Toimiva prosessikaavio sekä varaston layout ovat yrityksen tärkeitä työkaluja arjessa
Prosessikaavioiden sekä layoutien toimivuuteen kannattaa panostaa, koska ne selkeyttävät yrityksen toimintaperiaatetta työntekijöille. Kun prosessien kulku on selkeämpää työntekijöille, niin se kasvattaa yhden mukaisempaa toimintaa yrityksessä sekä vähentää epäselvyyksiä, jolloin työntekijöiden työn sujuvuus on mutkattomampaa.
Opinnäytetyössä käydään tarkemmin läpi, miten tutkia yrityksen nykytilannetta haastattelututkimuksen avulla, sekä miten sen kautta kyetään kehittämään selkeämpi prosessikaavio tilauksesta-toimitukseen -prosessille. Prosessikaavion lisäksi opinnäytetyössä kehitettiin uudenlainen varaston layout ulkovarastoinnille.
Prosessikaavion merkitys
Selkeä ja ajan tasalla oleva prosessikaavio edistää yrityksen kokonaisvaltaista toimintaa. Jos prosessikaaviossa esiintyy puutteita, työntekijöille ei välttämättä synny yhtenäistä kuvaa prosessien kulusta. Ihmisten ajatukset toimivat kuitenkin eri tavalla, jolloin sama asia voidaan nähdä täysin erilaisena, vaikka asia olisi esitetty aivan samalla tavalla eri ihmisille. Näissä tilanteissa visuaalinen puoli astuu esiin sekä kaavion selkeyttäminen. Tässä opinnäytetyössä on hyödynnetty vuokaaviomallia, koska se on visuaalisesti selkeä kaaviomalli sekä asiat voitiin esittää mahdollisimman yksinkertaisesti vaihe vaiheelta.
Tiedonhankinta
Prosessikaavion kulku määriteltiin tässä työssä hyödyntämällä puolistrukturoitua haastattelututkimusta sekä vanhempia prosessikaavioita. Haastattelututkimuksen teema rakennettiin Tilauskäsittelyketjun pohjalta, joka esiintyy Yritystalouden (1992) suomentamassa artikkelissa ”Tiukasti kiinni tilauksessa”. Artikkeli kertoo Harvard Business Schoolin professorien tekemästä tutkimuksesta. Tutkimus käsitteleesitä, miten eri yritykset toimivat tilauksesta-toimitukseen -prosessin eri vaiheissa, jolloin he huomasivat yhtäläisyyksiä toimintatavoissa. Näistä toimintatavoista rakennettiin tilauskäsittelyketju, jota hyödynnetään vielä tänäkin päivänä. Tämä tutkimus auttoi määrittelemään opinnäytetyössä kehiteltävälle prosessille järkevän peruspohjan, koska tilauskäsittelyketju auttoi ymmärtämään tilauksesta-toimitukseen -prosessin olevan hyvin standardisoitunutta toimintaa. Samalla haastattelun kysymysten määritteleminen oli helpompaa, koska tilauskäsittelyketjun eri vaiheille piti määritellä sopivat kysymykset aihe alueittain.
Haastattelututkimuksen tarkoitus
Pelkkä teoria ei aina riitä rakentamaan prosesseja, koska työntekijöiden näkemys sekä kokemus ovat kullan arvoista tietoa, jota on syytä hyödyntää. Työntekijät näkevät parhaiten käytännössä miten nykyinen prosessi toimii, joten he huomaavat konkreettisesti kehitettävät kohteet prosessin kulussa. Työntekijöillä yleensä on myös aikaisempaa kokemusta erilaisista ympäristöistä sekä prosesseista, joiden hyödyntäminen kannattaa tapauskohtaisesti. Tämän vuoksi opinnäytetyössäkin hyödynnettiin haastattelututkimusta, jotta saatiin yrityksen toimialahenkilöiden näkemys prosessin kulusta. Haastattelun avulla kyettiin poimimaan yhteneväisiä sekä erinäisiä asioita, joiden pohjalta kyettiin rakentamaan luonnos prosessikaavion kulusta sillä hetkellä. Samalla pystyttiin huomioimaan esille tulleita kehitettäviä kohteita, joita olisi syytä tarkastella, kun rakennetaan uutta prosessikaaviota. Haastatteluiden lisähyötynä saatiin myös hiljaista tietoa, jota muulloin ei välttämättä saada esille.
Varaston layoutin kehittäminen palvelee materiaalivirtaa yrityksessä
Prosessikaavion rakentamisen ohella opinnäytetyössä kehitettiin myös uudenlainen layout ulkovarastointiin, joka tukee tuotannon läpiajoprosessia. Layoutia suunnitellessa oli tärkeää lähteä alku vaiheessa miettimään materiaaleja sekä materiaalivirran kulkua, koska materiaalivirta on keskeinen osa tuotannon sujuvuuden kannalta.
Materiaalivirtauksen tärkeys
Materiaalivirran sujuvuus vaikuttaa suoraan tuotannon tehokkuuteen ja taloudellisuuteen. Prosessikaavion kannalta oli myös mietittävä materiaalivirran toimivuutta, koska materiaalivirta alkaa jo siitä, kun tilataan materiaalit tuotantoa varten yritykseen. Tilauksen jälkeen materiaali saapuu yritykseen, josta se jatkaa matkaansa tuotantoon, jossa siitä rakennetaan kokonaisuus. Tuotannon jälkeen se jatkaa matkaansa pintakäsittelyyn ja asiakkaalle. On siis erityisen tärkeää tuotannon kannalta, että materiaali saadaan varastoitua järkevästi ennen tuotantoon siirtymistä tai mahdollisimman suoraan tuotantoon toimitettavaksi tilanteesta riippuen.
ABC-analyysin hyödyntäminen layoutia suunnitellessa
Tavaroiden sijoittelua varastoinnissa tulisi miettiä myös taloudellisesti järkevästi. Tähän Logistiikan Maailmakin (2026) toteaa, että ABC-analyysin järjestelmää tulisi hyödyntää, koska sen tarkoitus on sijoittaa aakkosjärjestyksessä tuotteet seuraavassa järjestyksessä:
- Eniten käytetyt sekä kalleimmat mahdollisimman lähelle tuotantotiloja
- Seuraavassa arvoasteikossa eniten käytetyt, mutta vähemmän arvokkaammat
- Vähemmän käytetyt, mutta arvokkaammat, kuin D-hylly
- Vähiten käytetyt ja vähiten arvokkaimmat
ABC-analyysin mallista sijoittelua pyrittiin noudattamaan opinnäytetyön layoutissa sen mukaisesti, miten eri materiaalien ja tavaroiden varastointi oli mahdollista toteuttaa. Layoutin suunnittelussa oli huomioitava, että projektipainotteisessa yrityksessä varastoitavien tavaroiden sekä materiaalivirta on erilaista, kuin yleisessä prosessituotannossa. Sen vuoksi materiaalien ja tavaroiden varastointi on mukautettava yritykselle sopivaksi.
Lähteet
Rica, T. 2026. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.
Logistiikan Maailma. 2026. Varaston layout. https://www.logistiikanmaailma.fi/varastointi/varastotilojen-suunnittelu/varaston-lay-out/
Yritystalous toim. (1992). Tiukasti Kiinni Tilauksessa. Yritystalous (6), 33–41.
Kuva: Magnific. 2026. Woman writing design process