Sisäinen auditointi laadunhallintamenetelmänä
Sisäisten auditointien säännöllinen toteuttaminen organisaatiossa on johtamisjärjestelmästandardien noudattamisen lisäksi myös yleiseen laadunhallintaan panostamista. Sisäiset auditoinnit asettuvat usein järjestettäviksi ennen virallisen tahon järjestämiä uudelleensertifiointiauditointeja, joiden tarkoituksena on varmistua organisaation noudattavan sillä käytettävissä olevien standardien asettamia vaatimuksia. Sisäisten auditointien järjestämisellä tämä vaatimustenmukaisuus on organisaation sisällä ennakoivasti selvitettävissä.
Sisäinen auditointi on optimaalinen, suunnitelmallisesti toteutettuna koko organisaatiota hyödyttävä osa yrityksen laadunhallinnallisia toimintoja. Se on tarkoitettu objektiiviseksi organisaation sisällä toteutettavaksi sekä järjestelmälliseksi laadunhallinnan kehittämisen prosessiksi. Prosessissa organisaation omat toimijat auditoivat eli tutkivat ja vertailevat organisaation eri toimintoja, prosesseja ja järjestelmiä niille standardien ja johtamisjärjestelmän pohjalta määritettyihin vaatimuksiin.
Sisäisen auditoinnin tarpeellisuus
Mikäli organisaatiossa on käytössä jokin ISO-sarjan johtamisjärjestelmästandardeista, on sillä tällöin velvollisuus järjestää sisäisiä auditointeja säännöllisesti ennalta määritellyn aikataulun ja suunnitelman mukaisesti. Sisäisen auditoinnin toteuttaminen voi kuitenkin olla tarpeellista myös tilanteissa, joissa organisaation laadunhallinnalliset toiminnot kokevat rakenteellisia muutoksia tai organisaatio esimerkiksi rakentaa uutta johtamisjärjestelmien mukaista laadunhallintajärjestelmää. Sisäisen auditoinnin järjestäminen voi kuitenkin perustua myös yrityksen ajankohtaiseen haluun tai tarpeeseen tarkastella laadunhallintansa toimivuutta sekä tehokkuutta havainnoimalla kehittämiskohteita.
Sisäisen auditoinnin vaiheet ja toimintatavat
Sisäisen auditoinnin vaiheiden ja toimintatapojen määrittelyn tarkoituksena on mahdollistaa auditoinnin järjestelmällinen toteutuminen sekä sen tuloksellisuus. Sisäisen auditoinnin prosessin voi usein karkeasti jakaa neljään eri vaiheeseen; auditointiin valmistautumiseen, konkreettiseen auditointiin, auditoinnin päättämiseen sekä raportointiin ja poikkeamiin perehtymiseen. Näiden vaiheiden sisällön ja toimintatavat määrittelee usein pitkälti organisaatio itse. Niihin vaikuttavat muun muassa organisaation toimiala, noudatettavat standardit sekä yrityksen toiminnan laajuus.
Usein auditointiin valmistautumiseen kuuluu esimerkiksi auditointisuunnitelman sekä -aikataulun määrittely, itse auditointiin prosessien ja järjestelmien havainnointi sekä toiminnon edustajan haastattelu ja auditoinnin päättämiseen yhteenveto auditoinnin tuloksista.
Sisäisen auditoinnin toteuttaminen tuo useita hyötyjä
Sisäisen auditoinnin periaatteena on havainnoida organisaation laadunhallinnan kehittämiskohteita sekä järjestelmien ja toimintaympäristön epäkohtia. Prosessin saa helposti kuulostamaan uuvuttavalta sekä negatiivispainotteiselta.
Kehittämiskohteiden havainnoinnin lisäksi sisäinen auditointi kuitenkin mahdollistaa organisaation kannattavuuden osalta arvokkaan tiedon saavuttamisen sekä sen hyödyntämisen jatkossa. Auditointiprosessissa tietoa pystytään saamaan muun muassa organisaation toiminnoissa vallitsevista riskeistä, olemassa olevista mahdollisuuksista, tuotannon tai palvelun tehokkuudesta sekä asiakastyytyväisyydestä. Sisäisten auditointien toteuttaminen edesauttaakin yritystä pysymään aktiivisena, laatuun panostavana toimijana, mikä vaikuttaa positiivisesti sen kilpailukykyyn jatkuvasti muuttuvilla markkinoilla.
Lähde
Lehtinen, Nelli. 2024. Suunnitelma yrityksen sisäisille auditoinneille. Opinnäytetyö. Turku: Turun ammattikorkeakoulu.
Artikkelikuva: Pixabay. 2024. Upeita ilmaisia kuvia – Pixabay – Pixabay.