parhaiten soveltuvin ratkaisu. Toteutustavaksi valikoitui Microsoft Excel, jonka etuina voitiin pitää hyviä muokkaus mahdollisuuksia, sekä onnistuneita aiempia käyttökokemuksia. Huolellisella suunnittelulla voitiin varmistaa prosessiin mahdollinen siirtyminen mahdollisimman sujuvaksi ja mielekkääksi käyttää.

Helppokäyttöisyyttä voitiin parantaa erilaisilla ominaisuuksilla. Esimerkiksi ohjeistus todettiin tutkimusten perusteella, että tämä kannattaa lisätä käyttäjälle helposti löydettäväksi. Teknisen toteutuksen suhteen pohdittiin työkalun saavutettavuutta. Lopulta todettiin, että tässä kannattaisi hyödyntää ja käyttää yrityksen nykyisiä käytäntöjä. Tietoturvaan myös perehdyttiin, jonka osalta sovittiin, että määritellään käyttöoikeudet, ja aktivoidaan muut vaadittavat suojaustoimenpiteet. Tietosuojaselosteen tarkistuksen myötä voitiin tutkimuksien osalta todeta, että työkalun käyttö nykyisen selosteen osalta on hyväksyttävissä.

Lopulliset tulokset ja jatkotutkimukset

Kehittämistyön ja tutkimusten tuloksena valmistui Excel-pohjainen työkalu, jonne voidaan jatkossa helposti kirjata tietoja jokaisesta harjoittelusta, kuten harjoittelijan nimi, suoritettu ajanjakso ja projektiin liittyvät oleelliset tiedot. Todettiin, että teknisesti toimivalla kokonaisuudella voidaan helpommin seurata harjoittelijoiden toteuttamia projekteja, ja käyttää näitä muistiinpanoina, kuten myöhemmin suoritettavia arviointeja ja palautekeskusteluja varten.

Jatkon kannalta tulee toteuttaa vielä seuraavanlaisia jatkotutkimuksia:

• Käyttäjäkokemusten kerääminen pidemmältä ajanjaksolta
• Varmistetaan molemminpuolinen ymmärrys tietojen kerryttämisestä
• Tarkastellaan mahdollisia vaikutuksia organisaation tehokkuudessa
• Arkistointiohjeistuksen kartoitus

Voit tutustua opinnäytetyöhön lukemalla aiheesta lisää Theseus-palvelussa: Dokumentointi työkaluna sähköosaston harjoittelussa.

Lähteet

Mäkinen, H. 2026. Dokumentointi työkaluna sähköosaston harjoittelussa: Pemamek Oy – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.

Kuva: Komov, D. 2022. Pexels.