• Lean-ajattelu
• ongelmanratkaisu
• prosessien kehittäminen

Suunnitteluprosessit, kuten prosessit yleensäkin, kärsivät usein hukasta: odottamisesta, päällekkäisestä työstä ja epäselvästä viestinnästä. Voidaanko Lean-ajattelun menetelmillä lyhentää suunnittelutöiden läpimenoaikoja, vähentää virheitä ja parantaa yhteistyötä – ilman suuria investointeja?

Suunnittelutyö on monimutkaista asiantuntijatyötä, jossa virtaustehokkuudella eli työn sujuvuudella on merkitystä projektien onnistumiseen. Työn sujuvuuteen vaikuttaa heikentävästi hukat eli asiakkaalle arvoa tuottamattomat asiat. Tuotantoympäristöissä yleisesti tunnettavat hukan muodot (Petersson ym. 2018b, s. 152–159) voidaan tunnistaa myös suunnittelutyössä:

• Odottaminen: Uuden työn, tiedon tai päätöksen odottaminen
• Kuljetus: Tiedon siirto monen järjestelmän kautta
• Yliprosessointi: Ylisuunnittelu
• Varastot: Keskeneräiset suunnittelutehtävät
• Liike: Tiedon etsiminen, ohjelmien välillä hyppiminen
• Virheet: Suunnitteluvirheet ja korjaustyö
• Ylituotanto: Suunnitellaan ennen kuin on todellinen tarve
• Käyttämätön osaaminen: Suunnittelijan osaamisen ja kokemuksen alihyödyntäminen

Muita mahdollisia hukan lähteitä ovat esimerkiksi puutteellinen viestintä, vakioimattomat toimintatavat (standardit), riittämätön osaaminen ja menetetyt toimeksiannot.

Myös liiallinen vaihtelu ja ylikuormitus hankaloittavat työn sujuvuutta. Vaihtelu voi näyttäytyä tietotyössä esimerkiksi päivittäisen työmäärän vaihteluna tai henkilöstön osaamiseroina (Torkkola 2016, s. 23). Ylikuormituksella tarkoitetaan ihmisten, laitteiden tai järjestelmien ylikuormittumista, josta voi asiantuntijatyössä aiheutua inhimillisiä virheitä tai katkoksia työhön. Suunnittelutyössä suuri vaihtelu ja korkea käyttöaste pidentävät odotusta ja läpimenoa, mikä näkyy viiveinä ja keskeneräisen työn kasautumisena.

Lean-ajattelu – mitä se tarkoittaa?

Lean on johtamisfilosofia, joka keskittyy hukan poistamiseen ja asiakasarvon maksimointiin. Sen juuret ovat 1950-luvun alun Toyota Production Systemissä, mutta periaatteet ovat nykyäänkin erittäin käyttökelpoisia ja soveltuvat myös tietotyöhön. Leanin keskeiset periaatteet ovat (Bicheno & Holweg, 2023, s. 28–30):

• Arvon määrittäminen asiakkaan näkökulmasta: Toiminta suunnataan siihen, mikä tuottaa asiakkaalle todellista arvoa.
• Arvovirran tunnistaminen ja hukan poistaminen: Prosessista poistetaan kaikki arvoa tuottamattomat vaiheet.
• Virtaus: Työn tulee edetä sujuvasti ilman turhia keskeytyksiä.
• Imuohjaus: Työtä tehdään todellisen tarpeen mukaan, ei ennusteiden perusteella. Ylituotantoa ja tuotteiden valmistamista varastoon vältetään.
• Jatkuva parantaminen (Kaizen): Pienet, toistuvat parannukset ovat osa arkea.

Suunnittelussa tämä tarkoittaa selkeitä prosesseja, vakioituja toimintatapoja ja näkyvyyttä työn etenemiseen.

Leanin periaatteita kuvataan usein temppelimäisenä rakennelmana, jonka jokainen osa edustaa jotakin asiaa. Talon perustan on oltava vakaa, sillä se luo tarvittavaa stabiilisuutta Leanin toteuttamiselle. Pilarit kuvaavat Lean-periaatteita ja katto symbolisoi visiota, jossa pyritään kohti täydellisyyttä. Rakennelman keskellä on osaavat työntekijät, joilla on motivaatio toteuttaa Leanin periaatteita ja etsiä prosessista parannuskohteita ja hukkia. Toimintaa kutsutaan jatkuvaksi parantamiseksi, joka yksi Leanin ydinajatus.

Voidaanko Lean-menetelmillä tehostaa suunnittelua?

Lean-menetelmät ja työkalut ovat syntyneet ratkaisuksi ongelmiin, joita yritykset kohtaavat pyrkiessään parantamaan virtaustehokkuutta. Suunnittelutyössä esiintyvät hukat voidaan tunnistaa ja niitä voidaan vähentää Lean-menetelmien avulla. Lean tarjoaa lukuisia menetelmiä prosessien parantamiseen (Vuorinen, 2013, 75). Seuraavat menetelmät ovat helppoja ottaa käyttöön, mukautuvat yrityksen tarpeisiin ja tuottavat nopeasti hyötyjä:

