• dokumenttihallinta
• järjestelmä

Kuvittele tilanne: Tuontatolinjalla on kiire, uusi työ käynnistyy, mutta tarvittava dokumentti on jossain. Ei siellä, missä sen pitäisi olla. Ehkä toiminnanohjausjärjestelmässä? Tai vain kokeneen kollegan muistissa? Tai vain järjestelemässä, jota ei ole integroitu tuotantoon?

Tämä on arkea monessa yrityksessä, myös Aurajoki Oy:n Turun yksikkö on tunnistanut tämän haasteen. Tuotteiden pintakäsittelyyn liittyvät dokumentit, kuten laatuvaatimukset ja työohjeet ovat hajautuneet eri alustoille. Tiedon etsimiseen kuluu aikaa ja dokumentteja on mahdoton selkeästi hallinnoida. Tästä syystä lähdettiin kartoittamaan erilaisia dokumenttien hallintajärjestelmiä, jotka tarjoaisivat ratkaisuja näihin haasteisiin. Dokumenttien hallintajärjestelmiä on todella paljon, joten opinnäytetyö perustui aikaisempiin selvityksiin dokumenttien hallintajärjestelmistä ja ohjelmistotoimittajien verkkosivujen sisältöihin. Opinnäytetyössä tarkasteltiin viittä erilaista dokumenttien hallintajärjestelmää. Järjestelmiä arvioitiin kolmen Aurajoki Oy:lle tärkeän kriteerin mukaan:

• Päivitettävyys: Pysyykö järjestelmä ajantasaisena ilman suurta vaivaa?
• Hallinnoitavuus: Kuinka helppoa on hallinnoida ja käyttää järjestelmää?
• Integroituminen tuotantoon: Saadaanko järjestelmä toimimaan tuotannon kanssa?

Järjestelmiksi valikoituivat: Vertex Flow, LogicalDOC, Canon Therefore, OpenKM ja Vitec ALMA. Jokaisella järjestelmällä oli omat vahvuutensa ja heikkoutensa. LogicalDOC erottui automaation ja muokattavuuden ansiosta, mutta suomen kielen puute osoittautui heikkoudeksi käytettävyydessä. Kotimainen Vertex Flow oli selkä ja helposti muokattava, mutta siitä puuttui operatiiviset toiminnot. Canonin Therefore -järjestelmä sai kehuja käytettävyydestään ja monipuolisuudestaan. Se tuki operatiivisia toimintoja ja oli räätälöitävissä. OpenKM tarjosi laajat muokkaus- ja automatiomahdollisuudet, mutta huomattavaa räätälöintiä tarvitaan käytettävyyteen. Vitec ALMA oli laajin vaihtoehto ja sisältää paljon muitakin toimintoja kuin pelkästään dokumenttien hallintaa. Aurajoki Oy:n tämän hetkiseen tarpeeseen Vitec ALMA on kuitenkin liian suuri kokonaisuus.

Dokumenttien hallinta ei ole pelkkää tiedostojen säilyttämistä, se on keskeinen osa tuotannon sujuvuutta

Mitä opittiin ja miten eteenpäin?

Opinnäytetyö osoitti, että dokumenttien hallinta ei ole pelkkää tiedostojen säilyttämistä, se on keskeinen osa tuotannon sujuvuutta. Vertailtujen järjestelmien avulla pystyttiin hahmottamaan, millaiset ratkaisut tukevat arjen työtä. Järjestelmän ei tarvitse olla laajin tai teknisesti kehittynein, sen on oltava ennen kaikkea helppokäyttöinen ja tukea juuri niitä toimintoja, joita yritys oikeasti tarvitsee.

Työn aikana huomattiin myös, että järjestelmien arviointi vaatii aikaa ja syvällistä perehtymistä. Monet toimittajat keskittyvät verkkosivuillaan markkinointipuheisiin, joten todellinen tieto järjestelmän käytettävyydestä ja teknisistä rajoista löytyy vasta, kun pääsee juttelemaan asiantuntijoiden kanssa. Ennen järjestelmän virallista valintaa, olisi tärkeä testata järjestelmät aidossa käyttöympäristössä. Myös henkilöstön kokemukset kannattaa kartoittaa: mitä ominaisuuksia kaivataan, mikä on toiminut ennen ja mikä ei. Näin varmistetaan, että uusi järjestelmä ei jää vain tekniseksi ratkaisuksi vaan aidoksi tueksi työn tekemiseen.

Lähde:

Laurén, O. 2025. https://www.theseus.fi/handle/10024/880807, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.