• Kanban-taulu työnkulun visualisointiin ja keskeneräisen työn hallintaan. Kanban tuo läpinäkyvyyttä ja auttaa rajoittamaan yhtäaikaisia tehtäviä. Digitaalisuus on hyödyllistä, sillä se mahdollistaa näkyvyyden etätyöskentelijöille ja isoille organisaatioille sekä luo mahdollisuuden analytiikkaan ja automaatioon
• 5S-menetelmä tiedonhallinnan selkeyttämiseen. Käytännössä tämä tarkoittaa tiedostojen järjestämistä, vanhentuneen datan poistamista ja yhtenäisiä nimeämiskäytäntöjä. Tiedon etsintäaika ja väärien versioiden riski pienenee, virtaus nopeutuu ja työn laatu paranee.
• PDSA-sykli (Plan–Do–Study–Act) parannusten jalkauttamiseen. Kun vakioidut toimintatavat, mallit ja toiminnan mittarit ovat selkeät, PDSA rytmittää kehittämistä arjessa: havaitaan poikkeama → tehdään rajattu kokeilu → mitataan vaikutus → vakioidaan toimiva ratkaisu. Näin parannukset eivät jää yksittäisiksi kokeiluiksi, vaan kytkeytyvät jatkuvaan oppimiseen ja näkyvät mitattavasti läpimenoajassa, etsintään kuluvassa ajassa ja virheiden vähenemisessä.
• 5 x miksi ja kalanruotokaavio poikkeaman juurisyyn selvittämiseen. 5 x Miksi auttaa etenemään nopeasti oireesta syyhyn ilman raskasta analyysiä. Kalanruotokaavio tuo esiin sen, että syitä on usein useita: osaamisen ja ohjeiden lisäksi puutteita voi olla mittareissa (esim. läpimeno‑ tai etsintäajan seuranta), menetelmissä (epäselvät standardit), järjestelmissä (ohjelmistot), materiaaleissa (alkutiedot ja vaatimukset) tai ympäristötekijöissä (katkot ja kiirepiikit). Yhdessä ongelmanratkaisumenetelmät kytkevät suunnittelun parannukset todettuihin juurisyihin ja mitattuun vaikutukseen, mikä näkyy käytännössä läpimenoajan lyhenemisenä, virheiden ja uudelleentyön vähenemisenä sekä parempana löydettävyytenä.
• A3-raportti ongelmanratkaisun tueksi. Ohjatulla esihenkilön ja työntekijän vuoropuhelulla rakennetaan yhteinen näkemys ja varmistetaan ratkaisun toteutuskelpoisuus. Yhdelle sivulle tiivistetty analyysi ja toimenpiteet helpottavat päätöksentekoa ja viestintää. Samalla A3 kehittää ajattelua ja yhteistyötä.

Näiden lisäksi suositellaan mittareiden käyttöönottoa, kuten läpimenoajan ja virheiden seurantaa, jotta kehitystyön vaikutukset voidaan todentaa ja huomata prosessin poikkeamat helposti (Kouri, 2009, s. 28–29).

Lean-menetelmän käyttöönotto ei ole pelkkä tekninen muutos, vaan se edellyttää organisaatiolta kulttuurista ja toiminnallista sopeutumista sekä muutosjohtajuutta (Vuorinen, 2013). Johdon tuki ja sitoutuminen korostuu kriittisen tärkeänä kulttuurisessa muutoksessa. Lean implementation within SMEs: a literature review

Hyödyt käytännössä

Lean-menetelmien käyttöönotto tuo merkittäviä etuja:

• Lyhyemmät läpimenoajat: Työjonon hallinta
• Vähemmän virheitä: Vakioitujen toimintatapojen ansiosta poikkeamat on helpompi huomata ja 5S vähentää tiedonhakuun liittyviä riskejä.
• Parempi yhteistyö: Kanban tuo toimintaan läpinäkyvyyttä ja A3 parantaa viestintää ja yhteistyötä.
• Jatkuva kehitys: PDSA-sykli varmistaa, että parannukset eivät jää yksittäisiksi kokeiluiksi.

Taloudelliset hyödyt näkyvät usein viiveellä (Hu ym. 2015, 993–994), mutta prosessin sujuvuus ja laatu paranevat heti.

Suunnittelun tehokkuus vaikuttaa suoraan projektien aikatauluihin ja asiakastyytyväisyyteen. Lean-ajattelu ei ole vain tuotannon työkalu, vaan se toimii erinomaisesti myös asiantuntijatyössä. Menetelmät ovat edullisia, helppoja ottaa käyttöön ja tukevat organisaation strategisia tavoitteita parantaa prosessien tehokkuutta ja laatua.

Lähteet

Bicheno, J., & Holweg, M. (2023). The Lean Toolbox: A Sourcebook for Process Improvement (6. painos) [E-kirja]. PICSIE Books.

Hakanen, S. 2026. Lean-menetelmän hyödyntäminen suunnittelun tehostamisessa – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.

Hu, Q., Mason, R., Williams, S.J. & Found, P. (2015). Lean implementation within SMEs: a literature review. Journal of Manufacturing Technology Management, Vol. 26 No. 7, 980–1012. Viitattu 13.1.2025. Lean implementation within SMEs: a literature review

Kouri, I. (2009). Lean taskukirja. Teknologiateollisuus. Helsinki.

Petersson, P.; Olsson, B.; Lundström, T.; Johansson, O.; Broman, M.; Blücher, D. & Alsterman, H. (2018b). Lean – Muuta poikkeamat menestykseksi! (3. painos). Part Development Ab. Bromma, Ruotsi.

Torkkola. (2021). Lean asiantuntijatyön johtamisessa. (8. painos). Alma Talent. Helsinki.

Vuorinen, T. (2013). Strategiakirja: 20 työkalua [E-kirja]. Talentum.

Kuva: luotu Microsoft 365 Copilotilla